В эпоху цифровизации доступ к архивным документам стал значительно проще и удобнее. Для жителей Пензенской области и исследователей, интересующихся историей региона, существует ряд электронных платформ и систем, позволяющих работать с документами удаленно. В этой статье мы подробно разберем основные электронные архивы Пензы, их функционал, контакты и особенности работы.

Ключевые игроки: Основные архивные учреждения региона

Центром архивного дела в регионе является Государственный архив Пензенской области (ГАПО). Именно он концентрирует основную массу исторических и управленческих документов. Также важную роль играют архивные сектора муниципальных районов и специализированные архивы (ЗАГС, Правительства области).

Государственный архив Пензенской области (ГБУ «Госархив Пензенской области»)

Это главное хранилище документов регионального значения.

• Адрес: 440044, г. Пенза, ул. Дзержинского, 7
• Директор: Евневич Татьяна Алексеевна
• Телефоны: (8412) -4-58-13, 94-02-49 (приемная)
• E-mail: penzarhiv@mail.ru (согласно данным портала «Архивы России»)
• Официальный сайт / Портал: gosarhiv.narod;ru (исторический адрес), актуальная информация представлена на портале «Архивы России» (archivsura.ru).

Архивный сектор Администрации Пензенского района

Муниципальный архив, хранящий документы по истории Пензенского района.

• Адрес: 440056, Пензенская область, Пензенский район, с. Кондоль, ул. Нагорная, д. 17
• Телефон: 8 (8412) -7-74-60
• E-mail: kondol@admsura.ru

Основные электронные ресурсы и порталы

Портал «Архивы России» (Федеральный ресурс)

Это главная точка входа для поиска информации о фондах ГАПО и других архивов региона. На портале представлены:

• Указатели фондов: Позволяют просмотреть состав фондов, описи и понять, какие документы хранятся в архиве, не выходя из дома.
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД): Раздел, где публикуются оцифрованные копии документов.
• Контактная информация и реквизиты для официальных запросов.

Система «ЭЛАР-Архив» (АИС ЭЛАР-Архив)

Согласно информации с официальных источников, ГАПО использует промышленную систему управления электронным архивом САПЕРИОН / ЭЛАР-Архив.

Важные особенности:

• В систему загружаются графические образы (сканы) документов и индексная база данных.
• Модуль «Платные услуги» работает именно через АИС «ЭЛАР-Архив».
• Оплата заказов (сканирование, выдача копий, справок) производится только через эту систему.

Проект «Наши Предки» (nashipredki.ru)

Незаменимый ресурс для геноалогов. На портале представлена:

• Общая информация о ГАПО.
• Список электронных копий дел с метрическими книгами и ревизскими сказками, доступных для просмотра онлайн.
• Удобный интерфейс для просмотра сканов страниц.

Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД)

Доступна через портал «Архивы России» или сайт архива. Содержит оцифрованные оригиналы документов и скан-копии бумажных носителей, созданные в соответствии с правилами ведения архивной работы.

Архив документов Правительства Пензенской области

Отдельный ресурс для работы с нормативно-правовыми и управленческими актами текущей деятельности:

• Приказы, постановления, распоряжения, письма, решения, законы, положения.
• Актуален для юристов, чиновников и журналистов.

Архив ЗАГС (Отдел учёта, обработки и хранения документов)

Работает в рамках Регионального портала государственных и муниципальных услуг Пензенской области. Здесь заказываются справки о регистрации актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть) в электронном виде.

Технологическая база: Как создаются электронные архивы

Процесс перевода бумажных документов в электронный вид в Пензенской области организован на профессиональном уровне:

1. Сканирование: В ГАПО появился комплекс планетарного сканирования, позволяющий качественно оцифровывать ценные, старые и крупноформатные документы без повреждения переплетов.
2. Создание графических образов: Получаются высококачественные изображения (TIFF, JPEG, PDF).
3. Индексация (атрибутика): К каждому образу привязывается метаданные (описание дела, даты, номера, имена), формируя поисковую базу данных.
4. Загрузка в САПЕРИОН / ЭЛАР-Архив: Готовые массивы данных загружаются в промышленную систему хранения и управления электронным архивом.

Преимущества электронных архивов Пензы

• Удаленный доступ: Возможность изучить указатели и многие сканы дел (метрические книги, ревизские сказки) из любого города через «Наши Предки» или ЭБИД.
• Сохранность оригиналов: Выдача электронных копий избавляет уникальные бумажные документы от износа.
• Прозрачность заказов: Через АИС «ЭЛАР-Архив» можно отследить статус заказа на сканирование или справку и оплатить его онлайн.
• Поисковые возможности: Электронные указатели позволяют находить нужное дело за секунды по ключевым словам, в отличие от ручного просмотра карточек.

Как заказать документ или скан онлайн: Пошаговая инструкция

Вариант А: Генеалогический поиск (Метрические книги, Ревизские сказки)

1. Зайдите на nashipredki.ru или портал «Архивы России» -> раздел ЭБИД.
2. Выберите архив: «Государственный архив Пензенской области».
3. Изучите список электронных копий дел. Если дело оцифровано — просматривайте бесплатно онлайн.
4. Если дела нет в открытом доступе, но оно есть в указателе — оформите запрос на сканирование через АИС «ЭЛАР-Архив» (модуль Платные услуги) или напишите официальный запрос на e-mail архива.

Вариант Б: Получение справки (ЗАГС, архивы организаций, личные дела)

1. Перейдите на Региональный портал госуслуг Пензенской области (для ЗАГС) или на портал «Архивы России» (для ГАПО).
2. Авторизуйтесь через ЕСИА (Госуслуги).
3. Выберите услугу: «Предоставление информации по документам архивных фондов» или «Выдача справки из архива ЗАГС».
4. Заполните заявку, укажите известные реквизиты (ФИО, дата, место, фонд/опис/дело — если известны из указателей).
5. Оплатите услугу через АИС «ЭЛАР-Архив» (для ГАПО) или через платежный шлюз портала госуслуг.
6. Получите готовый документ в личном кабинете (электронно) или по почте (на бумаге).

Контакты для связи и консультаций

Если у вас возникли сложности с поиском в электронных указателях или оформлением заказа, рекомендуется связаться с архивистами напрямую:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Все ли дела ГАПО оцифрованы и доступны в интернете?

Нет. Оцифровка — длительный процесс. В открытом доступе (на «Наши Предки» и в ЭБИД) преимущественно самые востребованные фонды: метрические книги, ревизские сказки, confesionalные росписи. Большинство дел (деловой переписки, советские фонды, личные дела) требует заказа сканирования или личного визита в читальный зал.

Можно ли сфотографировать документы в читальном зале бесплатно?

Правила фотографирования устанавливаются внутренним распорядком архива. Обычно некоммерческая съемка без штатива и вспышки разрешается бесплатно, но обязательно уточните это по телефону (8412) -4-58-13 перед визитом.

Что такое АИС «ЭЛАР-Архив» и почему оплата только через нее?

Это автоматизированная информационная система, в которой ведется учет поступивших запросов, формируются заказы на сканирование и выставляются счета. Это обеспечивает прозрачность финансовых операций и отчетность госучреждения. Без регистрации в этой системе (или оплаты по реквизитам, выданным через нее) заказ не будет принят в работу.

Есть ли доступ к архивам Пензенской области через «Мои Документы» (МФЦ)?

Через МФЦ обычно оформляются запросы в Архив ЗАГС (справки о рождении/браке/смерти). Запросы в ГАПО (исторические справки, геноалогия) чаще всего оформляются напрямую через портал «Архивы России», АИС «ЭЛАР-Архив» или почтой.

Система электронных архивов Пензы на 2026 год представляет собой зрелую инфраструктуру, сочетающую федеральный портал «Архивы России», специализированную геноалогическую платформу «Наши Предки», собственную ЭБИД ГАПО и промышленную систему управления архивом «ЭЛАР-Архив» (САПЕРИОН).

Главное правило для пользователя: начните работу с поиска в указателях и ЭБИД (бесплатно). Если документ не найден в открытом доступе — оформляйте платный заказ на сканирование через АИС «ЭЛАР-Архив». Для справок ЗАГС используйте Региональный портал госуслуг. Наличие комплекса планетарного сканирования в ГАПО гарантирует высокое качество предоставляемых копий.

Статья подготовлена на основе открытых данных портала «Архивы России», официального сайта ГАПО, проекта «Наши Предки» и Регионального портала госуслуг Пензенской области. Актуально на . Перед визитом или оплатой рекомендуется верифицировать реквизиты на официальных ресурсах.