На сегодняшний день 07 ноября 2026 года формирование и ведение архивов электронных документов (ЭАД) в Республике Казахстан стало обязательным элементом информационной инфраструктуры государственных органов, квазигосударственного сектора и частного бизнеса. Переход на электронный документооборот (ЭДО) и обязательное архивирование цифровых активов диктуется необходимостью обеспечения юридической значимости документов, их долговременной сохранности и быстрого доступа.

Нормативно-правовая база РК

Ключевым документом, регулирующим порядок работы с архивными документами в ведомственных и частных архивах, является Постановление Правительства РК от № 173 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» (в редакции от , вводится в действие по истечении десяти календарных дней после официального опубликования).

Основные положения Правил № 173:

• Унификация процессов: Устанавливаются единые требования к приему, хранению, учету и использованию документов, входящих в Национальный архивный фонд (НАФ), а также других архивных документов.
• Обязательность соблюдения: Действие Правил распространяется на все ведомственные и частные архивы, формирующие фонды НАФ или хранящие документы с установленными сроками хранения.
• Электронный формат: Регламентируется порядок передачи электронных архивных документов (ЭАД) в архивы, требования к их формату, метаданным и электронным подписям.

Дополнительно организацию архивного дела в РК регулируют:

• Закон РК «Об архивном деле и архивах»;
• Типовые перечни сроков хранения документов (утверждаемые уполномоченным органом в сфере архивного дела);
• ГОСТ Р 54989-2012 «Информационная технология. Архив электронных документов. Общие требования» (применяется как межгосударственный стандарт в рамках ЕАЭС);
• Технические регламенты и стандарты по защите информации и электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Понятие и виды электронных архивов

Электронный архив документов (ЭАД) — это организованная совокупность электронных архивных документов, созданных в информационных системах или полученных в результате оцифровки бумажных носителей, с обеспеченным режимом хранения, учета и использования.

Классификация архивов по назначению:

1. Архивы постоянного хранения (Национальный архивный фонд): Документы исторической, научной, культурной ценности, подлежащие вечному хранению в государственных архивах (ЦГА РК, областные архивы).
2. Ведомственные архивы (долговременное хранение): Документы организаций (государственных, квазигосударственных, частных), срок хранения которых превышает 10–15 лет (кадровые дела, проектная документация, финансовая отчетность, договоры).
3. Текущие/Оперативные архивы (СЭД/ЭДО): Рабочие базы систем электронного документооборота для обеспечения текущей деятельности (срок хранения до 10 лет).

Технологические требования к системе хранения электронных документов (СХЭД)

Современная СХЭД в РК должна соответствовать принципам OAIS (Open Archival Information System) и обеспечивать:

Долговременное хранение и юридическую силу

• Сроки хранения: Гарантированное сохранение свыше 15 лет (для кадровых документов — до 75 лет и более).
• Сохранение ЭЦП: Непрерывная верификация электронных подписей (КЭП) на протяжении всего срока хранения; Использование штампов времени (Time Stamping) и квитанций ОЦ (Оператора связи/Удостоверяющего центра).
• Именование и форматы: Использование открытых, устойчивых форматов (PDF/A-1b/2b/3b, XML, TIFF, ODF) согласно ГОСТ Р 54989-2012 и рекомендациям уполномоченного органа.

Процессы жизненного цикла ЭАД (согласно лучшим практикам и ГОСТу)

1. Создание (копирование) и внесение в СХЭД: Формирование архивной копии взамен поврежденных или при первичном архивировании. Автоматический захват из систем КЭДО (HR Link, Контур;КЭДО, Directum RX, 1С:Документооборот и др.).
2. Индексация и метаданные: Обязательное заполнение карточки документа (метаданных по Dublin Core / профилю РК): автор, дата, тип, срок хранения, классификационный код, хеш-сумма (SHA-256) для контроля целостности.
3. Мониторинг целостности (Fixity): Регулярная (по расписанию) проверка состояния ЭАД с помощью специальных программных средств (вычисление контрольных сумм). Результаты проверок протоколируются и хранятся в течение установленного времени.
4. Конвертация и миграция: Плановая миграция данных на новые носители и конвертация в актуальные форматы для предотвращения технологического устаревания (Preservation Planning). Миграция выполняется вместе с метаданными и журналами аудита.
5. Уничтожение/Отбор: Автоматизированное управление сроками хранения: формирование актов отбора к уничтожению или перечней к постоянному хранению (передаче в ГА РК).

Интеграция с экосистемой ЭДО и КЭДО

Ключевым трендом в РК является бесшовная интеграция архивного хранилища с системами текущего документооборота.

Популярные платформы и сценарии интеграции:

Организация электронного архива на предприятии: пошаговый подход

Внедрение ЭАД — это не только покупка ПО, но и организационно-распорядительная работа.

Этап 1: Аудит и нормативная база

• Инвентаризация существующих документооборотов (бумажный + электронный).
• Разработка/актуализация Номенклатуры дел и Перечня сроков хранения с учетом типовых перечней РК.
• Утверждение Положения об электронном архиве (политики безопасности, доступа, бэкапа).

Этап 2: Техническое проектирование

• Выбор модели развертывания: On-premise (свои ЦОД), Private Cloud (РКИТ, гос. облако), Hybrid.
• Расчет объемов хранилища (Hot/Warm/Cold tiers) с учетом роста 20-30% в год.
• Проектирование схемы резервного копирования (3-2-1) и аварийного восстановления (DRP).

Этап 3: Миграция и оцифровка (Retrospective)

• Сканирование бумажных архивов (скан-копии) с распознаванием текста (OCR) и привязкой метаданных.
• Перенос «наследия» из старых файловых хранилищ, SharePoint, 1С, почты в единую СХЭД.
• Верификация ЭЦП на мигрируемых документах.

Этап 4: Ввод в эксплуатацию и сопровождение

• Обучение архивариусов и администраторов (работу с профилями хранения, миграцией, отбором).
• Настройка регламентных заданий: проверка целостности (ежемесячно/квартально), мониторинг сроков ЭЦП, автоматическое формирование дел к передаче в ГА РК.
• Проведение внутренних аудитов соответствия Постановлению № 173 и ГОСТ Р 54989.

Особенности архивирования специфических видов документов

Кадровый архив (наиболее критичный для бизнеса)

• Срок хранения: личные дела — 75 лет, заказные справки — 50 лет, приказы по кадрам, 50/75 лет.
• Требование: хранение оригиналов ЭЦП сотрудника и работодателя. Недопустима замена оригинала ЭЦП фото/сканом без ЭЦП.
• Интеграция с HR-системами (HR Link, SAP SuccessFactors, 1С:ЗУП) для автоматического формирования дел сотрудника.

Архив конструкторской и проектной документации

• Форматы: DWG, DXF, PDF/A, IFC (BIM), STEP.
• Сложность: большие объемы файлов, версионность, связность комплекта чертежей (спецификации, ведомости).
• Решение: специализированные модули СХЭД с поддержкой CAD-форматов и 3D-просмотром в браузере.

Бухгалтерский и налоговый учет

• Сроки: 5–10 лет (Налоговый кодекс РК), первичные документы — 5 лет после отчетного года.
• Требование КГД МФ РК: возможность предоставления документов в электронном виде при камеральных/выездных проверках в установленном формате (XML/JSON по стандартам КГД).

Роль Республиканского государственного учреждения «Центральный государственный архив»

РГУ «Центральный государственный архив» (ЦГА РК) является ведущим методологическим центром по формированию НАФ в электронном виде. Деятельность ЦГА включает:

• Прием на хранение фондов ведомственных архивов по истечении сроков хранения в организации-создателе.
• Разработку методических рекомендаций по подготовке ЭАД к передаче (форматы, структура пакетов SIP — Submission Information Package).
• Обеспечение доступа к электронным копиям документов НАФ через портал «Электронный архив» / Single Archive Portal.
• Консультирование организаций по вопросам отбора, экспертизы стоимости и передачи документов.

Важно: Передача документов в ЦГА РК осуществляется в порядке, установленном Правилами № 173. Организация-создатель несет ответственность за достоверность, полноту и читаемость передаваемых ЭАД до момента акта приема-передачи.

Риски и ошибки при создании ЭАД

1. Игнорирование метаданных: Хранение «голых» файлов (PDF, DOCX) без карточки учета делает документ юридически незначимым и непоисковым.
2. Отсутствие стратегии миграции: Хранение данных на устаревших носителях (ленты LTO без драйверов, проприетарные форматы старых СЭД) ведет к потере доступа.
3. Нарушение цепочки доверия ЭЦП: Отсутствие штампов времени (RFC 3161) или архивации сертификатов УЦ (CRL/OCSP) делает невозможным доказательство валидности подписи через 10-15 лет после истечения срока сертификата.
4. Хранение только в рабочей системе ЭДО: Без выделенного архивного хранилища (СХЭД) с режимом WORM (Write Once Read Many) и разделением прав доступа (администратор ≠ архивариус) не обеспечивается неподтасованность.
5. Несоответствие перечню сроков хранения: Преждевременное уничтожение или бесконтрольное накопление «мусора», увеличивающее риски утечки и затраты на хранение.

Перспективы развития: Цифровой архив нового поколения

На 2026–2027 годы в РК наблюдается переход к концепции Intelligent Archive (Умный архив):

• AI/ML для классификации: Автоматическое определение типа документа, срока хранения, выделение ПД (персональных данных) и коммерческой тайны при загрузке.
• Blockchain / DLT для аудита: Реестр хешей документов и операций с ними в распределенном реестре для неоспоримого доказательства неизменности (пробные пилоты в госсекторе).
• Единый порог доступа (Single Sign-On + Zero Trust): Бесшовный доступ сотрудников к архивным копиям из интерфейса текущей ЭДО/ERP/HRM без дублирования учетных записей.
• Облачные госсервисы (G-Cloud): Использование аккредитованных облачных платформ для размещения СХЭД субъектами КГД, освобождающих себя от поддержки «железа».

Создание и ведение архива электронных документов в Республике Казахстан сегодня — это комплексная задача на стыке юриспруденции (Закон об архивном деле, Постановление № 173, Налоговый кодекс, ТК РК), IT-инженерии (СХЭД, миграция, ИБ, ЭЦП) и архивистики (номенклатура, экспертиза, отбор).

Успешное решение этой задачи позволяет организации не только выполнить требования регуляторов (КГД МФ РК, уполномоченный орган по архивному делу), но и получить стратегический актив: структурированную, юридически достоверную и быстро доступную базу знаний для защиты интересов в суде, прохождения аудитов, управления рисками и принятия управленческих решений.

Рекомендация: Начните с аудита текущего состояния документооборота и разработки Дорожной карты (Roadmap) внедрения СХЭД с учетом требований Постановления Правительства РК № 173 и стандарта ГОСТ Р 54989-2012. Привлечение экспертов по долгосрочному архивированию (Digital Preservation) на этапе проектирования сэкономит значительные средства на этапе эксплуатации.