Электронная почта Пермского архива – это специализированный сервис, предназначенный для обмена документами, запросами и информацией между сотрудниками архива, исследователями, партнёрскими учреждениями и гражданами. Система была внедрена в 2015 году в рамках цифровой трансформации архивных процессов и с тех пор стала важным инструментом коммуникации.

История создания и развития

• 2014 г. Инициатива по внедрению электронного документооборота в Пермском государственном архиве (ПГА) была одобрена руководством региона.
• 2015 г. Запуск первой версии почтовой системы на базе платформы Microsoft Exchange Server 2013 с интеграцией в корпоративный каталог AD.
• 2018 г. Переход на облачную инфраструктуру Microsoft 365, добавление функций совместной работы (Teams, SharePoint).
• 2022 г. Внедрение шифрования «end‑to‑end» и двухфакторной аутентификации (2FA) в ответ на требования ФЗ‑152 «О персональных данных».
• 2025 г. Интеграция с системой электронного документооборота (ЭДО) «Контур.ЭДО» и автоматизация обработки запросов через чат‑бота.

Основные функции сервиса

1. Обмен письмами – отправка и получение сообщений внутри архива и внешних адресатов.
2. Прикрепление файлов – возможность прикреплять сканы документов, фотографии, аудио‑ и видеоматериалы (размер до 100 МБ).
3. Шифрование сообщений – использование протоколов TLS и S/MIME для защиты содержимого.
4. Автоматическое архивирование – все входящие и исходящие письма сохраняются в системе электронного архива (E‑Archive) в соответствии с нормативами РФ.
5. Поиск и фильтрация – быстрый поиск по отправителю, дате, теме, а также по содержимому вложений.
6. Интеграция с ЭДО – отправка электронных подписей, согласование документов без выхода из почтового клиента.
7. Уведомления и напоминания – автоматические сообщения о просроченных запросах, новых заданиях и изменениях в регистре.

Техническая архитектура

Система построена на модульной архитектуре, что обеспечивает гибкость и масштабируемость.

Серверная часть

• Microsoft Exchange Server 2019 – основной почтовый движок.
• Microsoft Azure – облачное хранилище и резервное копирование.
• Active Directory (AD) – управление учетными записями и правами доступа.

Клиентская часть

• Desktop‑клиенты: Outlook 2019/365, Thunderbird (с поддержкой S/MIME).
• Web‑клиент: Outlook Web Access (OWA) – доступ через любой браузер.
• Мобильные приложения: Outlook для iOS и Android.

Безопасность

• Шифрование TLS 1.3 для передачи данных.
• S/MIME‑подписи для конфиденциальных сообщений.
• Двухфакторная аутентификация (SMS, приложение‑генератор).
• Регулярные аудиты уязвимостей и обновления патчей.

Как пользоваться электронной почтой Пермского архива

Регистрация и вход

1. Получите учетную запись у отдела ИТ‑поддержки (логин формата имя;фамилия@perm-archive.ru).
2. При первом входе в Outlook Web Access вам будет предложено установить пароль и привязать второй фактор (смс‑код или приложение‑генератор).
3. После успешной аутентификации вы попадаете в «входящие», где уже находятся системные уведомления.

Отправка письма

• Нажмите кнопку «Новое сообщение».
• Укажите получателя (можно выбрать из глобального адресного списка AD).
• Заполните тему, добавьте текст и при необходимости вложения.
• Для конфиденциальных документов включите опцию «Шифровать сообщение» и/или «Подписать S/MIME».
• Нажмите «Отправить» – сообщение будет автоматически сохранено в журнале ЭДО.

Поиск и фильтрация

В верхней строке поиска можно вводить:

• Имя отправителя или получателя.
• Ключевые слова из темы или тела письма.
• Номер запроса (например, #2026‑045), если он был указан в письме.

Для более точного поиска используйте расширенный фильтр «Показать параметры поиска» (дата, размер вложения, статус шифрования).

Примеры типовых сценариев использования

Запрос исторических документов

Исследователь отправляет письмо в отдел «Справочно‑информационный центр» с указанием номера дела и периода интереса. Система автоматически создает задачу в ServiceNow, а архивариус получает уведомление и в течение 5 рабочих дней отвечает с прикрепленными сканами.

Внутреннее согласование экспозиции

Куратор выставки отправляет черновик каталога в виде PDF‑файла руководителю отдела. После получения подписи S/MIME документ считается официально утверждённым и автоматически попадает в публичный репозиторий perm-archive.ru.

Обмен аудио‑ и видеоматериалами

Для подготовки онлайн‑выставки сотрудники отдела «Мультимедиа» используют функцию «Большие вложения», которая сохраняет файлы в Azure Blob Storage и передаёт получателю ссылку с ограниченным сроком действия (24 ч).

Безопасность и соответствие нормативам

Электронная почта Пермского архива полностью соответствует требованиям:

• Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».
• ГОСТ Р 52744‑2007 «Информационная безопасность. Защита персональных данных».
• Приказа Минкультуры РФ от № 123 «Об организации электронного документооборота в государственных архивах».

Все письма, содержащие персональные данные, автоматически маркируются и сохраняются в отдельном защищённом хранилище с ограниченным доступом.

Перспективы развития

• Искусственный интеллект – внедрение классификаторов для автоматической сортировки запросов и предложений ответов.
• Голосовые команды – интеграция с голосовым помощником «Алиса для государственных учреждений».
• Блокчейн‑технологии – создание неизменяемого реестра подписанных документов.
• Мультиканальная связь – объединение почты, мессенджеров и видеоконференций в единой платформе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как восстановить забытый пароль?

Перейдите по ссылке «Забыли пароль?» на странице входа в OWA, введите ваш корпоративный логин и следуйте инструкциям, получив код подтверждения на привязанный телефон.

Можно ли использовать личный почтовый ящик для работы с архивом?

Нет. По соображениям безопасности все официальные коммуникации должны проходить через корпоративный домен @perm-archive.ru.

Как отправить зашифрованный файл размером более 100 МБ?

Для больших вложений используйте функцию «Облачные вложения». Файл загружается в Azure, а получателю отправляется защищённая ссылка.

Что делать, если письмо не доставлено?

Проверьте статус в разделе «Отправленные». Если статус «Не доставлено», обратитесь в ИТ‑поддержку с указанием кода ошибки (например, 550 5.1.1).

Контакты службы поддержки

Телефон: +7 (3422) -5‑00‑55
E‑mail: support@perm-archive.ru
Часы работы: Пн‑Пт 09:00–18:00 (моск. время)

Дата последнего обновления статьи: 14:26:44