На сегодняшний день архивное дело Республики Мордовия прошло путь от традиционных бумажных хранилищ к современной открытой цифровой экосистеме. Массовая оцифровка фондов, внедрение государственных информационных систем и запуск порталов удаленного доступа сделали уникальные исторические документы доступными для исследователей, генеалогов и широкой общественности из любой точки мира. В этой статье мы подробно разберем структуру электронных архивов Мордовии, ключевые ресурсы, доступные сервисы и актуальные контакты.

Ключевые архивные учреждения и их цифровая присутствие

Архивная сеть республики имеет четкую иерархию. Понимание этой структуры необходимо для правильного выбора ресурса при поиске документов.

Центральный государственный архив Республики Мордовия (ЦГА РМ), Флагман оцифровки

Это главное хранилище документов регионального значения. В последние годы ЦГА РМ стал locomotivом цифровой трансформации.

• Официальный сайт и почта: Официальная электронная почта учреждения, arkhiv.gos.rme-mordovia.ru. На сайте опубликованы путеводители по фондам и новости.
• Путеводитель по фондам: С 2019 года (опубликован ) доступны для просмотра и скачивания полные списки фондов. Это основной навигационный инструмент для составления запроса.
• Электронные копии дел: Активное наполнение базы сканированными образами метрических книг, ревизских сказок и дел по личному составу;
• Виртуальные выставки: Регулярно публикуются тематические подборки (около 50 сканированных документов и фото), охватывающие историю мордовского народа с XI века, культуру, традиции и быт. Партнеры: РГАДА, Мордовский республиканский объединенный музей им. И.Д. Воронина.

Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия

Специализированное учреждение, хранящее кадровые документы, трудовые книжки, личные дела работников предприятий и организаций.

• Госуслуги в электронном виде: Архив активно интегрирован в ЕПГУ (Единый портал госуслуг), что позволяет заказывать справки и копии документов дистанционно.
• Методическая работа: Сотрудники архива участвуют в заседаниях коллегии Архивного управления и Общественного совета при Минкультнацполитархива РМ, обсуждая роль научно-справочного аппарата в электронном использовании документов.

Муниципальные архивы (Районные и городские)

Сеть муниципальных архивов также переходит на цифровые рельсы. Примеры:

• Муниципальный архив Администрации Дубенского муниципального района (с. Дубенки, 431770) — представлен на портале «Архивы России».
• Архивный отдел Администрации Рузаевского муниципального района — использует ГИС УИАД для удаленного предоставления документов.

Управляющий орган: Отдел по управлению архивами Минкультнацполитархива РМ

Координирует политику оцифровки, ведет реестр архивов, курирует внедрение ГИС УИАД. Адрес: г. Саранск, ул. Коммунистическая, д. 33, корп. 3.

Основные информационные системы и порталы доступа

Для работы с электронными архивами Мордовии не нужно ходить в читальные залы — достаточно знать адреса ключевых систем.

ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов)

Это главный федеральный шлюз. Через ГИС УИАД обеспечивается удаленный доступ к справочно-поисковым средствам (путеводителям, описям) и электронным копиям документов, хранящимся в архивах Мордовии (в т.ч. ЦГА РМ и муниципальных архивах, например, Рузаевского района). Система позволяет:

• Искать дела по реквизитам (фонд, опись, дело, даты).
• Просматривать оцифрованные образы страниц в высоком разрешении.
• Формировать заявки на получение копий или справок.

Портал «Архивы России» (archives.gov.ru)

Федеральный реестр архивных учреждений. Здесь можно найти актуальные контакты, реквизиты, режим работы и ссылки на сайты всех архивов Мордовии (ЦГА РМ, Архив по личному составу, Дубенский, Рузаевский и др.).

ЭБИД (Электронная библиотека исторических документов)

Ресурс, агрегирующий указатели и описи фондов ЦГА РМ. Удобен для предварительного поиска номенклатуры дел перед переходом в ГИС УИАД или на сайт архива.

Генеалогические порталы: «Наши Предки» (predki.com) и форум ВГД

Для семейных историков это часто самые удобные точки входа:

• «Наши Предки», раздел ЦГА РМ: Содержит общую информацию об архиве и, что критически важно, список электронных копий дел с метрическими книгами и ревизскими сказками с прямыми ссылками на просмотр.
• Генеалогический форум ВГД (Тема 44156): Активное сообщество исследователей Мордовии. Здесь обмениваются опытом работы с фондами, расшифровывают сложные записи, делятся ссылками на неочевидные фонды.

Какие документы доступны в электронном виде? (Типовые фонды)

Оцифровка ведется приоритетно по наиболее востребованным группам документов. На 2026 год в открытом доступе (или по запросу через ГИС УИАД) наиболее полно представлены:

1. Метрические книги (Рождество, Венчание, Похоронение): Основной источник для генеалогии до 1918–1920 гг. Оцифрованы фонды духовных консисторий, уездных духовных управлений, приходов Мордовской губернии и уездов (Ардатовский, Инсарский, Кременский, Саранский, Темниковский и др.).
2. Ревизские сказки (I–X ревизии, 1719–1858 гг.): Ключевой источник для «глубокой» генеалогии и истории крестьянства/поселян. Доступны сканы страниц с указанием ревизских душ.
3. Списки приходской переписи (1870–1890-е гг.): Аналог переписей населения для сельского населения.
4. Документы по личному составу (XX век): Трудовые книжки, личные карточки, дела по назначению пенсий (в Госархиве по личному составу — через Госуслуги).
5. Документы по истории, культуре и быту (XI–XX вв.): Представлены на виртуальных выставках и в ЭБИД (акты, указы, планы поселений, этнографические материалы).
6. Фонды советского периода: Документы исполкомов Soviets, партийных органов, предприятий (описи доступны в Путеводителе ЦГА РМ, дела оцифровываются по запросу).

Электронные сервисы и Госуслуги: Как получить документ не выходя из дома

Самое главное помнить: физическое присутствие в читальном зале больше не обязательно для получения правового результата.

Портал Госуслуг (Госуслуги.Ру / Портал госуслуг РМ)

Через раздел «Культура и отдых» → «Архивные услуги» доступны:

• Заказ архивной справки (о месте рождения, браке, смерти, месте работы/проживания).
• Заказ копии документа (обычной или заверенной).
• Написание официального запроса в архив (Госархив по личному составу и ЦГА РМ подключены к межведомственному взаимодействию).

Важно: Для заказа справок из Госархива по личному составу часто требуется нотариальная доверенность или заявление в личном кабинете Госуслуг (подтвержденная учетная запись).

Удаленное использование через ГИС УИАД

Если документ уже оцифрован, его можно изучить самостоятельно бесплатно (или за символическую плату за скачивание/печать, в зависимости от тарифов архива на текущий момент). Если документ не оцифрован, через ГИС УИАД можно заказать его оцифровку (платная услуга) или заказать поиск по делу.

Главное событие 2025 года: Массовая оцифровка ЦГА РМ

Согласно официальным данным Правительства Республики Мордовия и ГТРК «Мордовия» от 28 февраля 2025 года, состоялся качественный прорыв: «Архив Мордовии теперь доступен онлайн».

«Жители Мордовии смогут легко находить исторические документы благодаря оцифровке материалов Центрального государственного архива республики».

В рамках национального проекта «Культура» и федерального проекта «Цифровая культура» были оцифрованы и выложены в открытый доступ (через ГИС УИАД и портал архива) массивы документов, ранее доступных только в читальном зале. Это кардинально сократило время ожидания справок для генеалогов и юристов.

Справочник контактов и полезных ссылок (Актуально на 2026 год)

Для оперативной связи и уточнения деталей по сложным запросам:

Пошаговая инструкция: Как начать поиск прямо сейчас

1. Определите цель: Генеалогия (метрика/ревизские сказки) → ЦГА РМ / «Наши Предки» / ГИС УИАД. Документы XX века (трудовая, пенсия) → Госархив по личному составу / Госуслуги. История села/предприятия → ЦГА РМ / Муниципальный архив / ЭБИД.
2. Изучите Путеводитель: Скачайте Путеводитель по фондам ЦГА РМ (с сайта архива или ЭБИД). Найдите нужный фонд и опись.
3. Проверьте оцифровку: Зайдите на predki.com (раздел ЦГА РМ) или в ГИС УИАД. Введите номер фонда/описи/дела. Если есть значок «скана» / «просмотра», изучайте онлайн.
4. Если нет скана: Оформите заявку на оцифровку в ГИС УИАД (платно) или заказ поиска/справки через Госуслуги (для Архива по личному составу) / официальный запрос на почту arkhiv.gos.rme-mordovia.ru (для ЦГА РМ).
5. Присоединитесь к сообществу: Тема 44156 на форуме ВГД — лучшее место для вопросов по конкретным уездам/приходам Мордовии.

Электронные архивы Республики Мордовия на конец 2026 года представляют собой зрелую, активно развивающуюся систему. Ключевым достижением стало интегрирование региональных архивов в ГИС УИАД и массовая выкладка сканов метрических книг и ревизских сказок в открытый доступ (проект 2025 года). Для пользователя это означает переход от модели «приезжай в Саранск» к модели «найди и закажи из дома».

Главный совет: Начинайте с Путеводителя по фондам ЦГА РМ и раздела «Наши Предки» — это сэкономит недели ожидания ответов на неправильно составленные запросы. Используйте Госуслуги для документов XX века и ГИС УИАД для глубокого исторического и генеалогического исследования.

Материал подготовлен на основе открытых данных порталов «Архивы России», ГИС УИАД, ЭБИД, официальных сайтов ЦГА РМ, Минкультнацполитархива РМ, новостей Правительства РМ и ГТРК «Мордовия» (февраль 2025), а также сообщества «Наши Предки» и форума ВГД. Актуальность контактов рекомендуется верифицировать на официальных ресурсах перед отправкой запросов.