Современное архивное дело неразрывно связано с цифровизацией. Переход на электронный документооборот (ЭДО) наложил особые обязательства на организаций любого вида собственности — государственных, муниципальных и коммерческих — в части формирования, оформления и сдачи в архив электронных документов (ЭД) и электронных дел (ЭДл). Ошибки на этапе составления (создания/оформления) документа могут привести к потере юридической силы, невозможности долгосрочного хранения или штрафным санкциям со стороны контролирующих органов (Росархива).

В данной статье подробно разбираются нормативные основы, технические требования и пошаговые процедуры работы с электронными документами на этапе их формирования и подготовки к архивному хранению, основанные на актуальном законодательстве (на 2026 год).

Нормативно-правовая база: Иерархия документов

Работа с электронными документами в архивах регулируется многоуровневой системой нормативных актов. Ключевыми на сегодняшний день являются:

1. Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — базовый закон, определяющий правовой режим ЭД, роль ЭЦП и требования к ИС.
2. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует сроки хранения, комплектование архивов, порядок сдачи документов.
3. Приказ Росархива от № 77 (вступил в силу ), Главный подзаконный акт («Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ…»). Он заменил Приказ Минкультуры от № 526. Именно этот документ задает жесткие правила оформления дел, описей и передачи в архив.
4. Приказ Росархива от № 69 — «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Обязателен для госорганов, рекомендуется к применению остальным как эталон качества СЭД/СХЭД.
5. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (утв. приказом Минкультуры РФ от № 19) — методический комментарий к Правилам, детально описывающий технологические процессы (формирование пакетов SIP, контроль целостности и т.д.).
6. Инструкция по делопроизводству (утв. Приказом Росархива от № 236, с изм.) — устанавливает единые требования к регистрации, исполнению, формированию дел (как бумажных, так и электронных/гибридных) в текущем делопроизводстве.

Жизненный цикл электронного документа: От создания до архива

Составление электронного документа, это не просто набор текста в редакторе. Это процесс наделения файла юридически значимыми реквизитами и структурой, понятной архивной системе.

Этап 1: Создание и регистрация в СЭД (Текущее делопроизводство)

Согласно Инструкции по делопроизводству и п. 137 Приказа № 77, электронный документ считается составленным и принятым к исполнению/учету только при наличии:

• Обязательных реквизитов (пп. 18–22 Правил № 77): наименование организации, дата документа, регистрационный номер, вид документа (приказ, договор, акт и т.д.), подпись (ЭЦП), текст документа, отметка об исполнителе.
• Электронной подписи (ЭЦП): Квалифицированной (КЭП) или неквалифицированной (НЭП) в зависимости от типа документа и внутренних регламентов. Для документов, подлежащих длительному хранению и передаче в архив, обязательно использование КЭП (или НЭП с подтвержденным ключом проверки в доверенной среде).
• Формата файла: Допустимые форматы для архивного хранения регламентируются Приказом № 69 и Рекомендациями № 19 (PDF/A-1b/2b/3b, XML, TIFF, ODF, TXT, CSV и др.). Использование проприетарных форматов (например, .docx без конвертации в PDF/A) для архивной копии недопустимо.

Этап 2: Формирование электронного дела (ЭДл)

Документы не сдаются в архив поштучно. Они объединяются в электронные дела в соответствии с Номенклатурой дел (утв. руководителем организации по согласованию с архивным органом/экспертом).

Правила формирования ЭДл (Глава X Правил № 77, пп. 131–150):

1. Дело формируется по хронологическому, предметному или алфавитному принципу.
2. Внутри дела документы упорядочиваются хронологически (по дате документа).
3. Каждому документу внутри дела присваивается порядковый номер.
4. Физически обособленные носители (флешки, диски), если они были использованы в работе, изымаются при оформлении дела на бумажном носителе (п. 137), но в чисто электронном делом они не нужны — файлы хранятся в СЭД/СХЭД.

Этап 3: Подготовка к сдаче в архив (Формирование SIP)

Это критический момент. Передача в архив осуществляется через Информационную систему архива электронных документов (ИСАЭД) путем формирования Пакетов сдачи (SIP — Submission Information Package) согласно стандарту OAIS (ISO 14721) и Рекомендациям № 19.

Ключевые требования к составлению ЭД для архива (Чек-лист)

Чтобы документ был принят в архив и обеспечен его долгосрочный доступ, при составлении необходимо обеспечить:

Целостность и неизменность (Хеш-суммы)

Согласно п. 14 Правил № 77 и п. 87 Инструкции № 19, для каждого электронного документа, включаемого в дело для сдачи в архив, обязательно вычисляются и фиксируются контрольные характеристики (хеш-значения) по алгоритмам ГОСТ Р 34.11-2012 (Streebog) -56 или 512 бит.

• Хеш-суммы записываются во Внутреннюю опись электронного дела.
• При передаче в архив сверяются хеш-суммы файлов в SIP с описью. Несовпадение = отказ в приеме.

Подлинность (Электронная подпись и сертификаты)

• На документе должна быть валидная ЭЦП на момент составления.
• Критически важно: Для долгосрочного хранения (свыше 10 лет) срок действия сертификата ключа проверки ЭЦП истекает. Необходимо закладывать механизм продления доверия (timestamping / архивная отметка времени) или переподписания в архивной системе (СХЭД/ИСАЭД) по истечении срока действия сертификатов. Приказ № 69 требует от СХЭД поддержки функций верификации ЭЦП с учетом сроков действия сертификатов.

Полнота реквизитов (Метаданные)

Согласно пп. 18–22 Правил № 77, при извлечении информации из базы данных/СЭД для формирования архивной копии документ должен быть снабжен полным набором реквизитов. Отсутствие даже одного обязательного реквизита (например, регистрационного номера или вида документа) делает ЭАД некорректным.

Структура и формат файла (PDF/A и контейнеры)

• Текстовые документы: Только PDF/A (ISO 19005). Запрещено сдавать в архив .docx, .rtf, .odt как архивную копию.
• Таблицы/Базы данных: CSV (UTF-8), XML, SIARD (для БД).
• Изображения/Скан-копии: TIFF (без сжатия или LZW), JPEG 2000, PDF/A.
• Контейнеры: Для комплекса файлов (например, XML + подпись + вложения) используются ZIP-контейнеры с манифестом (manifest.xml) или специальные форматы пакетов (например, ASiC-E / CAdES).

Оформление описей: Внутренняя и Архивная

Составление документа завершается его учетом в описях. Существует два уровня описи:

Внутренняя опись электронногодела (Формируется в структурном подразделении/СЭД)

Основание: п. 87 Инструкции № 19, п. 14 Правил № 77.

Обязательные колонки (Приложение 24 к Правилам № 77):

Архивная опись (Формируется в архиве / ИСАЭД)

На основании внутренней описи и полученных SIP-пакетов архив (или архивист организации при централизованном хранении) формирует Архивную опись дел фонда (Приложение 23 к Правилам № 77). Она учитывает коды фонда, описи, дела, сроки хранения, категории ценности.

Особенности гибридных дел и скан-копий

Часто организации ведут делопроизводство в гибридном виде (бумага + электронный образ). Приказ № 77 (п. 137, гл. X) устанавливает строгие правила:

• При сдаче в архив бумажного дела из него изымаются физические носители ЭД (флешки, диски), скрепки, стикеры.
• Электронные копии (сканы) бумажных документов, если они созданы в порядке, установленном организацией (с ЭЦП ответственного за сканирование), могут быть включены в электронное дело или храниться как отдельные ЭАД, связанные метаданными с бумажным оригиналом.
• Если документ создан изначально в электронном виде (rodnoy electronic), его бумажная распечатка в дело не включается (кроме случаев, когда законом требуется бумажный оригинал с «живой» подписью).

Технические требования к системам (СЭД / СХЭД / ИСАЭД)

Составление правильного документа невозможно без правильно настроенной системы. Приказ Росархива № 69 (Типовые требования) задает функционал, который обязателен для госорганов и является стандартом де-факто для всех:

Требования к СЭД (Система электронного документооборота):

• Автоматическое присвоение регистрационных номеров и дат.
• Обеспечение юридической значимости ЭД через интеграцию с УЦ (Удостоверяющим центром) для ЭЦП.
• Формирование электронных дел по номенклатуре с автоматической генерацией внутренней описи (включая расчет хеш-сумм).
• Экспорт дел в формат SIP (пакет сдачи) для передачи в ИСАЭД/СХЭД.

Требования к СХЭД / ИСАЭД (Система хранения / Архивная система):

• Прием SIP-пакетов, верификация хеш-сумм и ЭЦП.
• Генерация архивных отметок времени (Time Stamping) для продления доверия к ЭЦП.
• Миграция форматов (Preservation Planning): автоматическая конвертация устаревших форматов в актуальные (PDF/A нового поколения) с сохранением хеш-сумм оригинала и фиксацией факта миграции в метаданных PREMIS.
• Обеспечение доступа (DAP) с контролем прав доступа (ГОСТ Р 57580, 152-ФЗ).

Типичные ошибки при составлении ЭД для архива

1. Использование «рабочих» форматов (.docx, .xlsx) вместо архивных (PDF/A). Приводит к невозможности открытия через 10-20 лет, изменению верстки, потере подписей.
2. Отсутствие хеш-сумм во внутренней описи. Архив не примет дело (п. 14 Правил № 77).
3. Подписание документов истекшей/отозванной ЭЦП без отметки времени. Документ теряет юридическую силу до момента передачи в архив.
4. Нарушение структуры дела: хаотичный порядок документов, отсутствие нумерации листов/страниц внутри ЭД.
5. Потеря метаданных при миграции между системами. При смене СЭД критически важно выгрузить не только файлы, а XML/JSON с полным набором реквизитов (по схеме Dublin Core / METS / схеме Росархива).
6. Игнорирование Номенклатуры дел. Дела сформированы «по проектам» или «по сотрудникам», а не по утвержденной номенклатуре, архив вернет на доработку.

Пошаговый алгоритм подготовки ЭД к сдаче в архив (Резюме)

1. Аудит Номенклатуры: Убедиться, что номенклатура дел утверждена на текущий год и согласована с архивом/экспертом.
2. Настройка СЭД: Включить обязательные поля реквизитов, настроить автонумерацию, интеграцию с КЭП, модуль расчета хеш-сумм (ГОСТ Р 34.11-2012).
3. Работа с документами: Создание -> Регистрация -> Исполнение -> Подписание КЭП -> Размещение в деле.
4. Завершение дела: По истечении года / закрытии дела — формирование внутренней описи с хеш-суммами. Проверка валидности ЭЦП на момент закрытия дела.
5. Экспорт (SIP): Выгрузка дела из СЭД в пакет SIP (файлы + manifest.xml + metadata.xml + внутренняя опись).
6. Передача в ИСАЭД/Архив: Загрузка SIP в архивную систему. Получение акта приема-передачи (или протокола верификации).
7. Уничтожение копий в СЭД (опционально): После подтверждения успешного хранения в архиве (СХЭД) и истечения срока временного хранения в организации (обычно 3 года, п. 133 Правил № 77), рабочие копии в СЭД могут быть уничтожены по акту.

Перспективы: Единая государственная система (ЕГСАЭД) и федеральные архивы

С 2024–2025 годов активно развивается интеграция ведомственных ИСАЭД с Единой государственной системой архива электронных документов (ЕГСАЭД) и Федеральным архивом (РГАДА, РГАНИ и др.). Требования к составлению документов жестко стандартизируются через единые схемы обмена данными (XSD-схемы Росархива) для SIP-пакетов.

Организациям, сдающим документы в федеральные архивы, уже сейчас необходимо:

• Генерировать SIP строго по актуальным XSD-схемам (доступны на сайте Росархива / ФБУ «Росархив»).
• Использовать единые классификаторы (виды документов, виды дел, категории ценности, сроки хранения).
• Обеспечивать передачу не только файлов, но и полного набора метаданных PREMIS / METS для обеспечения сохранности (Preservation).

Составление электронных документов в архивах — это не финальный штрих, а процесс, начинающийся в момент создания документа в СЭД. Ключ к успеху — «заложить архивность» изначально: правильные форматы (PDF/A), полные реквизиты, валидная КЭП с отметкой времени, расчет хеш-сумм и структура дела по номенклатуре.

Соблюдение Приказа Росархива № 77 (Правила), Приказа № 69 (Требования к системам) и Рекомендаций № 19 (Методика) гарантирует, что ваши электронные документы будут признаны архивными, получат статус ЭАД и будут сохранены на установленные сроки (10, 50, 75 лет или бессрочно) без потери юридической силы и читаемости.

Рекомендация: Проводите ежегодный внутренний аудит электронных дел на соответствие требованиям архивного законодательства до формирования SIP-пакетов. Это в разы дешевле и быстрее, чем переделывать дела после отказа архива в приеме.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, актуальных на г. (Приказ Росархива № 77 от , Приказ Росархива № 69 от , Инструкция по делопроизводству, Рекомендации № 19). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обращайтесь к архивисту организации или в территориальный орган Росархива.