В современном архивном деле электронные документы (ЭД) занимают всё более значимую позицию. Появление специализированных систем хранения электронных документов (СХЭД) и введение новых нормативных актов (приказ 77, ФЗ 125‑ФЗ) требуют от организаций чёткого понимания того, как правильно организовать хранение, описание и учёт электронных архивных документов (ЭАД). В статье рассмотрены основные понятия, правовые требования и практические рекомендации.
Правовая база
Ключевые нормативные документы, регулирующие работу с электронными архивными документами в России:
- Приказ Министерства культуры РФ № 77 (введён в действие 2025 г.) – определяет понятие «электронный архивный документ», требования к его составу и к системам хранения (СХЭД).
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. (ред. от ) – устанавливает сроки хранения документов, в т.ч. электронных, и обязанности организаций по их сохранности.
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации – регламентируют оформление архивного шифра, формирование описи и ведение учётных регистров.
- Документы Федерального архивного агентства, в т.ч. типовые функциональные требования к СХЭД.
Несоблюдение этих требований может привести к административной ответственности в рамках статьи 13.20‑13.25 КоАП РФ.
Основные понятия
2.1 Электронный архивный документ (ЭАД)
ЭАД – это документ, созданный, полученный, обработанный и сохраняемый в электронном виде, имеющий юридическую силу и подлежащий долгосрочному хранению в архиве в соответствии с установленными сроками.
2.2 Система хранения электронных документов (СХЭД)
СХЭД – программно‑аппаратный комплекс, обеспечивающий:
- Контроль доступа и защиту информации;
- Формирование и вывод на печать обязательных учётных документов;
- Автоматическое формирование описи и учётных регистров;
- Гарантированное долговременное хранение (не менее 10 лет для временных и более 10 лет для постоянных ЭАД).
2.3 Архивный шифр
Архивный шифр – уникальное обозначение, наносимое в левом нижнем углу каждой единицы хранения (в т.ч. электронных носителей). Для электронных документов шифр указывается на вкладыше, помещённом в футляр носителя, и состоит из:
- Номера архивного фонда;
- Номера описи дел, документов;
- Номера единицы хранения.
Классификация и номенклатура дел
Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, который служит основой для формирования:
- Описи дел;
- Описи документов;
- Описи электронных документов (постоянных и временных сроков хранения).
Для электронных документов номенклатура дел учитывает:
- Тематику и тип документа (корреспонденция, бухгалтерия, кадровый учёт и т.д.);
- Сроки хранения (до 10 лет – временный, более 10 лет – постоянный);
- Особенности доступа (ограниченный, открытый, конфиденциальный).
Сроки хранения электронных документов
| Тип документа | Срок хранения | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Документы по личному составу (служебные листы, аттестации) | 10 лет | ФЗ 125‑ФЗ |
| Бухгалтерская и налоговая отчётность | 5 лет (налоговая) / 10 лет (бухгалтерская) | Налоговый кодекс, ФЗ 125‑ФЗ |
| Документы, подлежащие постоянному хранению (акты, договоры, патенты) | Бессрочно (или более 10 лет) | Приказ 77, ФЗ 125‑ФЗ |
| Внутренние служебные записки, проекты | До 10 лет | Приказ 77 |
Сроки могут корректироваться в зависимости от отраслевых нормативов и требований заказчика.
Организация хранения электронных документов
5.1 Технические средства
- Обособленные электронные носители – внешние диски, флеш‑накопители, магнитные ленты. Хранятся в двух экземплярах (дублирование) в разных физических местах.
- Серверные решения – централизованные хранилища с резервным копированием и репликацией.
- Облачные сервисы – допускаются только при наличии сертификатов соответствия требованиям ФЗ 125‑ФЗ и Приказа 77.
5.2 Процедуры обеспечения долговечности
- Регулярное контролируемое копирование (минимум раз в 3 года) на новые носители.
- Периодическая проверка целостности файлов (контрольные суммы, хеш‑функции).
- Обеспечение защиты от внешних воздействий (влажность, температура, электромагнитные поля).
- Хранение в сертифицированных помещениях (сертификация по ГОСТ 7.0‑2003 «Электронные архивные документы»).
5.3 Программное обеспечение
Для организации СХЭД рекомендуется использовать решения, отвечающие следующим требованиям:
- Поддержка форматов ОЭСР (PDF/A, TIFF, XML).
- Автоматическое формирование архивного шифра и его привязка к метаданным.
- Встроенный модуль управления сроками хранения (автоматическое перемещение в архив или удаление).
- Возможность формирования отчётов по учёту (журналы регистрации, описи, реестры).
- Соответствие требованиям по защите персональных данных (ФЗ 152).
Описание (метаданные) электронных документов
Метаданные – это структурированная информация, позволяющая идентифицировать, классифицировать и управлять документом в архиве.
6.1 Обязательные поля метаданных
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Наименование документа | Краткое название (например, «Договор аренды № 123/2024») |
| Автор (создатель) | ФИО, должность, подразделение |
| Код архивного фонда | Уникальный идентификатор фонда |
| Номер описи | Ссылка на опись дел/документов |
| Срок хранения | Установленный нормативный срок |
| Тип доступа | Открытый / Ограниченный / Конфиденциальный |
| Контрольная сумма | SHA‑256, MD5 и т.п. |
| Формат файла | PDF/A‑2, DOCX, XML и др. |
6.2 Формирование описи электронных документов
Опись (реестр) формируется в соответствии с номенклатурой дел и включает:
- Номер и название документа;
- Архивный шифр;
- Сроки хранения;
- Сведения о месте хранения (физический/логический путь);
- Ответственное лицо.
Опись может быть представлена в виде электронного файла (XML, CSV) и печатного варианта для контроля.
Учёт электронных документов
7.1 Журналы регистрации
Каждое действие с документом (приём, перемещение, копирование, уничтожение) фиксируется в журнале регистрации. Журнал содержит:
- Дата и время операции;
- Идентификатор пользователя;
- Тип операции (ввод, вывод, изменение, удаление);
- Ссылка на документ (архивный шифр).
7.2 Реестр контроля сроков
Система автоматически генерирует список документов, срок хранения которых истекает в ближайший период (30, 90 дней). На основании реестра ответственные лица принимают решения о:
- Продлении срока (при необходимости);
- Перемещении в постоянный архив;
- Уничтожении (с оформлением акта).
7.3 Аудит и проверка соответствия
Регулярные проверки (не реже одного раза в год) включают:
- Сверку журналов регистрации с физическим наличием носителей.
- Проверку целостности файлов (контрольные суммы).
- Анализ соответствия сроков хранения нормативным требованиям.
- Подготовку отчётов для органов контроля (Росархив, ФАС).
Практические рекомендации по внедрению СХЭД
- Провести аудит текущих электронных документов – определить объём, форматы, сроки хранения.
- Сформировать номенклатуру дел согласно требованиям ФЗ 125‑ФЗ и Приказа 77.
- Выбрать СХЭД, отвечающую требованиям:
- Поддержка PDF/A‑2 и других архивных форматов;
- Встроенный модуль формирования архивного шифра;
- Автоматическое формирование описи и журналов;
- Система резервного копирования и репликации.
- Обучить персонал – правила работы с системой, порядок формирования шифров, контроль доступа.
- Организовать двойное хранение – два независимых носителя (например, два внешних диска) в разных помещениях.
- Внедрить процесс контроля целостности – ежеквартальная проверка контрольных сумм.
- Разработать регламент уничтожения – акт уничтожения, подписи ответственных, подтверждение удаления из СХЭД.
Электронные документы в архивах требуют системного подхода, который объединяет правовые нормы, технические решения и чётко прописанные бизнес‑процессы. Соблюдение требований Приказа 77, ФЗ 125‑ФЗ и правил Росархива позволяет обеспечить:
- Долговременную сохранность юридически значимых данных;
- Прозрачный и проверяемый учёт архивных материалов;
- Гарантированный доступ к документам в течение установленного срока.
Внедрение современной СХЭД и регулярный аудит процессов – ключ к успешному управлению электронным архивным фондом;
Дата актуализации: 06:03:37