Эффективное управление архивами является неотъемлевой частью системы делопроизводства любого предприятия. Грамотная организация архивного хранения обеспечивает сохранность документов, быстрый поиск информации, соблюдение законодательных требований к срокам хранения и защиту коммерческих тайн и персональных данных. Данная статья представляет подробное руководство по управлению архивами на основе действующего нормативного правового регулирования (ФЗ «Об архивном деле в РФ», Приказ Росархива № 44, ГОСТ Р 7.0.97-2016, СТБ 6.38-2016 и типовых инструкций).

Нормативно-правовая база управления архивами

Деятельность архива организации регламентируется иерархией нормативных актов. Необходимо руководствоваться:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы архивного дела, права и обязанности субъектов, сроки хранения.
• Приказ Росархива от № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных органах…» — методический документ, рекомендуемый к применению и в коммерческих организациях для унификации процессов.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Основные понятия и термины» — терминологическая база.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Описание документов. Общие требования» — правила составления описей.
• Отраслевые стандарты (например, СТБ 6.38-2016 для Республики Беларусь) — если организация работает по международным стандартам ISO (ISO 9001, ISO 15489), применяются специальные методические рекомендации по интеграции систем менеджмента и делопроизводства.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации: Утвержденная Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел, Положение об архиве, График сдачи дел в архив.

Организационная структура архива

Формы организации архива

В зависимости от объема документации и штатного расписания, архив может быть организован в виде:

1. Самостоятельного структурного подразделения (отдела, сектора, бюро архива) — при большом объеме документооборота.
2. Структурного подразделения в составе службы делопроизводства (канцелярии) — при средних объемах.
3. Рабочего места архивариуса (ответственного за архив) — в малых организациях.

Распределение ответственности

• Руководитель организации несет общую ответственность за состояние делопроизводства и архивного дела.
• Руководитель службы делопроизводства / архива управляет повседневной деятельностью архива: контролем сроков хранения, формированием дел, экспертизой ценности.
• Архивариус / Ответственный сотрудник непосредственно выполняет операции: оформление дел, составление описей, выдачу документов, контроль условий хранения.
• Экспертная комиссия по вопросам архивного дела (создается приказом руководителя) проводит экспертизу ценности документов и определяет сроки хранения.

Ключевые процессы управления архивом

Номенклатура дел — фундамент архива

Номенклатура дел — это системный перечень дел, образующихся в организации, с указанием сроков хранения. Она является:

• Основой для формирования дел в текущем году.
• Главным учетным документом в делопроизводстве.
• Базой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения.
• Инструментом учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения в архиве организации.

Правила работы с номенклатурой:

• Утверждается ежегодно до 1 января текущего года.
• Согласовывается с экспертной комиссией (и при необходимости — с уполномоченным органом по архивному делу для госорганов).
• Структура: раздел (функциональный блок) → подраздел → название дела → срок хранения (в годах) → индекс дела.

Формирование и оформление дел

Процесс перевода документов из текущей работы в архивный фонд включает этапы:

1. Сборка дела: систематизация документов внутри дела (хронологическая, по вопросам, по исполнителям).
2. Страничная нумерация: сквозная по делу, арабскими цифрами без знака «№», в правом верхнем углу.
3. Оформление обложки дела: по установленному образцу (ГОСТ Р 7.0.97-2016 или методические рекомендации, напр., Приказ Минюста РБ от ). На обложке указываются: индексы фонда, описи, дела; название дела; даты первого и последнего документов; количество листов; срок хранения; подпись ответственного.
4. Сшивка и скрепление: дела сшиваются нитью, скрепка фиксируется клеевой этикеткой с подписью ответственного и печатью (при наличии).

Экспертиза ценности документов (ЭКД)

Ключевой этап перед сдачей в архив. Цель — определить историческую, правовую, практическую ценность и установить точный срок хранения.

• Проводится экспертной комиссией не реже одного раза в год (обычно по итогам года).
• Оформляется Акт экспертизы ценности документов;
• На основе акта дела распределяются по категориям: постоянное хранение, временное хранение (свыше 10 лет / до 10 лет), подлежащие уничтожению.
• Для организаций, внедряющих ISO, применяются специальные методики оценки рисков потерь информации (Методические рекомендации Минюста РБ от ).

Составление описей дел

Опись — основной поисковый прибор и документ учета дел в архиве.

• Опись дел постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет): составляется по форме (ГОСТ Р 7.0.100-2018), утверждается руководителем организации, хранится постоянно.
• Опись дел временного хранения (до 10 лет): составляется по упрощенной схеме, но с обязательными реквизитами: номер дела по порядку, индекс дела по номенклатуре, название дела, даты, кол-во листов, срок хранения, примечания.
• В конце описи указывается общее количество принятых дел (цифрами и прописью), дата передачи, подписи: «Передал» (секретарь/делопроизводитель) и «Принял» (архивариус).

Оперативное хранение и условия хранения

Сроки сдачи в архив

Согласно типовым правилам (п. 4.1 Правил, Приказ Росархива № 44):

Дела сдаются в архив не ранее года, но не позднее 3 лет после завершения дела (последнего документа в деле).

Это позволяет использовать дела в оперативной работе (оперативное хранение) в службе делопроизводства перед передачей в архив организации.

Требования к помещениям и условиям

• Помещения: выделенные, сухие, защищенные от несанкционированного доступа, пожара, наводнений. Отдельные зоны для дел постоянного и временного хранения.
• Микроклимат: температура 18±2°С, относительная влажность 50±5% (для бумажных документов).
• Оборудование: металлические стеллажи (стационарные или подвижные), коробки/файлы для хранения дел в вертикальном положении.
• Учет размещения: ведется «Книга учета размещения дел на стеллажах» или электронная карточка места хранения в АСУД (Автоматизированной системе управления документами).

Использование документов архива (Справочная работа)

Выдача документов

• Внутри организации: по заявкам (служебным запискам) или через АСУД. Оформляется Выдача (форма № 12-У или аналогичная) с указанием ФИО получателя, даты выдачи, срока возврата. В описи/карточке дела ставится отметка о выдаче.
• Внешним пользователям: только по мотивированным запросам с соблюдением режима доступа (ГК РФ, ФЗ «О персональных данных», ФЗ «Государственная тайна», коммерческая тайна).
• Копирование: допускается при отсутствии запретов. Оформляется акт копирования или отметка в выдаче.

Контроль возврата

Архивариус еженедельно/ежемесячно проверяет сроки возврата выданных дел. При просрочке направляет служебную записку руководителю подразделения-заявителя.

Передача дел на государственное хранение и уничтожение

Передача в государственный (ведомственный) архив

Дела постоянного хранения и дела временного хранения со сроком более 10 лет (по истечении срока хранения в организации, но не позднее установленных нормами сроков) подлежат передаче в государственный архив.

• Подготавливается Акт приема-передачи дел (в 2-х экземплярах).
• К акту прилагаются: описи (в 2-х экземплярах), акты экспертизы ценности.
• Передача осуществляется по графику, согласованному с архивом-приемником.

Уничтожение документов

• Подлежат уничтожению дела с истекшим сроком хранения, не имеющие исторической ценности (по Акту экспертизы).
• Оформляется Акт об уничтожении документов (комиссией не менее 3 человек).
• Способ: шредер (перемалывание), макулатура, сжигание (для секретных/конфиденциальных).
• В описи делами, подлежащими уничтожению, проставляется отметка «Уничтожено», дата и номер акта.

Электронные архивы и электронное делопроизводство

Современная Инструкция по делопроизводству обязана регламентировать работу с электронными документами (ЭД) и электронными архивами (ЭА):

• Единая система управления документами (ЕСУД/АСУД): ведение дел в электронном виде, автоматическое формирование номенклатуры, описей, контроль сроков.
• Электронный архив (ЭА): специализированная подсистема или отдельное ПО для долгосрочного хранения ЭД с обеспечением их юридической значимости (ЭП, печать времени, хэш-суммы).
• Гибридный архив: параллельное ведение бумажных и электронных дел. Необходимо установить правила: какой вид является первичным (оригиналом), правила сканирования (ГОСТ Р 7.0.99-2018), синхронизация описей.
• Цифровая экспертиза: оценка ценности и сроков хранения ЭД до их попадания в ЭА.

Типовая структура Инструкции по делопроизводству (раздел «Управление архивами»)

При разработке локального документа рекомендуется включить следующие разделы (согласно Приказу Росархива № 44 и практике):

1. Общие положения: цели, задачи, нормативная база, определения.
2. Организация работы архива: структура, штат, должностные инструкции архивариуса, режим работы.
3. Номенклатура дел: порядок разработки, согласования, утверждения, внесения изменений.
4. Формирование и оформление дел: правила сборки, нумерации, оформления обложек, сшивки (ссылка на образцы обложек).
5. Экспертиза ценности документов: состав комиссии, порядок проведения, оформление актов.
6. Составление описей дел: виды описей, формы, порядок нумерации, утверждение.
7. Оперативное хранение и сдача дел в архив: сроки сдачи (1–3 года), порядок приемки дел архивариусом, акты приема-передачи.
8. Учет и хранение дел в архиве: размещение на стеллажах, учетная карточка места хранения, инвентаризация.
9. Обеспечение условий хранения: микроклимат, пожаробезопасность, антитеррористическая защита, режим доступа.
10. Справочная работа и выдача документов: порядок выдачи, сроки возврата, копирование, учет выдач.
11. Передача дел в государственные архивы: подготовка, акты приема-передачи, графики.
12. Уничтожение документов: порядок, комиссия, акты, способы.
13. Работа с электронными документами и электронным архивом: особенности формирования, хранения, миграции форматов, верификации.
14. Контроль за состоянием делопроизводства и архива: виды контроля (внутренний, ведомственный, государственный), отчетность.
15. Приложения: Номенклатура дел (образец), Обложка дела (образец), Опись дел (образец), Акт экспертизы, Акт приема-передачи, Акт уничтожения, Журналы учета.

Частые ошибки и рекомендации по их предотвращению

Управление архивами — это не просто «складывание бумаг в коробки», а сложный регламентированный процесс, обеспечивающий информационную безопасность, правовую защищенность и операционную эффективность организации. Ключевыми факторами успеха являются:

• Своевременное обновление Инструкции по делопроизводству в соответствии с изменениями в законодательстве (ФЗ № 125-ФЗ, Приказы Росархива, ГОСТы);
• Дисциплинированное выполнение процедур Экспертизы ценности и составления Номенклатуры дел.
• Переход на электронное архивирование с соблюдением требований к долгосрочному хранению (ГОСТ Р 7.0.99-2018, ISO 14721 / OAIS).
• Регулярный внутренний аудит состояния архива (проверка описей, условий хранения, сроков возврата выдач).

Грамотно организованный архив превращается из «кладовища старых бумаг» в стратегический актив компании, позволяющий мгновенно находить любой документ за последние десятилетия, защищать интересы бизнеса в суде и успешно проходить любые ревизии контролирующих органов.

Примечание: Данная статья носит обобщающий характер. Для разработки локальной Инструкции по делопроизводству конкретной организации необходимо учитывать отраслевую специфику, требования уполномоченного федерального органа (для госорганов) и актуальные редакции всех упомянутых нормативных документов на дату утверждения.