Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Эффективное управление архивными фондами невозможно без двух фундаментальных процессов: учетa (документального контроля за составом, перемещением и состоянием дел) и обеспечения сохранности (создания условий для предотвращения порчи, утраты или несанкционированного доступа). В Российской Федерации эти процессы жестко регламентированы федеральным законодательством, приказами Росархива и отраслевыми стандартами. Статья подробно разбирает нормативную базу, организационные меры и современные подходы к учету и сохранности, актуальные на .

Нормативно-правовая основа

Главным документом, регулирующим сферу архивного дела, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статьи 16, 17, 18 и 22 закрепляют обязанности владельцев архивных документов по их хранению, комплектованию, учету и использованию.

Ключевыми подзаконными актами, детализирующими требования, являются:

Приказ Росархива от № 40 (в ред. от 2021–2023 гг.) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях».
Приказ Минкультуры РФ, утверждение Правил для органов власти, органов местного самоуправления и организаций (вневедомственные архивы).
Руководство по соблюдению обязательных требований (методический документ Росархива), являющееся основой для проведения регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.
Методические рекомендации Росархива (в т.ч. от ) по применению средств хранения, созданию противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов.

Организация учета архивных документов

Учет, это система непрерывного отражения фактов поступления, внутреннего перемещения, выдачи, возврата и вывода из архива документов. Без надежного учета невозможна ни сохранность, ни поиск, ни использование.

Виды учетной документации

Согласно п. 5.4.1 Правил (Приказ № 40) и Разделу 4 Методических рекомендаций, учетная документация делится на:

Основные учетные документы архива в целом: описи фондов (номенклатуры дел), реестры фондов, общие каталоги, указатели.
Вспомогательные учетные документы архива в целом: карточки учета фондов, реестры выдачи/возврата дел в читальный зал, журналы учета запросов.
Основные учетные документы хранилища: адресные описи (схемы размещения), реестры полок/ячеек, инвентарные книги хранилища.
Вспомогательные учетные документы хранилища: журналы контроля температуры/влажности, журналы дезинсекции/дератизации, акты осмотра состояния документов.

Требования к размещению и ответственности за учетные документы

Как указано в Разделе 4 (п. 4.3.4.1) Методических рекомендаций, размещение учетных документов строго регламентировано:

Основные и вспомогательные документы по архиву в целом размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.
Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются непосредственно в хранилище.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов назначаются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом. Утрата или повреждение описей, номенклатур или адресных схем равносильно утрате доступа к самим документам.

Учет электронных архивных документов

С переходом на электронное документооборот (Приказы Росархива, рекомендации 2024–2025 гг.) учет существенно трансформировался:

При переносе документов в электронный архив (ЭА) им присваиваются метаданные (по профилю Dublin Core / ROSARKHIV / GOST R 7.0.100), необходимые для полноценного учета и поиска.
Ведется единый журнал учета электронных документов (в СЭД или специализированной АИС «Электронный архив»), фиксирующий: хеш-суммы (для контроля целостности), права доступа, события жизненного цикла (создание, подписание, передачу на хранение, миграцию).
Обязательно назначение ответственных лиц (администраторов ЭА, архивистов-электронщиков) и фиксация их обязанностей в локальных нормативных актах (ЛНА) — должностных инструкциях, Регламенте работы с электронным архивом.

Обеспечение сохранности: комплексный подход

Обеспечение сохранности — это не просто «хранение в сухом месте», а система организационных, технических, инженерно-технических и правовых мер.

Физическое хранение: режимы и средства

Согласно Методическим рекомендациям (Тема 1.2 Плана) и Правилам хранения, сохранность гарантируется сочетанием факторов:

Режим / Фактор	Требования (кратко)	Средства контроля
Температурно-влажностной	Температура: 18±2°С (для бумаги), 14-18°С (фото/пленка). Влажность: 50±5% (бумага), 30-40% (пленка). Запрещены резкие перепады.	Психрометрические приборы, автоматические системы мониторинга (датчики с выводом на пульт/Сервер), журналы замеров (не реже 2 раз в сутки).
Световой	Исключение УФ-излучения. Освещенность на рабочей плоскости не более 150 лкс (для хранения, полная темнота). Использование ламп с УФ-фильтрами.	Люксметры, таймеры/датчики присутствия, шторы/жалюзи на окнах (окна в хранилищах не допускаются).
Противопожарный	Соответствие ФЗ-123, СП 12.13130. Использование газовых/порошковых систем пожаротушения (воду нельзя). Дымовые детекторы, противопожарные двери (EI 60).	Системы ППА (пожарной сигнализации), планы эвакуации, первичные средства пожаротушения, регулярные учения.
Охранный (физическая безопасность)	Контроль доступа (СКУД), охранная сигнализация, видеонаблюдение, брелоки/ключи от хранилищ только у уполномоченных лиц, решетки на вентиляции.	Журналы посещения хранилищ, протоколы инвентаризаций, акты проверки замков/СКУД.
Санитарно-гигиенический / Биологический	Чистота, отсутствие грызунов/насекомых (кожьеды, термиты, плесень). Регулярная дератизация, дезинсекция, дезинфекция (только разрешенными препаратами, безопасными для бумаги).	Договоры с СЭС/Дезинфекторами, журналы обработки, ловушки-индикаторы, микробиологический анализ воздуха/пыли (раз в год).

Средства хранения (мебель и упаковка)

Стеллажи: металлические, непогорючие, устойчивые к нагрузке, с полимерным покрытием (без острых краев). Наземное хранение (на полу) запрещено (мин. 15-20 см от пола).
Упаковка: архивные короба/обертки из картона без лигнина и кислот (pH 7.0–8.5, щелочной запас > 2%). Папки, файлы — из архивного картона/бумаги. Для ценных/поврежденных документов — консервация в полиэтилен/полипропилен (без ПВХ).
Размещение: строго по адресной описи (фонд-опись-дело-место хранения). Тяжелые тома — на нижних полках.

Организационные меры сохранности

Инвентаризация: полная (раз в 5 лет или при смене руководителя/ответственного) и выборочная (ежегодно). Результаты, Акт инвентаризации, вносится в учет.
Контроль состояния: ежедневный осмотр хранилищ (температура/влажность/безопасность), еженедельный/ежемесячный осмотр документов на предмет биологических поражений, пыли, механических повреждений.
Чистка и восстановление: плановая профилактическая чистка (пылесосы с HEPA-фильтрами, специальные кисти/резинки). Ремонт/реставрация — только квалифицированными реставраторами по утвержденному плану.
Аварийная готовность: Наличие «Плана действий при чрезвычайных ситуациях» (потоп, пожар, теракт). Комплекты аварийной упаковки (пленка, короба, скотч), список приоритетных фондов для эвакуации (фонд «Особо ценные», уникальные оригиналы).

Особенности передачи документов в архив (Комплектование)

Учет и сохранность начинаются еще на стадии формирования дел в структурных подразделениях. Согласно Правилам (Приказ № 40) и Руководству Росархива:

Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) подлежат передаче в архив организации в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков (решение руководителя/уполномоченного лица).
Документы постоянного хранения и сроков свыше 10 лет передаются в архив обязательно после завершения дела (по истечении года или по закрытию дела).
При передаче составляется Акт приема-передачи (в 2-х экземплярах) с приложением описи/номенклатуры. Один экземпляр остается в архиве, второй — у передатчика.
В акте фиксируется состояние документов (переплеты, бумага, наличие потерь/повреждений), что является базой для дальнейшего учета сохранности.

Современные вызовы и цифровая трансформация

На 2026 год ключевыми трендами, влияющими на учет и сохранность, являются:

Гибридные архивы

Большинство организаций ведут параллельный учет бумажных и электронных оригиналов. Необходима синхронизация метаданных в АИС «Архив» / СЭД и физических описей. Внедряются технологии RFID-маркировки дел и коробок для автоматического инвентаризационного учета и контроля перемещений (проходные фреймы в хранилищах).

Долгосрочное хранение электронных документов (ДХЭД / OAIS)

Сохранность электронных документов требует не только резервного копирования (3-2-1 правило), но и:

Миграции форматов (перевод из устаревающих форматов в открытые: PDF/A, XML, TIFF, WAV/FLAC).
Контроля целостности (регулярный расчет и сверку хеш-сумм SHA-256).
Эмуляции/виртуализации для запуска старых СУБД/приложений.
Хранения в доверенных репозиториях (сертифицированных по ФСТЭК/ФСБ, соответствующих ГОСТ Р 7.0.100-2018).

Государственный контроль (надзор)

Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле проводится на основании Руководства Росархива. Проверяются:

Наличие и актуальность ЛНА (Положение об архиве, Инструкция по сохранности, План аварийных мер).
Соответствие условий хранения нормативным режимам (журналы замеров, акты измерений микроклимата).
Полноту и достоверность учета (сверка описей с реальным наличием дел на полках).
Своевременность комплектования и экспертизы стоимости/сроков хранения.
Наличие лицензии МК РФ на восстановление/реставрацию (если работы ведутся своими силами) или договоров с лицензиатами.

Учет и обеспечение сохранности — это непрерывный цикл управления рисками. Игнорирование любого элемента (будь то сломанный датчик влажности, утерянная опись или отсутствие метаданных у электронного документа) ведет к необратимой потере информации и административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ, ст. 243 УК РФ).

Ключевые контрольные точки (Check-list):

[ ] Утверждены ЛНА: Положение об архиве, Инструкция по сохранности, Регламент учета, План ЧС.
[ ] Назначены ответственные лица за учет (архивист) и сохранность (начальник хранилища/архива) приказами.
[ ] Хранилища оборудованы: стеллажи, средства пожаротушения (газ/порошок), СКУД, датчики Т/Вл с удаленным доступом.
[ ] Проводится ежедневный мониторинг микроклимата, еженедельный осмотр, годовая инвентаризация.
[ ] Учетная документация (описи, адресные схемы, журналы) хранится в изолированном помещении/рабочем месте ответственного; экземпляры в хранилище актуальны.
[ ] Электронный архив: настроена миграция форматов, проверка хеш-сумм, разграничение доступа (РБАК), ведется журнал событий.
[ ] Документы из структурных подразделений поступают в архив по Актам приема-передачи с описями; сроки хранения установлены экспертизой.
[ ] Есть договоры на дератизацию/дезинсекцию (безопасные препараты) и на реставрацию (лицензиаты).
[ ] Пройдена подготовка к госконтролю: пакет документов по Руководству Росархива собран и актуален.

Системный подход, закрепленный в Приказах Росархива и Методических рекомендациях, позволяет перевести архив из категории «склада старых бумаг» в категорию надежного информационного ресурса, обеспечивающего правовые интересы организации, государства и граждан.