Деятельность муниципальных архивов в Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством‚ в частности Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ а также нормативными правовыми актами Росархива. Ключевым органом‚ обеспечивающим законность формирования архивных фондов и правильность установления сроков хранения документов‚ является Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).

Ниже представлена подробная статья‚ раскрывающая сущность‚ правовую основу‚ структуру и порядок работы ЭПК муниципального архива на основе действующего законодательства и методических рекомендаций Федерального архивного агентства (Росархива).

Правовая основа деятельности ЭПК

Создание и работа ЭПК муниципального архива основываются на следующем иерархическом ряде нормативных актов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18‚ 22‚ 23), устанавливает обязательность создания экспертных комиссий в архивах и определяет их роль при выделении документов к уничтожению и отнесении к постоянному хранению.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» — регламентирует сроки хранения и порядок согласования номенклатур дел.
• Методические рекомендации по применению правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов архивного фонда РФ — содержат разъяснения по процедурам работы ЭПК.
• Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела (утв. Росархивом) — служит типовым образцом для разработки локального акта муниципального архива.
• Локальный нормативный акт муниципального архива — «Положение об ЭПК муниципального архива»‚ утверждаемое руководителем архива (или уполномоченным органом местного самоуправления).

Цели и задачи создания ЭПК

ЭПК создается для обеспечения объективности‚ законности и обоснованности решений по вопросам:

1. Выделения архивных документов к уничтожению по истечении сроков хранения.
2. Отнесения документов к категории постоянного хранения (перевода в государственную/муниципальную собственность).
3. Согласования номенклатур дел организаций — источников комплектования муниципального архива.
4. Утверждения описей дел‚ передаваемых на хранение в муниципальный архив.
5. Контроля за соблюдением сроков хранения‚ установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236).

Важно: Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ‚ выделение архивных документов к уничтожению допускается только после их экспертизы‚ проводимой экспертной комиссией.

Состав и формирование ЭПК

Кворум и структура

ЭПК формируется из числа сотрудников муниципального архива‚ обладающих необходимой квалификацией (архивисты‚ старшие архивисты‚ научные сотрудники‚ руководители отделов/секторов).

• Председатель ЭПК — как правило‚ руководитель муниципального архива или его заместитель.
• Заместитель председателя — назначается для ведения заседаний в отсутствие председателя.
• Секретарь ЭПК — отвечает за организационное обеспечение (уведомление членов‚ ведение протоколов‚ оформление документов).
• Члены ЭПК — специалисты архива (не менее 3–5 человек для обеспечения кворума).

Порядок утверждения состава

Состав ЭПК утверждается приказом (распоряжением) руководителя муниципального архива (или главы администрации городского/сельского поселения‚ если архив не имеет права юридического лица). В приказе указываются: ФИО‚ должность‚ роль в комиссии (председатель‚ секретарь‚ член).

Требования к членам ЭПК

• Наличие профильного высшего или среднего профессионального образования (архивоведение‚ документоведение‚ история).
• Прохождение курсов повышения квалификации по архивному делу (не реже 1 раза в 5 лет).
• Отсутствие конфликта интересов при рассмотрении конкретных дел (например‚ член ЭПК не может участвовать в экспертизе дел‚ формирование которых вел(а) лично он/она).

Компетенция и порядок проведения заседаний

Вопросы‚ подлежащие обязательному рассмотрению ЭПК

Согласно Приказу Росархива № 236 и Методическим рекомендациям‚ ЭПК муниципального архива рассматривает и принимает решения о согласовании:

• Номенклатур дел организаций — источников комплектования муниципального архива. Важный нюанс: проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр может представляться в электронном виде).
• Описей дел по личному составу (передаваемых на хранение в муниципальный архив).
• Актов о выделении к уничтожению архивных документов‚ хранящихся в муниципальном архиве‚ не подлежащих хранению (сроки хранения истекли‚ ценность утрачена).
• Вопросов продления сроков хранения документов (если надобность в них не миновала).

Порядок подготовки к заседанию

1. Инициатор (руководитель отдела приема и учета‚ сектор комплектования) готовит пакет документов: проект номенклатуры‚ описи‚ акты отбора к уничтожению‚ справочные записки.
2. Секретарь ЭПК не позднее чем за 5–7 рабочих дней рассылает повестку дня и материалы членам комиссии для предварительного изучения.
3. Проводится предварительная проверка полноты и правильности оформления документов (соответствие формы установленным стандартам, ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ Приказ Росархива № 236).

Проведение заседания

• Заседание ЭПК считается правомочным‚ если на нем присутствует не менее 2/3 от утвержденного состава членов комиссии.
• Каждый вопрос рассматривается отдельно: докладчик представляет суть‚ члены ЭПК задают вопросы‚ проводится обсуждение.
• Решения принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих членов ЭПК; При равенстве голосов голос председателя решающий.
• Члены ЭПК‚ не согласные с решением большинства‚ имеют право зафиксировать свое особое мнение в протоколе.

Оформление результатов (Протокол)

• Наименование муниципального архива.
• Дата‚ время‚ место проведения.
• Состав присутствующих (председатель‚ секретарь‚ члены).
• Повестка дня.
• Суть докладов и обсуждений.
• Принятые решения (по каждому пункту отдельно): «Согласовать»‚ «Не согласовать»‚ «Вернуть на доработку».
• Подписи председателя и секретаря.

Пример формулировки решения: «ЭПК муниципального архива г. Н. рассмотрела номенклатуру дел ООО «Ромашка» на 2025 год (2 экз.‚ 15 л.). Решила: Номенклатуру дел согласовать. Протокол № 12 от ».

Взаимодействие ЭПК архива и ЭК организаций-источников

Важно разграничивать функции ЭПК муниципального архива и Экспертной комиссии (ЭК) организации-источника:

Ключевой момент: В случае если организация является источником комплектования муниципального архива‚ описи и акты о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего муниципального архива. Без отметки ЭПК передача документов в архив или их уничтожение недопустимы.

Особенности работы с номенклатурами дел и отметками ЭПК/ЭК

Графа «Срок хранения» и отметки

В номенклатуре дел (графа 5 «Срок хранения») ставятся отметки в соответствии с Приказом Росархива № 236:

• «Постоянное» — документы подлежат передаче в муниципальный архив (требуется согласование ЭПК архива).
• Срок в годах (например‚ «10»‚ «50»‚ «75») — временное хранение.
• «До минования надобности» — минимальный срок 1 год (для управленческой документации)‚ для архивов — не менее 10 лет.

Отметка «ЭПК» vs «ЭК»

В номенклатуре дел и описях используются следующие обозначения:

• ЭК — отметка экспертной комиссии организации-источника (ставится на проекте номенклатуры/описании до отправки в архив).
• ЭПК — отметка экспертно-проверочной комиссии муниципального архива (ставится на экземпляре номенклатуры/описании‚ остающемся в архиве‚ после согласования).

Документы из дел с отметкой ЭПК (постоянного хранения) подлежат обязательной передаче в муниципальный архив для включения в архивный фонд РФ.

Типовая структура «Положения об ЭПК муниципального архива»

При разработке локального акта рекомендуется использовать следующую структуру (на основе примерного положения Росархива):

1. Общие положения (правовая основа‚ цели‚ задачи‚ нормативная база).
2. Порядок формирования состава ЭПК (утверждение приказами‚ сроки полномочий‚ внесение изменений).
3. Организация работы ЭПК (периодичность заседаний — не реже 1 раза в квартал/полугодие‚ кворум‚ повестка дня‚ уведомление членов).
4. Компетенция ЭПК (перечень вопросов: номенклатуры‚ описи‚ акты отбора к уничтожению‚ продление сроков‚ спорные вопросы ценности).
5. Порядок подготовки и рассмотрения вопросов (требования к пакету документов‚ сроки предварительного изучения‚ порядок голосования).
6. Оформление решений ЭПК (протокол: форма‚ реквизиты‚ подписи‚ хранение протоколов в архиве постоянно).
7. Взаимодействие с ЭК организаций-источников (порядок представления документов‚ основания для возврата на доработку‚ апелляция решений).
8. Ответственность членов ЭПК (за законность решений‚ сохранность документов‚ соблюдение конфиденциальности персональных данных);
9. Контроль за исполнением решений (роль секретаря‚ руководителя архива‚ отчетность).
10. Заключительные положения (вступление в силу‚ порядок внесения изменений).

Частые ошибки и риски при работе ЭПК

• Отсутствие утвержденного Положения об ЭПК — грубое нарушение ст. 22 Закона № 125-ФЗ.
• Проведение заседаний без кворума — решения могут быть обжалованы и признаны недействительными.
• Согласование номенклатур/описей с ошибками (неверные сроки хранения по Перечню № 236‚ отсутствие индексов дел‚ ошибки в наименовании организации).
• Замена функции ЭПК архива функцией ЭК организации — архив не имеет права делегировать свои полномочия по согласованию актам отбора к уничтожению организации-источнику.
• Несвоевременное проведение экспертизы — приводит к задержке передачи документов в архив и накоплению арреаров в организациях.
• Уничтожение документов без протокола ЭПК — влечет административную ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ) и возможную уголовную (ст. 292 УК РФ — официальная подделка‚ если документы подлежали постоянному хранению).

Положение об ЭПК муниципального архива — это фундаментальный локальный нормативный акт‚ обеспечивающий законность процесса формирования архивного фонда муниципального уровня. Качественная проработка Положения‚ компетентный состав комиссии и строгая процедура проведения заседаний являются гарантией сохранения документального наследия территории и защиты прав граждан и организаций‚ заинтересованных в информации‚ содержащейся в архивных фондах.

Руководителям муниципальных архивов рекомендуется ежегодно пересматривать состав ЭПК‚ организовывать обучение членов комиссии изменениям в законодательстве (в частности‚ обновлениям Перечня типовых документов Приказа № 236) и проводить внутренний аудит протоколов ЭПК на предмет полноты и правильности оформления.

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ‚ Приказа Росархива № 236‚ Методических рекомендаций Росархива и типовых положений об экспертно-проверочных комиссиях. Актуально на .