На сегодняшний день создание и развитие электронных архивов является приоритетным направлением государственной политики в сфере сохранения документального наследия․ В Ханты-Мансийском автономном округе, Югре этот процесс достиг высокого уровня зрелости: функционируют мощные автоматизированные информационные системы, обеспечивающие не только хранение, но и удаленный доступ к уникальным историческим документам для широкого круга пользователей․

Ключевые платформы и информационные системы

Основой электронного архива округа является единая программно-аппаратная инфраструктура, интегрированная в федеральные контуры․

АИС «Электронный архив Югры» (на платформе ЭЛАР)

С 27 августа 2015 года в Государственном архиве ХМАО-Югры промышленно эксплуатируется Автоматизированная информационная система (АИС) «Электронный архив» на платформе программного комплекса ЭЛАР (АИС Архив)․ Это ядро цифрового хранилища региона․

• Функционал: ведение электронных инвентарей, формирование электронных копий документов, обеспечение долговременного хранения электронных документов (ЭД) в соответствии с требованиями Росархива (форматы PDF/A, TIFF, XML и др․)․
• Масштаб: система обеспечивает учет и хранение документов фондов государственного архива, а также документов ведомственных и муниципальных архивов округа․
• Журналирование: ведется электронный журнал учета выдачи и использования документов, что исключает потерю оригиналов при частом обращении․

Государственная информационная система «Архивы России» (ГИС «Архивы России»)

Архив ХМАО-Югры является активным участником федеральной ГИС․ Доступ к системе осуществляется через ЕСИА (Госуслуги)․

• Позволяет осуществлять межведомственный электронный документооборот в архивной сфере․
• Для каждого архивного документа в системе фиксируется наличие/отсутствие электронной копии․
• Обеспечивает единый поиск по фондам архивов всей страны, включая фонды Югры․

Портал «Победа: одна на всех!», флагманский проект

К 75-летию Победы в Великой Отечественной войне (май 2020 г․) Архивной службой Югры был разработан и запущен уникальный интернет-портал:

🌐 http://победа86․рф/

• Портал объединяет оцифрованные архивные документы, фотографии, наградительные листы, карточки эвакуированных и подвижников․
• Реализован принцип «одной точки входа» для поиска информации о участниках войны, родом из округа или призванных югорскими военкоматами․
• Проект стал лауреатом всероссийских конкурсов и образцом для других регионов․

Виртуальные выставки и образовательные ресурсы

Служба по делам архивов ХМАО-Югры и Государственный архив активно используют цифровые форматы для популяризации истории:

• Виртуальные выставки: регулярно публикуются на официальных сайтах и в социальных сетях (ВК)․ Тематика охватывает историю освоения Севера, развитие нефтегазовой отрасли, биографии выдающихся земляков․
• Цифровые базы для образования: подготовлены специальные наборы оцифрованных документов для использования в школьных уроках истории и проектной деятельности (региональный компонент ФГОС)․
• Акция «Сохраним историю вместе»: ежегодная кампания по приему документов в электронном виде (сканы, фото) от населения и организаций для пополнения фондов․

Доступ к электронному архиву: как это работает

Для удаленного пользователя (физические лица, исследователи):

1. Портал Госуслуг (ЕСИА): основной способ аутентификации в ГИС «Архивы России» и личном кабинете пользователя ГА ХМАО-Югры․
2. Официальный сайт ГА ХМАО-Югры: раздел «Электронные услуги» / «Поиск по фондам» / «Виртуальный читальный зал»․
3. Портал «Победа: одна на всех!»: открытый доступ без авторизации для поиска по военным документам․

Для организаций (ведомственный доступ):

• Межведомственное электронное взаимодействие (МЭВ) через ГИС «Архивы России»․
• Подача запросов на выдачу архивных справок в электронном виде․
• Сдача документов на хранение с предварительным формированием электронных описей․

Нормативная база и стандарты хранения

Деятельность электронного архива регулируется:

• Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
• Приказами Росархива (в т․ч․ Приказ № 76 «Об утверждении требований к системам электронного архива»)․
• Законом ХМАО-Югры «Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе — Югре»․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивное дело․ Электронные архивы․ Общие требования)․

Важно: Утверждаются новые форматы и правила использования и хранения документов в электронном виде, гарантирующие их юридическую значимость и читаемость на протяжении всего срока хранения (до бессрочного)․

Распространенное заблуждение: Электронный архив ≠ ЦОП/Электронный дневник

В поисковой выдаче по запросу «Электронный архив ХМАО» часто встречаются ссылки на ЦОП ХМАО-Югры (Цифровая образовательная платформа), системы электронных журналов и дневников для школ (Дневник․ру, МЭШ, сетевой город и др․)․

Контакты и реквизиты Государственного архива ХМАО-Югры

Для обращения за архивными справками, сдачи документов или консультаций по работе с электронными ресурсами:

• Адрес: г․ Ханты-Мансийск, ул․ Комсомольская, д․ 21․
• Официальный сайт: archive․admhmao․ru (портал Архивной службы ХМАО-Югры);
• E-mail для приема документов/заявок: archive@admhmao․ru
• Соцсети: ВКонтакте — официальная группа «Государственный архив ХМАО-Югры» / «Служба по делам архивов ХМАО-Югры»․

Перспективы развития (2026–2030 гг․)

С>

1. ИИ-технологии: Внедрение модулей распознавания рукописного текста (HTR) для автоматического полнотекстового поиска по старым актам (метрические книги, переписи, делопроизводство 1930–50-х гг․)․
2. Блокчейн/КЕП: Использование квалифицированных электронных подписей и распределенных реестров для подтверждения подлинности электронных копий при передаче в межведомственном обмене․
3. Интеграция с «Цифровым профилем» гражданина: Возможность получения архивной справки (о зарплате, стаже, награждении) проактивно в личном кабинете Госуслуг без написания заявления․

Электронный архив ХМАО-Югры — это не просто сканер и файловый сервер, а сложная экосистема, включающая АИС «Электронный архив» (ЭЛАР), интеграцию в ГИС «Архивы России», уникальные тематические порталы (как «Победа: одна на всех!») и открытые образовательные ресурсы․ Главная задача — надежное сохранение архивных фондов, составляющих культурно-историческое наследие региона, и обеспечение равного доступа к ним для каждого жителя округа, независимо от места жительства (Ханты-Мансийск, Сургут, Нижневартовск или отдаленное поселение)․

Развитие электронного архива идет по пути от «хранения копий» к «цифровому двойнику», обладающему полной юридической силой, что кардинально меняет качество архивного обслуживания граждан и организаций в 2026 году и далее․