Единый нотариальный архив (ЕНА) — это специализированное структурное подразделение Нотариальной палаты Волгоградской области‚ созданное для централизованного хранения‚ учета и выдачи нотариальных документов‚ переданных на хранение в соответствии с федеральным законодательством. Архив играет ключевую роль в обеспечении правовой безопасности граждан и организаций‚ гарантируя сохранность нотариального наследия региона.

Контактная информация и реквизиты

Обращаться в архив можно по следующим адресам и телефонам:

• Почтовый и фактический адрес: 400005‚ г. Волгоград‚ ул. Пражская‚ д. 1 (здание Нотариальной палаты Волгоградской области).
• Телефон архива (справочно-информационный): +7 (8442) -3-31-57.
• Электронная почта: arhiv@as.ru (уточняйте актуальный адрес на сайте палаты).
• Официальный сайт НПВО: volgogradnotary.ru (раздел «Архив» или «Для граждан»).
• Режим работы для посетителей (прием граждан):
  • Понедельник – Пятница: с 09:00 до 12:30;
  • Суббота‚ Воскресенье: выходные дни.

Важно: Перед визитом обязательно звоните по телефону +7 (8442) -3-31-57 для подтверждения актуального графика работы‚ наличия необходимых документов в архиве и уточнения порядка предварительной записи (если предусмотрен).

Нормативная правовая основа

Деятельность Единого нотариального архива регулируется:

1. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (ст. 52‚ 53 и др.).
2. Федеральный закон от № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (вступил в силу 11 января 2023 года). Именно этот закон закрепил обязательность передачи нотариальных документов государственных нотариальных контор и вышедших из практики нотариусов в архивы нотариальных палат.
3. Порядок‚ утвержденный Федеральной нотариальной палатой (Приказ ФНП).
4. Внутренние локальные акты Нотариальной палаты Волгоградской области.

Что хранится в архиве? Состав фондов

В Единый нотариальный архив НПВО передаются на хранение следующие категории документов (в бумажном виде):

• Нотариальные документы государственных нотариальных контор (ГНК)‚ упраздненных или реорганизованных в результате реформы нотариата.
• Нотариальные документы нотариусов‚ занимавшихся частной практикой‚ прекративших свою деятельность (смерть‚ лишение лицензии‚ добровольный уход‚ достижение возраста 75 лет и т.д.).
• Документы‚ ранее находившиеся на временном хранении у действующих нотариусов (передаются в архив палат в порядке‚ установленном законом).

Примеры хранящихся документов:

• Свидетельства о праве на наследство;
• Доверенности (включая общенотариальные и банковские);
• Завещания (открытые и закрытые);
• Соглашения о разделе имущества‚ брачные контракты;
• Свидетельства о фактах (о времени представления документа‚ о месте жительства‚ о тождестве лица и т.д.);
• Протесты векселей;
• Инвентаризационные описи имущества;
• Копии нотариальных документов‚ выданные ранее.

Какие услуги оказывает архив?

Согласно ст. 53 Основ законодательства о нотариате и Приказу ФНП‚ из Единого нотариального архива выдаются:

1. Архивная копия нотариального документа. Имеет юридическую силу‚ приравненную к дубликату нотариального документа (подтверждается печатью архива и подписью ответственного сотрудника).
2. Архивная справка. Содержит сведения о содержании нотариального документа‚ о факте его составления‚ о лицах‚ между которыми он составлен‚ и иные сведения по запросу заинтересованного лица.
3. Сведения о наличии (отсутствии) запрашиваемой информации (документов) в архиве. Выдаются в письменной форме.

Кто имеет право обратиться в архив?

Право на получение архивной копии или справки имеют:

• Лица‚ в отношении которых составлен документ (участники сделки‚ завещатели‚ наследники‚ доверенные лица и т.д.).
• Их правопреемники (наследники‚ реорганизованные юрлица).
• Уполномоченные представители (по нотариальной доверенности‚ специально уполномочивающей на получение архивных документов/справок).
• Суды‚ органы следствия‚ нотариусы — в рамках производственных полномочий (по официальным запросам).
• Иные лица — в случаях‚ прямо предусмотренных законом (например‚ при наличии судебного решения).

Порядок обращения и получения документов

Способ 1: Личный визит в архив (ул. Пражская‚ 1)

1. Позвоните по телефону +7 (8442) -3-31-57 для предварительной консультации: уточните‚ хранится ли нужный документ в этом архиве (возможно‚ он еще у действующего нотариуса или в другом регионе).
2. Подготовьте пакет документов (см. раздел 7).
3. Придите в часы приема (Пн-Пт 09:00–12:30).
4. Напишите заявление по установленному образцу (бланк выдается на месте или можно скачать с сайта volgogradnotary.ru).
5. Оплатите государственную пошлину / плату за услуги архива (см. раздел 8). Оплата производится безналичным путем (через терминал в палате‚ мобильное приложение банка или заранее через Сбербанк/Госуслуги — уточняйте реквизиты у сотрудника архива).
6. Получите квитанцию об оплате и сдайте документы сотруднику архива.

Способ 2: Почтовое обращение (Заказной письмом с вложением)

Если вы не можете приехать лично (проживаете в другом городе/стране):

1. Напишите заявление (текст можно уточнить по телефону или на сайте).
2. Обязательно заверьте подпись на заявлении у нотариуса по месту вашего пребывания.
3. Приложите нотариально заверенную копию паспорта (разворот с фото и пропиской) и документов‚ подтверждающих право на получение (свидетельство о наследстве‚ доверенность и т.д.).
4. Оплатите плату за услуги архива и почтовую отправку (реквизиты запросите по телефону или на сайте). Приложите квитанцию об оплате.
5. Направьте заказное письмо с вложением и описью вложения по адресу: 400005‚ г. Волгоград‚ ул. Пражская‚ д. 1‚ Нотариальная палата Волгоградской области (Единый нотариальный архив).

Способ 3: Через действующего нотариуса (Рекомендуемый)

Вы можете обратиться к любому нотариусу Волгоградской области (или другого региона) с просьбой направить запрос в архив. Нотариус сам оформит запрос‚ оплатит услуги (за ваш счет) и получит ответ. Это исключает ошибки в заполнении и проблемы с оплатой.

Способ 4: Электронно (Госуслуги / Сайт ФНП / Сайт НПВО)

На данный момент функционал получения архивных копий в полностью электронном виде через портал Госуслуг или сайт ФНП развивается. Рекомендуется уточнить возможность подачи электронного заявления на сайте volgogradnotary.ru или по телефону архива. Часто требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Необходимый пакет документов

Базовый пакет для физического лица:

• Паспорт гражданина РФ (оригинал при личном визите / нотариальная копия при почтовой отправке).
• Заявление (формы архива или в свободной форме с указанием реквизитов искомого документа: ФИО участников‚ примерная дата составления‚ тип документа‚ имя нотариуса/ГНК‚ если известно).
• Документы‚ подтверждающие право на получение:
  • Свидетельство о праве на наследство (для наследников);
  • Свидетельство о смерти (если запрашиваете документы умершего);
  • Нотариальная доверенность на представителя (с правом получения архивных копий/справок);
  • Судебное решение вступившее в законную силу;
  • Документы‚ подтверждающие участие в сделке (копия договора‚ квитанция и т.д.).
• Квитанция об оплате платы за услуги архива (оригинал или скан/фото для проверки).

Для юридических лиц: Устав (копия)‚ решение/протокол о назначении руководителя‚ доверенность на представителя (если не руководитель)‚ печать (если есть).

Стоимость услуг и оплата (актуально на 2024–2025 гг.)

Плата за услуги нотариального архива устанавливается в соответствии с тарифами‚ утверждаемыми Федеральной нотариальной палатой (обычно индексируются ежегодно). Ориентировочные тарифы (по данным открытых источников палат на 2024-2025 гг.):

Важные моменты об оплате:

• Оплата производится только безналичным путем на расчетный счет Нотариальной палаты Волгоградской области.
• Реквизиты для оплаты (ИНН‚ КПП‚ Счет‚ БИК‚ Наименование банка) необходимо уточнить заранее по телефону +7 (8442) -3-31-57 или на сайте volgogradnotary.ru в разделе «Реквизиты»/«Архив»‚ так как они могут меняться.
• В назначении платежа обязательно укажите: «Оплата за выдачу архивной копии/справки из ЕНА НПВО‚ ФИО заявителя».
• Сохраните чек/квитанцию/скриншот оплаты — он нужен для выдачи документа.

Сроки исполнения запроса

Согласно законодательству и приказам ФНП:

• Общий срок: не более 5 рабочих дней со дня получения архивом оплаченного заявления с полным пакетом документов.
• Продленский срок: в случаях затрудненного поиска (отсутствие точных реквизитов‚ повреждение фондов‚ необходимость запроса в другие архивы) срок может быть продлен Нотариальной палатой до 30 календарных дней. О продлении заявитель уведомляется в письменной форме.

Важные нюансы и частые ошибки

Как найти‚ у какого нотариуса/ГНК был составлен документ?

Если вы не знаете‚ кто составлял документ:

1. Проверьте Реестр наследственных дел на сайте ФНП (notariat.ru → Сервисы → Реестр наследственных дел) — там указан нотариус‚ ведевший дело.
2. Проверьте Реестр доверенностей (там же) — по номеру или ФИО доверителя можно найти нотариуса.
3. Обратитесь в Нотариальную палату Волгоградской области (телефон приемной: +7 (8442) -3-34-19) — они могут помочь определить место хранения по базам данных палаты.
4. Если документ составлен до 1993–1995 гг. — это‚ скорее всего‚ Государственная нотариальная контора (ГНК) районного/городского исполкома. Их фонды полностью переданы в ЕНА НПВО.

Адрес и схема проезда

Адрес: г. Волгоград‚ Центральный район‚ ул. Пражская‚ д. 1.

Ориентиры: Здание находится в исторической части города (бывшая ул. Спасская). Рядом проспект Ленина‚ площадь Павших Борцов. Остановка общественного транспорта: «Ул. Пражская» или «Пл. Павших Борцов».

Вход: Обычно вход в здание палаты (и архива) осуществляется с двора или с торца здания; На двери висит табличка «Нотариальная палата Волгоградской области» и указание на архив. Рекомендуется заранее позвонить по телефону +7 (8442) -3-31-57‚ чтобы сотрудник встретил или подсказал‚ в какое окно/кабинет идти.

Резюме: пошаговый алгоритм действий

1. Соберите данные: ФИО участников‚ примерная дата‚ тип документа (завещание‚ доверенность‚ наследство)‚ имя нотариуса/ГНК (если есть).
2. Позвоните в архив: +7 (8442) -3-31-57. Уточните: а) хранится ли документ у них; б) актуальные часы приема; в) точные реквизиты для оплаты; г) нужен ли предварительный запись.
3. Подготовьте документы: Паспорт‚ заявление‚ доказательства права (свидетельства‚ доверенности)‚ квитанция об оплате.
4. Оплатите услугу (безналично по реквизитам НПВО).
5. Подайте заявление (лично‚ почтой с нотариальным заверением подписи‚ или через нотариуса).
6. Получите архивную копию/справку в срок до 5 рабочих дней (или до 30 дней при сложностях).

Полезные ссылки

• Официальный сайт Нотариальной палаты Волгоградской области
• Сайт Федеральной нотариальной палаты (ФНП), реестры‚ сервисы‚ нормативная база.
• Портал Госуслуг — проверка возможности электронного обращения.
• Карты: 2ГИС‚ Zoon, для построения маршрута.

Дисclaimer: Данная статья носит информационный характер‚ составлена на основе открытых данных (сайт НПВО‚ 2ГИС‚ Справочники‚ ФЗ № 339-ФЗ) по состоянию на 2024–2026 гг. Режим работы‚ тарифы‚ реквизиты для оплаты и порядок приема могут меняться. Обязательно подтверждайте актуальную информацию по телефону +7 (8442) -3-31-57 непосредственно перед обращением.