Электронный архив (ЭА) – это специализированная информационная система, обеспечивающая приём, учёт, хранение и использование электронных архивных документов (ЭАД) без необходимости их предварительного документирования на бумажном носителе. Корректное описание документов в ЭА является ключевым условием их долгосрочной доступности, аутентичности и юридической значимости.

Нормативная база

• Приказ Федерального архивного агентства № 69 от – утвердил Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов.
• Приказ Росархива № 77 от – регламентирует порядок хранения электронных документов, требования к форматам, сохранности, учёту и контролю доступа.
• Приказ Росархива № 19 от – вводит стандарты ответственности за соблюдение архивного законодательства, включая штрафы за нарушения правил хранения и обращения с документами.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Единые форматы электронных документов» – определяет обязательные наборы метаданных, форматы файлов, порядок их создания, передачи, хранения и уничтожения.

Состав электронного архивного документа (ЭАД)

Согласно статье 141 новых Правил и рекомендациям SL Soft, в состав ЭАД, размещаемого на хранение, входят:

1. Файл основной части электронного документа (рекомендованный формат – PDF/A).
2. Файлы неотъемлемых приложений к электронному документу (если они имеются).
3. Файл или файлы электронных подписей при их наличии.
4. Файл метаданных документа в формате XML, содержащий регистрационно‑учётные сведения и другие атрибуты.

Кроме того, типовые функциональные требования к СХЭД предписывают использовать контейнер‑ZIP, который объединяет:

• контент документа;
• метаданные (XML);
• файлы электронных подписей;
• визуализированную копию текстового документа в формате PDF/A.

Метаданные и их роль в описании документов

Метаданные – это структурированные сведения, которые сопровождают каждый электронный документ и обеспечивают:

• идентификацию документа (номер, дата создания, автор);
• классификацию по типу, предмету, отделу;
• контроль доступа и аудит действий (кто, когда, что сделал);
• обеспечение долговременной пригодности (форматы, версии ПО, контрольные суммы).

Типовой набор метаданных, обязательный для включения в СХЭД, включает:

• регистрационно‑учётные сведения (индекс, номер дела, дата поступления);
• описание содержания (заголовок, аннотация, ключевые слова);
• технические атрибуты (формат файла, размер, контрольная сумма, версия ПО);
• сведения о подписях и сертификатах;
• информация о правах доступа и условиях использования.

Требования к системе хранения электронных документов (СХЭД)

Согласно приказу Федерального архивного агентства № 69 и последующим нормативным актам, СХЭД должна обеспечивать:

1. Приём электронных документов на физически обособленных носителях (USB‑накопители, внешние жёсткие диски, ленты) и их последующее включение в архив.
2. Учёт и хранение регистрационно‑учётных сведений и других метаданных.
3. Защиту документов от несанкционированного изменения и удаления (режим «только чтение», контроль целостности через хеш‑суммы).
4. Автоматическое протоколирование действий пользователей: фиксация даты и времени события, описания действия, сведений о пользователе, инициировавшем событие.
5. Поддержание долгосрочной доступности: периодическая проверка форматов, миграция при необходимости, резервное копирование на географически разнесённые носители.

Ответственность за соблюдение требований архивного законодательства

Приказ Росархива № 19 от вводит чёткие стандарты ответственности:

• Дисциплинарная ответственность сотрудников за нарушение правил хранения, учёта и предоставления доступа к электронным документам.
• Административные штрафы за несоблюдение требований по защите целостности и конфиденциальности данных.
• Обязанность вести журнал учёта нарушений и принимать корректирующие меры.

Практическое описание документа в электронном архиве

Пример структуры описания документа в системе СХЭД (в виде XML‑метаданных):

<document>
 <identifier>EA-2026-00123</identifier>
 <title>Приказ о утверждении штатного расписания</title>
 <date>2026-05-14</date>
 <author>Иванов И.И.</author>
 <type>Приказ</type>
 <format>application/pdf</format>
 <signature>sign.xml</signature>
 <rights>Доступ ограничен: только сотрудники отдела кадров</rights>
 <checksum>sha256:3a7f4c1e9b2d...</checksum>
</document>

Такой набор метаданных позволяет:

• Быстро находить документ по номеру, дате или автору;
• Проверять подлинность через контрольную сумму и электронную подпись;
• Обеспечивать соблюдение сроков хранения, установленных нормативными актами;
• Формировать отчёты о движении документов и аудите доступа.

Описание документов в электронном архиве – это не просто техническая процедура, а комплекс мер, направленных на обеспечение их юридической значимости, долгосрочной сохранности и удобного доступа. Соблюдение нормативных требований (приказы ФАГ, Росархива, ГОСТ), использование стандартизированных форматов (PDF/A, XML, ZIP‑контейнер) и полное заполнение метаданных являются обязательными условиями эффективной работы СХЭД. Только при выполнении всех этих условий электронный архив способен выполнять свои функции как надёжного хранилища государственной и корпоративной информации.