Деятельность государственных архивов Российской Федерации строго регламентируется законодательством. Одним из ключевых инструментов обеспечения законности, сохранности документов и правильности формирования архивных фондов являются экспертно-проверочные комиссии (ЭПК). На 2026 год их статус, порядок формирования и компетенция определяются Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подзаконными актами Росархива (в частности, Приказом Росархива от № 100 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива» и типовыми положениями для архивов субъектов РФ и муниципальных архивов), а также локальными нормативными актами самих архивов.

Правовая природа и цель создания

Экспертно-проверочная комиссия — это коллегиальный консультативно-совещательный орган, создаваемый при федеральном государственном архиве, архиве субъекта РФ или муниципальном архиве. Она не является органом управления архивом (как директор) и не заменяет научный совет, однако её заключения имеют обязательную силу для принятия решений по ключевым вопросам архивной работы.

Основные цели деятельности ЭПК:

• Обеспечение единообразия применения законодательства об архивном деле.
• Научная обоснованность решений по учету, хранению, составу и использованию архивных документов.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и правильностью определения архивной ценности документов.
• Профилактика нарушений при формировании архивных фондов и описании дел.

Порядок формирования и состав комиссии

Инициация и утверждение

Решение о создании ЭПК принимает директор архива (руководитель органа, ведающего архивом). Состав комиссии утверждается приказом (распоряжением) директора архива.

Кворум и структура

Согласно типовым положениям (Приказ Росархива № 100 и аналогичные акты на региональном уровне):

• Председатель, как правило, директор архива или его заместитель по научной работе.
• Заместитель председателя — старший научный сотрудник или начальник отдела учета и хранения.
• Секретарь — отвечает за организационное обеспечение (ведение протоколов, уведомление членов, контроль исполнения решений).
• Члены комиссии — ведущие специалисты архива: начальники отделов (учёта, хранения, описи, использования), старшие научные сотрудники, хранители фондов. Общее число членов обычно нечетное (от 7 до 15 человек) для обеспечения возможности голосования.

Важно: В состав ЭПК не входят лица, непосредственно подготовившие вопрос для рассмотрения (например, эксперт, составивший акт экспертизы), чтобы избежать конфликта интересов.

Срок полномочий

Комиссия формируется, как правило, на срок действия директора архива или на календарный год с последующей перерегистрацией/продлением полномочий. Изменения в состав вносятся приказом директора по мере необходимости (увольнение, перевод, привлечение узких специалистов).

Компетенция и вопросы, подлежащие обязательному рассмотрению

Закон (ст. 18, 22, 23 Закона № 125-ФЗ) и типовые положения жестко фиксируют перечень вопросов, которые не могут быть решены директором архива единолично без заключения ЭПК.

Экспертиза документов на предмет архивной ценности (Отбор к уничтожению)

Это самая ответственная функция. ЭПК рассматривает:

1. Акты экспертизы документов, составленные экспертными комиссиями ведомств-образователей (при передаче дел в архив).
2. Акты внутренней экспертизы документов, сформированных в самом архиве (например, при переучёте, выявлении дублей, документов с истекшими сроками хранения).
3. Списки (описания) дел, подлежащих уничтожению.

Результат: Протокол заседания ЭПК с заключением «Согласен / Не согласен» на уничтожение каждого дела. Без протокола ЭПК уничтожение документов государственных архивов недопустимо и влечет уголовную ответственность (ст. 243 УК РФ).

Установление и изменение сроков хранения

ЭПК рассматривает обоснования для:

• Присвоения сроков хранения вновь поступившим фондам (временных или постоянных).
• Продления сроков хранения документов с истекающим временным сроком (перевода в разряд постоянно хранящихся).
• Сокращения сроков хранения (исключительно редко, с обоснованием утраты ценности).

Вопросы научной обработки и описания

• Утверждение планов описи фондов (тематических, летных).
• Рассмотрение и утверждение готовых описей (путеводителей, реестров) перед их вводом в эксплуатацию и отправкой в вышестоящие организации/Росархив.
• Вопросы атрибуции документов (уточнение индексов, названий фондов, дат, шифров).

Использование и предоставление документов

• Решение вопросов предоставления доступа к документам, содержащим государственную тайну (после снятия грифа секретности компетентным органом) или иную охраняемую законом тайну (персональные данные, коммерческую тайну).
• Рассмотрение запросов на предоставление документов для временного использования за пределами архива (выдача в аренду музеям, для выставок, судебных разбирательств).
• Утверждение правил пользования уникальными, ценными и изношенными документами (перевод на копии, микроформы, цифровые образы).

Приемка и передача фондов

• Рассмотрение актов приема-передачи архивных фондов от ведомств-образователей или при межархивном перераспределении.
• Вопросы деакцессии (исключения из фондов) документов, не подлежащих хранению в госархивах (например, частные архивы, переданные на хранение по договору, с истекшим сроком договора).

Порядок проведения заседаний

Плановость и внеплановость

• Плановые заседания проводятся не реже 1 раза в квартал (чаще — ежемесячно в крупных архивах) по утвержденному графику.
• Внеплановые — по инициативе директора, председателя ЭПК или не менее 1/3 членов комиссии (например, при срочном поступлении запроса суда или выявлении аварийной ситуации в хранилище).

Подготовка материалов

Вопрос выносится на заседание только при наличии полного пакета документов:

• Служебная записка/предложение инициатора (начальника отдела, хранителя).
• Акт экспертизы / Описание / Список на уничтожение / Обоснование срока хранения.
• Сами документы (дела) или их копии для ознакомления членами ЭПК (предварительно, за 3–5 рабочих дней).

Секретарь ЭПК рассылает повестку дня и материалы заранее.

Кворум и голосование

Заседание правомочно, если присутствует не менее 2/3 от утвержденного состава членов комиссии.

Решения принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих. При равенстве голосов голос председателя решающий. Члены ЭПК, имеющие особое мнение, имеют право зафиксировать его в протоколе.

Оформление результатов (Протокол)

Протокол — единственный правовой документ, фиксирующий волю ЭПК. Обязательные реквизиты (ГОСТ Р 7.0.97-2016 / Приказ Росархива):

1. Наименование архива, название органа (ЭПК).
2. Номер протокола (сквозная нумерация за год), дата, место составления.
3. Состав: председатель, секретарь, присутствующие члены, отсутствующие (с указанием причины), приглашенные специалисты.
4. Повестка дня.
5. Результаты голосования (За / Против / Воздержалось).
6. Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения протоколов ЭПК — постоянный (фонд архива, опись протоколов заседаний ЭПК).

Ответственность и контроль

• Директор архива несет персональную ответственность за законность решений ЭПК и их исполнение. Он имеет право не подписать приказ на основании протокола ЭПК, если считает решение незаконным, но обязан мотивировать отказ письменно и вынести вопрос на повторное рассмотрение или в вышестоящую инстанцию (Росархив).
• Члены ЭПК несут дисциплинарную ответственность за неучастие в заседаниях без уважительной причины, разглашение конфиденциальной информации, голосование в личных интересах.
• Контроль со стороны Росархива осуществляется через плановые проверки, анализ отчетности, рассмотрение протоколов ЭПК при согласовании описей и списков на уничтожение.

Особенности на 2026 год: Цифровизация и новые вызовы

В текущих реалиях деятельность ЭПК трансформируется под влиянием федерального проекта «Цифровая культура» и перехода на электронное документооборот:

Экспертиза электронных документов и цифровых копий

ЭПК все чаще рассматривает вопросы:

• Присвоения статуса «оригинал» электронному документу или его нотариально заверенной копии.
• Уничтожения бумажных оригиналов после создания достоверных электронных копий (в соответствии с Приказом Минкультуры/Росархива о порядке создания и использования ЭК).
• Проверки целостности и аутентичности ЭК при длительном хранении (верификация хеш-сумм, проверка ЭП/КЭП).

Автоматизация работы ЭПК (АИС «Архив», ЭДО)

• Ведение реестров вопросов ЭПК в АИС архива.
• Электронное голосование (дистанционное участие членов ЭПК через защищенные контуры ЭДО с использованием КЭП).
• Формирование протоколов в электронном виде с квалифицированной электронной подписью председателя и секретаря (равнозначно бумажному по ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Работа с персональными данными (152-ФЗ)

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для аудитора/ревизора)

Экспертно-проверочная комиссия, это ключевой механизм внутреннего контроля и коллективной экспертной ответственности в государственном архиве. В условиях перехода к цифровым технологиям, сокращения штатов и повышения требований к открытости архивных фондов, роль ЭПК не снижается, а возрастает. Грамотная организация её работы — соблюдение процедур кворума, полнота материалов, юридическая грамотность протоколов, являеться гарантией сохранности национального архивного фонда и правовой защищенности дирекции архива и его сотрудников.

Нормативная база для углубленного изучения (актуально на ):

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 18, 22, 23, 29).
2. Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива».
3. Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типового положения об экспертно-проверочной комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации / муниципального архива».
4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Протоколы заседаний коллегиальных органов. Общие требования к составлению».
5. Приказ Минкультуры России от № 1989 «Об утверждении Порядка создания и использования электронных копий архивных документов».
6. Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных».
7. Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Данная статья носит информационно-аналитический характер и не заменяет консультацию с юристом архива или вышестоящим органом по архивному делу (Росархивом / Управлением архива субъекта РФ) при решении конкретных спорных вопросов.