Деятельность государственных архивов и архивных органов управления в Российской Федерации строится на принципах научности, законности и методической единства. Ключевым инструментом обеспечения этих принципов на региональном уровне является Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) при комитетах (управлениях, агентствах) по делам архивов субъектов РФ. Решения данного коллегиального органа имеют обязательный характер и определяют вектор развития архивного дела в регионе: от формирования архивного фонда до утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг.

Правовое основание и регламентация деятельности ЭПМК

Положение об ЭПМК утверждается приказом руководителя архивного органа субъекта РФ. В качестве типового примера можно привести Положение и Регламент работы ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (утверждены приказом от № СЭД-07-01-11-122 с изменениями на ). Данные документы закрепляют:

• Порядок формирования личного состава комиссии;
• Плановость заседаний (обычно не реже одного раза в квартал);
• Порядок подготовки материалов к заседанию;
• Порядок оформления решений (протоколов).

Согласно п. 6.2 Регламента Пермского края, секретариат ЭПМК обязан запрашивать у государственных и муниципальных архивов, органов власти края предложения, заключения, протоколы заседаний (выписки) ЭМК, ЭК, ЭПМК по научно-методическим и практическим вопросам. Важно отметить меру ответственности за качество подготовки: в соответствии с п. 6.3, секретариат имеет право возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЭПМК имеет право выносить соответствующие решения.

Основные функции и компетенция ЭПМК (на примере Удмуртской Республики)

Типовый перечень функций закреплен в Положении о Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики. Ключевые направления деятельности:

Экспертиза ценности документов и формирование Архивного фонда РФ

Согласно п. 1.1 Положения Ярославской области (аналогично Удмуртии), ЭПМК создается для:

• Рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов;
• Отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• Определением в его составе особо ценных, в т.ч. уникальных документов.

Утверждение архивной документации (п. 8.1 Положения Удмуртии)

ЭПМК рассматривает и принимает решения об утверждении:

1. Описей дел (документов) постоянного хранения — основной документ, легализующий переход дел в Архивный фонд РФ.
2. Актов отбора (экспертизы) документов — протоколов экспертных комиссий архивов и организаций.
3. Номенклатур дел (в т.ч. типовых и примерных).

Методическое руководство и координация

Согласно п. 7.4 и 8 Положения Удмуртии, ЭПМК осуществляет:

• Методическое руководство деятельностью экспертных и методических комиссий (ЭМК, ЭК) государственных и муниципальных архивов, а также центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
• Согласование специальных списков организаций, подлежащих комплектованию в государственные архивы (практика Нижегородской области).
• Разработку и утверждение методических рекомендаций и пособий (например, по комплектованию архивов документами личного происхождения).

Типовые категории решений ЭПМК

Анализ практики работы комитетов по делам архивов различных регионов (Пермский край, Оренбургская, Ярославская, Удмуртская республики, Республика Татарстан, Нижегородская область) позволяет выделить ключевые категории принимаемых решений:

Решения по экспертизе ценности и включению в Архивный фонд РФ

• Утверждение описей дел постоянного хранения государственных и муниципальных архивов.
• Признание документов особо ценными/уникальными (присвоение категории «Особо ценный» с соответствующими режимами хранения и учета).
• Решения об отборе документов на постоянное хранение или об утилизации документов, не представляющих архивной ценности (на основании заключений ЭК архивов/организаций).

Решения по номенклатурным вопросам

• Утверждение номенклатур дел органов власти, организаций, архивов.
• Разработка примерных номенклатур (как в Республике Татарстан: «о разработке примерной номенклатуры дел ТОДК с целью уточнения формы приема, сроков хранения и исключения дублирования дел, принимаемых на постоянное хранение в муниципальные архивы»).

Решения по комплектованию архивов

• Согласование списков фондообразователей, документы которых подлежат обязательному перечислению в государственные архивы (критерий значения фондообразователя для народного хозяйства региона — практика Нижегородской области).
• Решения о приеме документов личного происхождения в состав Архивного фонда РФ.

Решения организационно-методического характера

• Утверждение административных регламентов предоставления государственных услуг (пример Оренбургской области: Приказ от № 60, включая блок-схемы процедур подготовки заключений на заседании ЭПМК).
• Утверждение методических рекомендаций по ведению делопроизводства, электронному документообороту, сохранению электронных документов.
• Рассмотрение жалоб на решения и действия (бездействие) комитета при предоставлении госуслуг (Приложение 8 к Адм. регламенту Оренбургской области).

Процедура принятия и оформления решений

Процесс принятия решения ЭПМК строго регламентирован:

1. Инициация: Вопрос выносится на заседание секретариатом или по представлению архивов/органов власти.
2. Подготовка материалов: Составители готовят пакет документов (опись, акт отбора, номенклатура, пояснительную записку). Важно: некачественные материалы возвращаются на доработку (п. 6.3 Регламента Пермского края).
3. Заседание: Коллегиальное обсуждение, экспертиза представленных материалов. Присутствие кворума обязательно.
4. Голосование: Решения принимаются большинством голосов от числа присутствующих членов комиссии.
5. Оформление: Результат заседателя фиксируется в Протоколе заседания ЭПМК. Протокол подписывается председателем и секретарем.
6. Вступление в силу: Решения вступают в силу с момента подписания протокола или с даты, указанной в самом решении.
7. Исполнение: Протоколы (выписки) направляются заинтересованным организациям (архивам, министерствам, ведомствам) для исполнения.

Административные регламенты и контроль за исполнением (Опыт Оренбургской области)

Особое внимание в современной практике уделяется интеграции работы ЭПМК в систему предоставления государственных услуг. Приказ Комитета по делам архивов Оренбургской области от № 60 утвердил административные регламенты в новой редакции, где зафиксированы:

• Блок-схема административной процедуры «Подготовка заключения на представленные к согласованию (утверждению) документы, рассмотрение заключения на заседании ЭПМК, согласование (утверждение)» (Приложение 7.2).
• Сроки рассмотрения материалов на заседании ЭПМК.
• Порядок информирования заинтересованных лиц о принятом решении.
• Механизм обжалования: Жалоба на решения и действия (бездействие) Комитета при предоставлении госуслуг (Приложение 8).

Это обеспечивает прозрачность, предсказуемость сроков и правовую защиту участников архивных отношений.

Значение решений ЭПМК для архивной практики

Решения ЭПМК комитета по делам архивов являются обязательными для исполнения всеми подведомственными архивами, а также рекомендательными (или обязательными при согласовании) для архивов организаций региона. Их значение трудно переоценить:

• Юридическая легализация: Только после решения ЭПМК документы официально становятся частью Архивного фонда РФ и приобретают статус архивных с соответствующими гарантиями сохранности.
• Единообразие стандартов: ЭПМК устраняет разнобой в применении сроков хранения, правил описания, критериев отбора на уровне региона.
• Управление рисками: Коллегиальная экспертиза минимизирует риск утери ценных документов или незаконного уничтожения.
• Методическая поддержка: Решения по номенклатурам и рекомендациям служат опорой для архивистов организаций при организации делопроизводства.

ЭПМК комитета по делам архивов выступает главной экспертно-методической инстанцией субъекта РФ в сфере архивного дела. Её решения охватывают весь жизненный цикл документа: от момента создания (утверждение номенклатуры) до включения в Архивный фонд РФ (утверждение описей, акта отбора) и определения статуса особой ценности. Строгая регламентация процедур (как в Пермском крае, Оренбургской, Ярославской областях, Удмуртии, Татарстане), внедрение административных регламентов и механизмов обжалования делают деятельность ЭПМК прозрачной, правомерной и эффективной. Для архивистов-практиков знание процедур подготовки материалов в ЭПМК и понимания правовой силы ее решений является обязательным профессиональным компетенцией.

Статья подготовлена на основе открытых нормативных актов и материалов интернета (данные на 2016–2018 гг., актуально на ). Для решения конкретных практических вопросов необходимо обращаться к актуальным редакциям Положений об ЭПМК конкретного субъекта РФ.