Деятельность Комитета по делам архивов Оренбургской области (далее — Комитет) как уполномоченного органа исполнительной власти региона по вопросам архивного дела и делопроизводства неразрывно связана с экспертной оценкой документов. Ключевым инструментом реализации этой функции выступает Экспертная комиссия (ЭК) или Экспертно-консультативный совет (ЭКС) (в ведомственной практике часто сокращаемое как ЭПМК — Экспертно-методическая/консультативная комиссия/совет). Протоколы заседаний данного коллегиального органа являются основным юридическим документом‚ фиксирующим решения по наиболее сложным и ответственным вопросам формирования‚ сохранения и использования Архивного фонда области.

Примечание: На момент написания статьи (октябрь 2026 г.) прямой доступ к официальному сайту Комитета (komarchive.orb.ru) из-за пределов РФ или при использовании VPN может быть ограничен системой кибербезопасности (OpenRegion)‚ что подтверждается полученными техническими логами блокировки запросов (Request ID: 06546505-a9a0-47f7-9321-998c840b6248 и др.). Поэтому ниже представлен обобщенный анализ на основе действующего законодательства РФ‚ типовых положений об экспертных комиссиях архивных органов субъектов Федерации и доступных нормативных актов Комитета (в частности‚ Приказа № 92 от ).

Правовая основа функционирования ЭПМК

Создание и деятельность экспертной комиссии при Комитете регламентируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный уровень: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18‚ 22 — экспертиза документов‚ формирование Архивного фонда); Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Критериев отнесения документов к категории уникальных» и Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда РФ.
• Региональный уровень: Закон Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области»; Постановление Правительства Оренбургской области о Комитете по делам архивов (полномочия‚ структура).
• Ведомственный уровень (Локальные нормативные акты Комитета): Положение об экспертной комиссии (ЭПМК) при Комитете по делам архивов Оренбургской области. Этот документ определяет состав‚ порядок избрания председателя и секретаря‚ кворум‚ периодичность заседаний и форму протоколов.

Связь с Приказом № 92 от

Важным ориентиром для работы ЭПМК является Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области от 02 ноября 2020 г. № 92 «Об утверждении Положения о региональном реестре уникальных документов Архивного фонда Оренбургской области». Согласно этому документу (п. 1.3 Положения)‚ уникальный документ определяется как «особо ценный документ… не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам‚ невосполнимый при утрате». Именно ЭПМК является тем экспертным органом‚ который выдает заключение о присвоении документу статуса «уникального» для внесения в Региональный реестр.

Основные компетенции ЭПМК (повестка заседаний)

Протоколы ЭПМК отражают решения по следующим ключевым направлениям:

1. Экспертиза ценности документов (акта оценки): Рассмотрение и утверждение актов экспертизы документов государственных (муниципальных) учреждений Оренбургской области. Решение о сроках хранения (временное / постоянное / подлежащие уничтожению).
2. Выявление уникальных документов: Экспертиза документов на предмет соответствия критериям уникальности (согласно Приказу № 92 и Приказу Росархива № 236) для включения в Региональный реестр уникальных документов Архивного фонда Оренбургской области.
3. Вопросы комплектования Архивного фонда: Рассмотрение вопросов о передаче документов в государственные архивы области (ГАОО‚ ГАИОО и др.)‚ приемке фондов‚ выявлении пробелов в архивных фондах.
4. Методическое обеспечение: Утверждение методических рекомендаций по делопроизводству‚ архивному учету‚ оцифровке документов для ведомств и организаций региона.
5. Рассмотрение обжалований: Работа с жалобами организаций на решения экспертов-архивистов нижестоящих уровней или на акты экспертизы.
6. Координация деятельности: Взаимодействие с Федеральным архивным агентством (Росархивом)‚ прокуратурой‚ органами внутренних дел по вопросам защиты архивного фонда.

Структура и реквизиты протокола заседания ЭПМК

Протокол — это единственная форма фиксации волеизъявления коллегиального органа. Он должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Документы административно-управленческие. Общие требования к исполнению» и внутреннему Положению об ЭПМК.

Обязательные реквизиты:

• Шапка: Наименование органа (Комитет по делам архивов Оренбургской области)‚ наименование коллегиального органа (Экспертная комиссия / ЭПМК).
• Номер и дата протокола: Сквозная нумерация за календарный год (например‚ Протокол № 5 от г.).
• Место составления: г. Оренбург.
• Состав комиссии: ФИО председателя‚ секретаря‚ членов комиссии (присутствующих/отсутствующих). Указание на достижение кворума (обычно не менее 2/3 или 1/2 от состава).
• Повестка дня: Нумерованный список вопросов.

Структура основного текста (по каждому вопросу):

1. Докладчик: ФИО‚ должность лица‚ представившего материал.
2. Слушались: ФИО приглашенных специалистов‚ представителей ведомств-владельцев документов.
3. Информация по существу: Краткое изложение сути вопроса‚ анализ предоставленных материалов (актов экспертизы‚ описей‚ заключений).
4. Мнения членов комиссии / Дискуссия: Фиксация основных аргументов «за» и «против» (при необходимости).
5. РЕШЕНИЕ (Резолютивная часть): Самый важный элемент. Формулируется четко‚ императивно‚ с указанием:
   • Что именно решается (утвердить акт‚ включить в реестр‚ отказать‚ вернуть на доработку).
   • Основание (ссылка на статью закона‚ приказ Росархива‚ критерий уникальности).
   • Ответственное лицо/структурное подразделение Комитета за исполнение.
   • Срок исполнения.
6. Голосование: Результаты (единогласно / большинство голосов)‚ количество за/против/воздержались.

Подписи:

Протокол подписывается Председателем ЭПМК (или заместителем председателя Комитета‚ курирующим архивное дело) и Секретарем ЭПМК (обычно ведущий специалист/главный эксперт отдела учета и экспертизы документов).

Порядок подготовки‚ проведения заседания и оформления протокола

Этап 1: Подготовительный (за 10–15 рабочих дней)

• Инициатор (структурное подразделение Комитета или ведомство-владелец документов) готовит пакет материалов: акт экспертизы‚ опись дела/фонда‚ обоснование уникальности‚ копии ьных листов.
• Секретарь ЭПМК регистрирует входящие материалы‚ проверяет комплектность (соответствие Приказу Росархива № 236‚ Приказу Комитета № 92).
• Рассылка повестки дня и материалов членам комиссии не позднее чем за 5–7 дней до заседания.

Этап 2: Заседание

• Проводится очно (в заседании Комитета) или смешанно/заочно (с использованием ВКС/ЭДО — актуально с 2020 г.).
• Председатель вводит в курс дела‚ дает слово докладчику и представителям ведомств.
• Проведение голосования по каждому вопросу отдельно.

Этап 3: Оформление и согласование протокола (в течение 3–5 рабочих дней)

• Секретарь готовит проект протокола.
• Проект направляется членам ЭПМК на согласование (по электронной почте или через ЭДО Комитета);
• Внесение правок (только редакционных‚ не меняющих смысл решения).
• Подписание окончательной версии Председателем и Секретарем.

Этап 4: Исполнение и архивирование

• Резолютивные части протоколов направляются в структурные подразделения Комитета для исполнения (выдача заключений‚ внесение сведений в Региональный реестр уникальных документов‚ уведомление ведомств).
• Оригинал протокола (бумажный с «живыми» подписями или электронный с УКЭП) хранится в деле «Протоколы заседаний ЭПМК» за текущий год в архиве Комитета (срок хранения — постоянный / 75 лет как учетная единица управления).

Особенности протоколов‚ касающихся Регионального реестра уникальных документов (связь с Приказом № 92)

Согласно Положению о региональном реестре уникальных документов (утв. Приказом № 92)‚ протокол ЭПМК является правовым основанием для:

1. Принятия решения о включении сведений о документе в Региональный реестр (п. 1.4 Положения — реестр ведется Комитетом).
2. Принятия решения об исключении сведений из Реестра (в случае утраты документа‚ ошибки при включении и т.д.).
3. Утверждения описания уникального документа (паспорта уникального документа)‚ который является обязательным приложением к протоколу.

Структура решения в протоколе по уникальным документам:

РЕШИЛО:

Признать документ [Наименование‚ дата‚ фонд‚ опись‚ дело‚ хр. единица] уникальным документом Архивного фонда Оренбургской области на основании критериев: [перечисление: автографичность‚ единственный экземпляр‚ информация о ключевом историческом событии/личности региона и т.д.].

Внести сведения о данном документе в Региональный реестр уникальных документов Архивного фонда Оренбургской области под регистрационным № [Номер].

Утвердить Паспорт уникального документа (приложение).

Ответственным за исполнение: начальник отдела учета и экспертизы документов [ФИО]. Срок: 10 рабочих дней.

Публичность и доступ к протоколам

Согласно ст. 15 ФЗ-125 и законодательству Оренбургской области о предоставлении доступа к информации:

• Официальный сайт Комитета (komarchive.orb.ru): Раздел «Деятельность» -> «Экспертная комиссия» / «Заседания» / «Протоколы». Обычно публикуються резолютивные части или полные тексты протоколов (с замаскированными персональными данными физлиц‚ если они не являются публичными чиновниками).
• Информационная система «Региональный реестр уникальных документов»: Данные‚ основанные на протоколах ЭПМК‚ должны быть доступны для поиска пользователями (наименование документа‚ дата‚ архив-хранитель‚ рег. номер в реестре).
• Запрос информации: Любой заинтересованный человек может запросить копию протокола (или выписку) через систему обращений граждан (ГАС Оренбургской области‚ портал Госуслуг‚ почту Комитета)‚ если протокол не содержит сведений‚ составляющих гостайну или иную охраняемую законом тайну.

Типичные ошибки при оформлении протоколов (риски для Комитета)

• Отсутствие кворума: Решения‚ принятые при недостаточном количестве членов‚ оспариваемы в суде/прокуратуре.
• Несоответствие решения повестке: Решение по вопросу‚ не включенному в повестку‚ недействительно.
• Ссылочность на недействующие акты: Использование старых критериев уникальности (до Приказа Росархива № 236 или регионального Приказа № 92).
• Отсутствие Паспорта уникального документа: Принятие решения о включении в Реестр без приложения описи/паспорта делает решение неисполнимым.
• Нарушение сроков публикации/направления: Задержка направления заключения ведомству-владельцу документов (срок обычно 10 дней со дня заседания).

Протоколы ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области — это не просто отчетность‚ а источник права в сфере формирования Архивного фонда региона. Именно через протоколы реализуется государственная экспертиза документов‚ определяются сроки хранения и устанавливается статус уникальности документов‚ подлежащих особой защите и учету в Региональном реестре (утв. Приказом № 92 от ).

Качественное оформление протоколов (юридическая грамотность формулировок‚ полнота реквизитов‚ соблюдение процедуры голосования и подписания) гарантирует правовую устойчивость решений Комитета‚ защищает архивный фонд от незаконного уничтожения или вывозза и обеспечивает прозрачность архивной политики Оренбургской области для общества и ведомств.

Справочный блок: Ключевые нормативные акты для работы с протоколами ЭПМК

1. ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
2. Приказ Росархива от № 236 (Критерии уникальности‚ Правила хранения/учёта).
3. Закон Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области».
4. Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области от № 92 «Об утверждении Положения о региональном реестре уникальных документов Архивного фонда Оренбургской области».
5. Положение об Экспертной комиссии (ЭПМК) при Комитете (утв. приказом Председателя Комитета).
6. ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Оформление документов управления).
7. ГОСТ Р 7.0.100-2018 (Акты экспертизы документов. Требования к составлению).