Экспертная комиссия является ключевым коллегиальным органом в системе государственного архива, обеспечивающим законность, обоснованность и качество принятия решений по самым ответственным вопросам архивного дела. От правильности составления и утверждения Положения об экспертной комиссии зависит легальность процедур отбора документов, раскрытия сведений, передачи к уничтожению и внесения изменений в описи.

В данной статье подробно разбираются нормативные основания, структура типового положения, порядок формирования комиссии и проведения заседаний, а также типичные ошибки при оформлении этого локального нормативного акта (ЛНА).

Нормативно-правовая база

Деятельность экспертной комиссии государственного архива регулируется иерархией нормативных правовых актов. Нельзя писать Положение «с нуля», опираясь только на общие понятия, необходимо строго следовать федеральному законодательству.

Основные акты:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 19, 22, 23, 24). Это базовый закон. Статья 18 устанавливает обязательность экспертизы документов перед уничтожением. Статья 19 регламентирует экспертизу доступа к документам (раскрытие/засекречивание сведений). Статья 22 касается экспертизы ценности документов при формировании фондов.
2. Постановление Правительства РФ от № 608 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархиве)». Росархив выдает методические рекомендации и типовые формы.
3. Приказ Росархива от № 23 «Об утверждении Инструкции по порядку отбора документов, подлежащих уничтожению, в государственных архивах». Ключевой документ, регламентирующий работу комиссии по отбору к уничтожению.
4. Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Административного регламента предоставления Росархивом государственной услуги по осуществлению экспертизы документов архивных фондов…». Регламентирует экспертизу доступа (статья 19 Закона № 125-ФЗ).
5. ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Термины и определения». Для единообразия терминологии.
6. Устав государственного архива. Положение о комиссии — это локальный акт, разработанный в разработке Устава. Противоречить Уставу он не может.

Виды экспертных комиссий в государственном архиве

Закон и практика выделяют три основных направления работы, за каждым из которых может быть закреплена отдельная комиссия или работать одна комиссия в разном составе (в зависимости от объема работ и штатного расписания):

• Экспертная комиссия по отбору документов, подлежащих уничтожению (ЭК по отбору). Самая нагруженная комиссия. Работает на основании Инструкции № 23. Принимает решения о ценности дел: хранятся ли они постоянно, временно (с указанием срока) или подлежат уничтожению.
• Экспертная комиссия по вопросам доступа к документам (ЭК по доступу / раскрытию сведений). Работает на основании ст. 19 Закона № 125-ФЗ и Адм. регламента № 100. Решает вопросы: снять ли ограничение доступа (истекли ли сроки), раскрыть ли сведения, составляющие тайну (государственную, коммерческую, персональные данные и т.д.), предоставить ли документ для пользования.
• Экспертная комиссия по формированию фондов / научной обработке (при необходимости). Рассматривает вопросы атрибуции фондов, изменения индексов, включения документов в Особо ценные фонды, переоценки ценности.

Рекомендация: В небольших архивах целесообразно утвердить одно Положение об экспертной комиссии, где в разделе «Состав и структура» предусмотрены постоянные подкомиссии или работа в разном экспертном составе по трем направлениям. В крупных федеральных архивах чаще утверждают отдельные Положения на каждый вид экспертизы.

Типовая структура Положения об экспертной комиссии

Согласно делопроизводству (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и практике Росархива, Положение должно содержать следующие обязательные разделы:

Общие положения

• Полное и сокращенное наименование архива.
• Ссылки на нормативные акты, в соответствии с которыми разработано Положение.
• Правовой статус комиссии: коллегиальный консультативно-совещательный (или уполномоченный) орган при руководителе архива.
• Цели и задачи: обеспечение законности, единства подходов, сохранности документов, соблюдения прав граждан.

Состав комиссии и порядок формирования

• Председатель: как правило, Заведующий архивом (Руководитель) или его первый заместитель. Не может быть простым сотрудником фонда.
• Заместитель председателя: Начальник отдела/управления фондообразования или научной обработки.
• Секретарь: Специалист, обеспечивающий документальное сопровождение (ведение протоколов, рассылку повесток). Не имеет решающего голоса (если не является экспертом по совместительству).
• Члены-эксперты: Начальники отделов хранения, научной обработки, справочно-информационной работы, юрисконсульт архива, главный архивист фондов.
• Кворум: Минимальное количество участников для правомочности заседания (обычно не менее 2/3 или 3/4 от утвержденного состава).
• Порядок утверждения состава: Приказ руководителя архива. Срок полномочий (обычно на 3–5 лет или до изменения штатного расписания).

Компетенция (вопросы, рассматриваемые на заседаниях)

Список должен быть исчерпывающим и ссылаться на статьи Закона № 125-ФЗ:

1. Рассмотрение актов отбора дел на уничтожение (проектов актов) — ст. 18, 22 Закона № 125-ФЗ, Инструкция № 23.
2. Рассмотрение запросов на раскрытие сведений, содержащих ограниченную информацию, ст. 19 Закона № 125-ФЗ, Адм. регламент № 100.
3. Рассмотрение вопросов перевода дел из категории «во временное хранение» в «на постоянное хранение» и наоборот (переоценка).
4. Рассмотрение вопросов атрибуции фондов, изменения шифров/индексов.
5. Рассмотрение обжалований решений архива пользователями (по вопросам отказа в доступе).
6. Иные вопросы, представленные руководителем архива.

Порядок подготовки и проведения заседаний

• Периодичность: Не реже одного раза в квартал (по отбору) или по мере поступления запросов (по доступу).
• Инициатор: Председатель или секретарь по поручению председателя.
• Повестка дня: Утверждается председателем не позднее чем за 5–7 рабочих дней. Рассылается членам комиссии с пакетом материалов (акты отбора, описи, запросы граждан, заключения юрисконсульта).
• Принятие решений: Простым большинством голосов от числа присутствующих. При равенстве голосов — решающий голос председателя. Буллетеней не заводится, открытое голосование (поднятие рук).

Документальное оформление решений

Это критически важный раздел для прохождения проверок Росархива/прокуратуры:

• Протокол заседания (строгая форма: место, дата, время, состав, повестка, ход обсуждения по каждому пункту, решение, результаты голосования «за/против/воздержался», подписи председателя и секретаря).
• Акт отбора на уничтожение (утверждается приказом руководителя архива на основании протокола).
• Решение (заключение) по вопросу доступа (оформляется отдельным документом или протоколом, на основании которого выдается ответ заявителю).
• Приказ руководителя архива — единственный документ, вступающий в юридическую силу и запускающий исполнение (уничтожение, выдачу копии, изменение описи).

Ответственность и контроль

• Ответственность членов комиссии за качество экспертизы (дисциплинарная, материальная, уголовная при фальсификации).
• Контроль за исполнением решений (секретарь/контрольное управление).
• Хранение протоколов и материалов заседаний (срок хранения — постоянно или 75 лет в зависимости от вида экспертизы).

Заключительные положения

• Порядок внесения изменений в Положение.
• Дата вступления в силу (обычно с момента утверждения приказом).
• Признание недействительным предыдущего Положения (если было).

Порядок разработки, согласования и утверждения Положения

1. Инициация: Приказ руководителя архива о разработке/пересмотре Положения с назначением ответственного исполнителя (обычно начальник отдела фондообразования или юрисконсульт).
2. Проектная работа: Изучение актуальных приказов Росархива, региональных методичек, Устава архива. Подготовка текста.
3. Внутреннее согласование: Проект передается на подпись заинтересованным структурным подразделениям (юридический отдел, главбух, если есть финансовые аспекты, профсоюз — если затрагиваются права работников, хотя для комиссии это редкость).
4. Согласование с вышестоящим органом (опционально, но рекомендуется): Для архивов субъектов/муниципальных — с уполномоченным органом субъекта/органом местного самоуправления. Для федеральных — с Росархивом (при кардинальных изменениях).
5. Утверждение: Приказ руководителя архива. Основание: «В соответствии со ст. 18, 19 ФЗ № 125-ФЗ, Уставом архива, Приказом Росархива № 23… ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Положение об экспертной комиссии… 2. Утвердить состав комиссии (Приложение 1)… 3. Контроль за исполнением возложить на…».
6. Ознакомление под роспись: Всех членов комиссии, секретаря, структурных подразделов.
7. Регистрация и учет: Положение регистрируется в журнале учета ЛНА, экземпляр сдается в архив архива (в дело дела).

Типичные ошибки при оформлении и работе комиссии

Примерный фрагмент текста Положения (для адаптации)

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ______________ ОБЛАСТИ (РЕСПУБЛИКИ / Г. МОСКВЫ И Т.Д.)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение разработано в соответствии с:
 ⎯ Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
 ⎯ Приказом Росархива от № 23 «Об утверждении Инструкции по порядку отбора документов...»;
 ⎯ Приказом Росархива от № 100 (Административный регламент экспертизы доступа);
 ‒ Уставом Государственного архива ______________.

Экспертная комиссия (далее — Комиссия) является постоянно действующим коллегиальным органом при Заведующем архивом, создаваемым для обеспечения единства и законности экспертных решений по вопросам отбора документов на уничтожение, определения ценности документов, а также доступа к документам архивных фондов.
Комиссия осуществляет свою деятельность на принципах законности, коллегиальности, гласности (в пределах, не противоречащих законодательству о тайне) и профессиональной ответственности.

II. СОСТАВ И ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ

Состав Комиссии утверждается Приказом Заведующего архивом на срок до 5 лет.
В состав Комиссии входят:
 ⎯ Председатель — Заведующий архивом (или Первый заместитель Заведующего);
 ‒ Заместитель председателя — Начальник отдела фондообразования и учета;
 ‒ Секретарь — Ведущий специалист отдела фондообразования (без права решающего голоса, если не входит в состав экспертов);
 ⎯ Члены-эксперты: Начальники отделов хранения, Начальник отдела научной обработки, Юрисконсульт архива, Главный архивист фондов.
Кворум для проведения заседания — присутствие не менее 2/3 от утвержденного численного состава Комиссии.
III. КОМПЕТЕНЦИЯ КОМИССИИ

Комиссия рассматривает на своих заседаниях следующие вопросы:
Проекты актов отбора дел на уничтожение (переоценки сроков хранения) — в соответствии со ст. 18, 22 Закона № 125-ФЗ и Инструкцией № 23.
Запросы граждан и организаций на раскрытие сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством (государственная тайна, персональные данные, коммерческая тайна и иные охраняемые законом тайны) — в соответствии со ст. 19 Закона № 125-ФЗ и Адм. регламентом № 100.
Обжалования решений архива об отказе в предоставлении документов.
Вопросы атрибуции фондов, изменения шифров фондов/описаний, включения фондов в Особо ценные фонды РФ.
Иные вопросы, представленные Заведующим архивом.

IV. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ
Заседания проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал (по отбору) и в течение 15 рабочих дней с момента регистрации запроса (по доступу).
Повестка дня утверждается Председателем. Материалы направляются членам Комиссии не позднее чем за 5 рабочих дней.
Заседание правомочно, если присутствует кворум (п. 2.3).
Решения принимаются открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих. При равенстве — решающий голос Председателя.
Ход заседания фиксируется в Протоколе (образец — Приложение 2).

V; ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РЕШЕНИЙ

Решения Комиссии оформляются Протоколом, который подписывается Председателем и Секретарем в течение 3 рабочих дней после заседания.
На основании Протокола Заведующий архивом издает Приказ:
 ⎯ об утверждении акта отбора на уничтожение (с приложением акта);
 ‒ о раскрытии/отказе в раскрытии сведений (с приложением заключения);

 ⎯ о внесении изменений в описи/путеводители.
Протоколы, материалы заседаний и акты отбора хранятся в архиве архива постоянно (по отбору) / 75 лет (по доступу).

VI. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения Приказом Заведующего архива.
Изменения вносятся тем же порядком.
Признать недействительным Положение об экспертной комиссии, утвержденное Приказом № ___ от ___ г.

Приложения:
Утвержденный состав Комиссии.
Форма протокола заседания.
Порядок подготовки материалов к заседанию (методичка).

Особенности работы по двум ключевым направлениям

Специфика экспертизы отбора на уничтожение (Инструкция № 23)

• Подготовка: Архивист-эксперт готовит Акт отбора (форма согласно Приложению к Инструкции № 23) в 2-х экземплярах. Обязательны: шифр фонда, опис, дело, заглавие, даты, количество листов, предложенный срок хранения/уничтожение, обоснование ценности (ссылка на закон, указы, справочники сроков хранения).
• На заседании: Докладчик устно обосновывает каждое дело (или группу однотипных дел) с ценностью «Временная». Члены комиссии проверяют: нет ли в деле документов, подлежащих постоянному хранению (ст. 22 Закона № 125-ФЗ), не истекли ли сроки давности для личных дел и т.д.
• Результат: Протокол -> Приказ об утверждении Акта -> Уничтожение под актом (Комиссия по уничтожению — отдельный орган/состав!).

Специфика экспертизы доступа (ст. 19 Закона № 125-ФЗ, Адм. регламент № 100)

• Сроки: Запрос регистрируется -> Материалы готовятся за 15 рабочих дней (с продлением до 30 при сложности) -> Заседание -> Решение -> Ответ заявителю.
• Обязательные участники: Юрисконсульт (проверка оснований ограничения), Архивист фонда (знание содержания дела), Специалист по защите гостайны (если дело засекречено грифом «Совершенно секретно/Секретно» — здесь нужна комиссия по гостайне вышестоящего уровня, архивная комиссия только готовит заключение).

Контроль за деятельностью комиссии

Работа комиссии проверяется:

1. Внутренний контроль: Ежеквартальные отчеты секретаря комиссии Заведующему архиву (количество заседаний, рассмотренных дел, принятых решений, выявленных ошибок).
2. Внешний контроль (Росархив / Уполномоченный орган субъекта): Плановые проверки (раз в 3 года) и внеплановые. Проверяются: наличие Положения, приказа о составе, протоколов, соответствие решений закону, полнота обоснований в актах отбора, соблюдение сроков по доступу.
3. Прокуратура: Проверка законности уничтожения документов и предоставления доступа (реакция на жалобы граждан).

Положение об экспертной комиссии — это не просто формальный документ «для галочки», а основной инструмент управления рисками в государственном архиве. Грамотно составленное Положение, учитывающее актуальные требования Закона № 125-ФЗ, Инструкции № 23 и Административного регламента № 100, позволяет:

• Легализовать процедуру отбора на уничтожение, защищая архив от обвинений в незаконном уничтожении фондов.
• Обеспечить единый подход к раскрытию сведений, минимизируя судебные иски и претензии прокуратуры.
• Фиксировать экспертное мнение коллектива, снимая ответственность с отдельного архивиста.

Рекомендуется проводить ревизию Положения ежегодно (обычно в начале года) с учетом изменений в законодательстве, штатном расписании и результатах проверок. Любые изменения оформляются отдельным Приказом с приложением новой редакции Положения или протоколом изменений.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ в сфере архивного дела. Данная информация носит справочный характер. Для разработки локального нормативного акта конкретного архива необходимо обратиться к актуальным текстам законов, приказов Росархива и нормативных актов субъекта РФ/муниципального образования.