Деятельность государственных архивов субъектов Российской Федерации неразрывно связана с процессами формирования, комплектования и экспертизы архивных фондов. Ключевым инструментом обеспечения законности и обоснованности решений по вопросам ценности документов является Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Данная статья рассматривает правовое регулирование, функции, порядок формирования и особенности работы ЭПК архивов областей на основе действующего законодательства и типичной практики регионов (Иркутская, Кемеровская, Свердловская, Белгородская, Калужская области и др.).

Правовая основа деятельности ЭПК

Деятельность экспертно-проверочных комиссий архивных учреждений субъектов РФ регулируется иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22), устанавливает обязательность проведения экспертизы ценности документов при формировании архивных фондов.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», регламентирует порядок взаимодействия организаций-источников комплектования с ЭПК.
• Региональные нормативные акты — приказы руководителей архивных управлений/агентств об утверждении Положения об ЭПК конкретного субъекта (например, Приказ Архивного агентства Иркутской области от № 12-агпр, Приказ Управления архивами Свердловской области от № 27-01-33/259).

Цели и задачи создания ЭПК

Согласно типовым положениям, утверждаемым в регионах, ЭПК создается для рассмотрения вопросов, связанных с экспертизой ценности документов. Основные задачи включают:

1. Оценку ценности документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (источников комплектования).
2. Рассмотрение и согласование номенклатур дел организаций-источников комплектования.
3. Принятие решений о сроках хранения документов (установление, изменение или продление сроков).
4. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле при формировании архивных фондов.
5. Рассмотрение вопросов списания (уничтожения) документов, не представляющих архивной ценности.

Порядок формирования и состав комиссии

ЭПК формируется приказом руководителя архивного органа субъекта (Архивного управления, Архивного агентства, Управления по делам архивов). Состав комиссии утверждается на определенный срок (обычно на 3–5 лет).

Требования к членам ЭПК:

• Представители архивного органа (председатель, заместитель, секретарь).
• Специалисты профильных отделов архива (отделы приема и комплектования, отделы учета и хранения).
• Могут привлекаться представители отраслевых ведомств, органов власти, научных учреждений, общественных организаций.
• Члены комиссии должны обладать квалификацией, соответствующей профилю экспертизы (историки, архивисты, юристы, отраслевые специалисты).

Важно: Заседания ЭПК считаются правомочными при наличии не менее двух третей от установленного состава членов комиссии. Решения принимаются простым большинством голосов, при равенстве голосов решающий голос принадлежит председателю.

Взаимодействие с организациями-источниками комплектования

Процесс взаимодействия строго регламентирован Методическими рекомендациями (Приказ Росархива № 236):

Этапы процедуры:

1. Подготовка номенклатуры дел: Организация-источник комплектования разрабатывает номенклатуру дел один раз в 5 лет.
2. Согласование с ЦЭК (ЭК) организации: Проект номенклатуры согласовывается внутри организации (Центральная экспертная комиссия или Экспертная комиссия организации).
3. Представление в ЭПК архива: После внутреннего согласования номенклатура представляется на согласование в ЭПК архивного учреждения (государственного/муниципального архива) или в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела.
4. Рассмотрение на заседании ЭПК: Комиссия изучает проект, слушает отчет представителя организации, оценивает обоснованность сроков хранения.
5. Оформление результата: Результатом является Протокол заседания ЭПК, в котором фиксируются решения по каждому пункту номенклатуры (утвердить, изменить срок, исключить).

Автоматизация работы ЭПК: АИС «ЭЛАР-Архив»

Современная практика ведения работы комиссий неразрывно связана с использованием автоматизированных информационных систем. В частности, АИС «ЭЛАР-Архив» предоставляет следующий функционал для поддержки деятельности ЭПК:

• Автоматизированное ведение списков подведомственных архивных учреждений и организаций-источников комплектования с указанием отраслевой принадлежности и архива-приемника.
• Формирование сводных и выборочных выходных форм для отчетности.
• Расширенные возможности построения экранных форм итогов работы ЭПК в различных разрезах:
  • В разрезе конкретного протокола заседания;
  • Нарастающим итогом (динамика за год, квартал).

Это позволяет существенно сократить трудозатраты на подготовку заседаний, оформление протоколов и формирование аналитической отчетности для вышестоящих органов (Росархива).

Особенности отметок в номенклатуре дел: ЭПК vs ЭК

В архивной практике часто возникает вопрос об обозначении этапов экспертизы в номенклатуре дел.

Ключевое различие: Отметка ЭПК отражает методику проведения экспертизы ценности документов и ее этапы на уровне государственного архива. Именно решение ЭПК архива придает номенклатуре дел юридическую силу для перевода документов в государственный архивный фонд или установления сроков хранения в организации.

Последствия решений ЭПК для сроков хранения

Решения ЭПК напрямую влияют на правовой режим документов:

• Утверждение номенклатуры ЭПК означает согласование сроков хранения, указанных организацией.
• Изменение срока хранения ЭПК (в сторону увеличения) происходит, если комиссия признает документы более ценными, чем это указано в Типовых номенклатурах или Перечне Росархива. Ссылка на практику: «Отметка ЭПК;.. означает увеличение срока хранения документов, указанных в Перечне».
• Снижение срока или исключение из номенклатуры возможно, если документы не несут архивной ценности (дубликаты, техническая документация без ценности и т.д.).

Примеры региональной практики (на )

Деятельность ЭПК масштабируется в зависимости от объема архивного фонда региона:

• Иркутская область: Действует Положение об ЭПК Архивного агентства (утв. приказом от № 12-агпр). Регулярно публикуются протоколы заседаний на официальном портале.
• Свердловская область: ЭПК Управления архивами работает на базе архивами (утв. приказом от № 27-01-33/259). Акцент на взаимодействии с промышленными предприятиями региона.
• Кемеровская область: ЭПК Архивного управления интегрирована в систему мониторинга правоприменения и онлайн-проектов.
• Белгородская область: ЭПК Управления по делам архивов образуется в строгом соответствии с региональным законодательством для рассмотрения вопросов комплектования.
• Калужская область: На Архивный фонд составляет 2 739 573 ед. хр. (бумага: 2 660 454; спецносители: 79 119), что требует высокой интенсивности работы ЭПК по приему документов.

Типичные нарушения и рекомендации

Анализ практики применения архивного законодательства выявляет частые ошибки, связанные с работой ЭПК:

• Отсутствие актуального состава ЭПК: Истек срок полномочий комиссии, новый состав не утвержден — протоколы недействительны.
• Нарушение кворума: Проведение заседаний без необходимого количества членов.
• Формальный подход: Согласование номенклатур без реального изучения дела организации, копирование типовых сроков без учета специфики деятельности.
• Несвоевременное представление: Организации представляют номенклатуры с задержкой (не раз в 5 лет), что ведет к накоплению документов без утвержденных сроков.
• Ошибки в оформлении протоколов: Отсутствие подписей председателя/секретаря, нечеткие формулировки решений («согласовать», а не «утвердить с изменениями: срок хранения установить 10 лет»).

Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архива области является ключевым звеном системы государственного архивного дела на региональном уровне. Она обеспечивает реализацию государственной политики в области сохранения документального наследия, выступая гарантом законности процедур отбора документов для постоянного хранения.

Эффективная работа ЭПК невозможна без:

1. Строгого соблюдения процедур формирования и проведения заседаний.
2. Квалификации членов комиссии (понимание отраслевой специфики документов).
3. Активного использования АИС (например, «ЭЛАР-Архив») для учета, контроля и аналитики.
4. Тесного взаимодействия с экспертными комиссиями (ЭК) организаций-источников комплектования на стадии подготовки документов.

Соблюдение этих принципов позволяет формировать качественные архивные фонды субъектов РФ, обеспечивающие права граждан и интересы государства в долгосрочной перспективе.

Статья подготовлена на основе открытых данных нормативных актов Росархива, региональных приказов архивных управлений/агентств (Иркутская, Свердловская, Кемеровская, Белгородская, Калужская области) и описания функционала АИС «ЭЛАР-Архив». Актуально на .