Дата публикации: 10 июля 2026 г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Понятия: целевая и комплексная экспертиза
3. Этапы проведения экспертизы
4. Критерии оценки ценности
5. Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК)
6. Оформление результатов
7. Практические рекомендации и типичные ошибки

Экспертиза документов – ключевой процесс, позволяющий определить, какие материалы следует включить в Архивный фонд Российской Федерации (НАФ), а какие подлежат уничтожению. В современных государственных архивах различают два основных типа экспертизы:

• Целевая экспертиза – направлена на проверку ценности конкретных дел или групп документов, часто в рамках отдельного проекта.
• Комплексная экспертиза – охватывает несколько фондов одновременно, выявляя дублетность, дублирование и несоответствия в большом массиве материалов.

Оба вида экспертизы регулируются единым набором нормативных актов, однако их методика и порядок проведения имеют существенные различия.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие экспертизу ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ:

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены в 2015 г.) – определяют порядок работы экспертных комиссий, сроки хранения и процедуры уничтожения.
2. Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу» – описывают нормативно‑методическую базу, виды документов, принципы и критерии экспертизы.
3. Согласованные ЦЭК (ЭК) федерального органа исполнительной власти – акты, утверждаемые руководителем после согласования с ЭПК соответствующего федерального архива.
4. Методические рекомендации ВНИИДАД по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах.

Понятия: целевая и комплексная экспертиза

Целевая экспертиза

Проводится в рамках конкретного задания (например, проверка дел по личному составу, подготовка к передаче в архив, проверка соответствия новым нормативным требованиям). Характерные черты:

• Ограниченный объём документов (один фонд, один вид дел).
• Четко определённые цели и сроки.
• Часто используется при промежуточном контроле (ПМ‑02) и при подготовке актов о выделении документов к уничтожению.

Комплексная экспертиза

Охватывает несколько фондов или всю совокупность документов организации. Основные задачи:

• Выявление дублетности и дублирования в разных фондах.
• Определение общей структуры архивного фонда и согласование сроков хранения.
• Подготовка к масштабным мероприятиям (реорганизация, передача в государственное хранение, цифровизация).

Комплексная экспертиза требует более детального планирования, привлечения большего количества экспертов и использования специализированных информационных систем (например, Система научно‑справочного аппарата – СНСА).

Этапы проведения экспертизы

Подготовительный этап

1. Формирование Экспертно‑проверочной комиссии (ЭПК) – назначение членов, определение их компетенций.
2. Разработка плана экспертизы: определение объёма, сроков, методов (ручной просмотр, автоматизированный анализ).
3. Сбор исходных материалов: описи, каталоги, планы работы архива, путеводители.

Сбор и классификация документов

• Создание полных описей и каталогов по каждому рассматриваемому делу.
• Идентификация носителей (бумажные, электронные, микрофильмы и т.д.).
• Регистрация документов в информационной системе (СНСА, ЭДО).

Оценка ценности (Экспертиза ценности)

Эксперты детально изучают каждый документ, используя следующие критерии (см. раздел Критерии оценки ценности).

Формирование актов и рекомендаций

1. Составление акта экспертизы ценности (включает описание, оценку, срок хранения).
2. Подготовка акта о выделении документов к уничтожению с обоснованием (для документов с истёкшим сроком хранения).
3. Утверждение актов руководством архива и, при необходимости, федеральным органом исполнительной власти.

Осуществление решений

• Включение одобренных документов в НАФ.
• Организация уничтожения документов, подлежащих удалению, в соответствии с установленным порядком.
• Обновление учётных регистров и информационных систем.

Критерии оценки ценности

Согласно методическим рекомендациям, ценность документов определяется по следующим направлениям:

Документы, не отвечающие ни одному из критериев, могут быть отнесены к документам с истёкшим сроком хранения и подлежат уничтожению после соответствующего акта.

Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК)

ЭПК – центральный орган, обеспечивающий объективность и законность экспертизы. Состав комиссии определяется в соответствии с правилами организации хранения и может включать:

• Главного архивариуса (председатель комиссии).
• Специалистов по документам личного состава.
• Экспертов в области юридической и исторической ценности.
• Представителей органов государственной власти (при необходимости).

Работа комиссии регламентируется следующими пунктами:

1. Согласование плана экспертизы и распределение задач.
2. Проведение совещаний по промежуточному контролю (ПМ‑02).
3. Принятие решений о включении в НАФ, выделении к уничтожению, а также о необходимости проведения дополнительных исследований.

Оформление результатов экспертизы

Акт экспертизы ценности (ЭЦ)

Структура акта:

• Шапка: наименование архива, дата, номер акта.
• Перечень проверяемых дел (с указанием инвентарных номеров).
• Оценка по каждому из критериев (историческая, юридическая и т.д.).
• Установленный срок хранения (постоянный, временный, до определённой даты).
• Подписи членов комиссии.

Акт о выделении документов к уничтожению

Включает:

• Обоснование (истечение срока хранения, отсутствие ценности).
• Перечень документов с указанием их физического расположения.
• Порядок и сроки уничтожения (в соответствии с ФЗ «Об архивном деле»).
• Подтверждение выполнения уничтожения (акт о проведённом уничтожении).

Регистрация в информационных системах

Все результаты вносятся в:

• Систему научно‑справочного аппарата (СНСА).
• Электронный документооборот (ЭДО) архива.
• Кассовый реестр (для контроля расходов на экспертизу).

Практические рекомендации и типичные ошибки

Рекомендации

1. Тщательно планировать каждый этап: отсутствие плана часто приводит к дублированию работ;
2. Использовать автоматизированные инструменты (поиск дублетов, метаданные) – экономит время при комплексной экспертизе.
3. Проводить промежуточный контроль (ПМ‑02) – позволяет своевременно корректировать ход экспертизы.
4. Обеспечить прозрачность решений: все акты должны быть подписаны и доступны для проверки.
5. Сохранять копии оригиналов в цифровом виде перед уничтожением (для последующего восстановления информации).

Типичные ошибки

• Недостаточная квалификация членов комиссии – приводит к неверной оценке ценности.
• Отсутствие единой классификации документов – усложняет поиск дублетов.
• Игнорирование документов по личному составу в рамках методических рекомендаций ВНИИДАД.
• Неправильное оформление актов (отсутствие подписи, неполные сведения) – может стать основанием для правовых споров.
• Проведение экспертизы без согласования с федеральным архивом – нарушает порядок утверждения ЦЭК (ЭК).

Целевая и комплексная экспертиза документов – фундаментальные процедуры, обеспечивающие:

• Сохранность исторически и юридически значимых материалов.
• Рациональное использование архивных ресурсов (место, финансы).
• Соответствие деятельности архивов требованиям ФЗ «Об архивном деле» и методических рекомендаций ФАА.

Тщательное соблюдение нормативной базы, правильное формирование экспертных комиссий и корректное оформление результатов позволяют государственным архивам эффективно управлять своим фондом, минимизировать риски потери уникальных сведений и обеспечить доступность информации для будущих поколений.

Ключевые слова: целевая экспертиза, комплексная экспертиза, архивный фонд, ценность документов, экспертно‑проверочная комиссия, акт экспертизы, уничтожение документов, нормативно‑правовая база.