Сегодня 03:23:03 () актуальность темы электронного архивирования кадровых документов продолжает расти. В условиях повсеместного перехода организаций на электронный документооборот (ЭДО) необходимо понимать, как правильно формировать, хранить и использовать электронные дела по личному составу в соответствии с нормативными требованиями.

Что такое документы по личному составу?

Документы по личному составу (кадровые документы) – это архивные материалы, отражающие трудовые правоотношения между работодателем и сотрудником. К ним относятся:

• приказы о приёме на работу, переводе и увольнении;
• трудовые договоры и соглашения;
• личные карточки сотрудников;
• ведомости по начислению заработной платы и выплате пособий;
• документы об отпусках, больничных листах, аттестации и повышении квалификации;
• иные бумаги, фиксирующие кадровые события (награждения, взыскания, командировки и т.д.).

Согласно пункту 3 статьи 3 Федерального закона № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», такие документы constitute часть архивного фонда организации и подлежат обязательному сохранению в течение установленных нормативных сроков.

Нормативная база и сроки хранения

Основные положения, регулирующие хранение кадровых документов:

1. ФЗ № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (ст. 17) – обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, включая электронные, в течение нормативных сроков.
2. Приказы Росархива – утверждают перечни документов и их сроки хранения (постоянное, временное свыше 10 лет, временное до 10 лет).
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства – регламентируют комплектование, описание, учёт и использование документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах.
4. Положения о системе хранения архивных документов (СХЭД) – определяют требования к электронным архивам, интегрированным с ЭДО.

Сроки хранения наиболее типичных кадровых документов выглядят так:

• Трудовые договоры – 50 лет после прекращения трудового договора (постоянное хранение).
• Приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет.
• Личные карточки сотрудников – 75 лет.
• Ведомости по начислению зарплаты – 5 лет.
• Документы о предоставлении отпусков, больничных – 5 лет.
• Документы о награждениях и взысканиях – 10 лет.

Электронный архив документов: виды и особенности формирования

Электронный архив документов (ЭАД) – это структурированная система хранения электронных файлов, обеспечивающая их целостность, доступность и юридическую силу. В контексте кадрового делопроизводства выделяют следующие виды ЭАД:

1. Постоянного хранения – документы, которые необходимо хранить бессрочно (например, трудовые договора, личные карточки).
2. Временного хранения свыше 10 лет – приказы, справки о стаже, некоторые виды отчётов.
3. Временного хранения до 10 лет – расчётные ведомости, больничные листы, заявления на отпуск.

Для создания ЭАД организации обычно следуют следующим этапам:

• Инвентаризация документов – выделение конфиденциальных, важнейших и подлежащих долгосрочному хранению файлов.
• Классификация и метаданные – присвоение каждому документу уникального идентификатора, указание вида, срока хранения, подразделения и т.д.
• Подписание электронной подписью (УКЭП) – обеспечение юридической значимости документов.
• Загрузка в систему хранения архивных документов (СХЭД) – интеграция с существующим ЭДО или использование специализированного архивного решения.
• Контроль доступа и резервное копирование – обеспечение безопасности и сохранности данных.

Преимущества электронного архивирования кадровых документов

Переход на электронный формат даёт организациям ряд ощутимых выгод:

• Сокращение физического места хранения и связанных с ним расходов.
• Быстрый поиск и извлечение нужных документов по различным критериям (ФИО, дата, номер приказа и т.п.).
• Повышение уровня защиты информации благодаря шифрованию, контролю доступа и аудиту действий.
• Возможность автоматического контроля сроков хранения и своевременного уничтожения документов, выходящих из срока.
• Упрощение взаимодействия с государственными архивами при передаче документов на постоянное хранение.

Требования к юридической значимости электронных документов

Для того чтобы электронный кадровый документ имел такую же юридическую силу, как и бумажный analogue, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть составлен в соответствии с установленными форматами и реквизитами.
2. При необходимости документ подписывается квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченным лицом.
3. Электронная подпись должна быть проверена и подтверждена аккредитованным удостоверяющим центром.
4. Документ сохраняется в формате, обеспечивающем неизменяемость (например, PDF/A, TIFF, XML с электронной подписью).
5. В системе хранения фиксируются дата и время создания, подписания и любых последующих изменений.

Практические рекомендации по организации электронного архива кадровых документов

На основе методических указаний Федерального архивного агентства и опыта ведущих организаций можно сформулировать следующий алгоритм действий:

1. Определить нормативные сроки хранения для каждого вида кадрового документа.
2. Выбрать или разработать СХЭД, соответствующую требованиям ФЗ № 125‑ФЗ и поддерживающую работу с УКЭП.
3. Провести инвентаризацию существующих бумажных и электронных документов, выделить те, которые подлежат архивному хранению.
4. Разработать единую схему классификации и метаданных (например, на основе ОКУД/ОКПД2 для кадровых документов).
5. Обеспечить подписание всех значимых кадровых документов УКЭП перед загрузкой в архив.
6. Настроить политики контроля доступа: только уполномоченные сотрудники отдела кадров и службы безопасности могут просматривать или редактировать документы.
7. Внедрить систему резервного копирования и аварийного восстановления (минимум две географически разнесённые копии).
8. Автоматизировать контроль сроков хранения: при approaching end of term система выдаёт уведомление о необходимости уничтожения или передачи на постоянное хранение.
9. Периодически проводить аудит целостности и доступности архива (проверка подписей, контроль сумм хеша, тестовое восстановление).
10. При передаче документов в государственный или муниципальный архив оформить акт приёма‑передачи и внести запись в книгу учёта.

Электронные документы по личному составу представляют собой важную часть архивного фонда любой организации. Их правильное формирование, хранение и использование не только обеспечивает соблюдение законодательных требований, но и повышает эффективность кадрового управления, снижает риски потери информации и упрощает взаимодействие с государственными архивами. Следуя изложенным выше рекомендациям и нормативным актам, организации смогут создать надёжный и соответствующий всем требованиям электронный архив кадровых документов, который будет служить им долгие годы.