В последние годы в России активно развивается система электронных архивов, и регион Тамбов не стал исключением. Электронные архивы позволяют хранить, искать и использовать документы в цифровом виде, повышая эффективность работы государственных органов, бизнеса и граждан. В этой статье мы подробно разберём, что такое электронные архивы в Тамбове, какие задачи они решают, как построена их техническая и правовая инфраструктура, а также как пользоваться их сервисами.

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это совокупность программных, аппаратных и организационных средств, предназначенных для долгосрочного хранения электронных документов и их метаданных в соответствии с требованиями законодательства о государственной тайне, персональных данных и архивном деле.

• Цифровой формат – документы хранятся в электронных файлах (PDF, DOCX, TIFF и др.).
• Метаданные – информация о документе (дата создания, автор, классификация, срок хранения).
• Контроль доступа – система прав, определяющая, кто может просматривать, изменять или удалять документ.
• Долговременное хранение – обеспечение целостности и читаемости файлов в течение десятков лет.

Зачем нужны электронные архивы в Тамбове?

Основные цели внедрения электронных архивов в регионе:

1. Оптимизация документооборота – ускорение обмена информацией между органами власти, предприятиями и гражданами.
2. Снижение затрат – уменьшение расходов на бумажные носители, их хранение и транспортировку.
3. Повышение прозрачности – возможность быстро находить и предоставлять документы в рамках открытого правительства.
4. Соблюдение нормативных требований – автоматическое соблюдение сроков хранения и уничтожения документов.
5. Защита от потери – резервное копирование и распределённое хранение в дата‑центрах.

Правовая база

Работа электронных архивов в Тамбове регулируется рядом федеральных и региональных нормативных актов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2021) – определяет порядок создания, хранения и использования архивных документов.
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – регулирует обработку персональных данных в электронных архивах.
• Приказ Минкультуры России от № 447 «Об утверждении Положения о порядке создания и использования электронных архивов».
• Региональный нормативный акт «О цифровой трансформации администрации Тамбовской области» (2023) – задаёт стратегию внедрения электронных сервисов, включая архивы.

Техническая инфраструктура

Электронные архивы Тамбова построены на базе современных технологий:

Платформа «Электронный архив России» (ЭАР)

Это национальная облачная платформа, предоставляемая ФГИС «Электронный архив». Региональные органы подключаются к ней через защищённые каналы связи.

Системы управления документами (DMS)

Для локального документооборота в муниципалитетах используется система «Документ‑Онлайн», интегрированная с ЭАР.

Защита и резервирование

• Шифрование данных по ГОСТ 34.10‑2018.
• Многоуровневая аутентификация (логин/пароль + OTP).
• Резервные копии хранятся в двух независимых дата‑центрах в Московском и Уральском регионах.

Ключевые сервисы электронных архивов Тамбова

Ниже перечислены основные сервисы, доступные пользователям:

• Электронный архив государственных органов – поиск и просмотр нормативных актов, решений, протоколов заседаний.
• Электронный архив муниципальных образований – документы по градостроительству, земельным отношениям, бюджету.
• Электронный архив культурного наследия – сканированные копии исторических документов, фотоматериалов, карты.
• Электронный архив судебных решений – открытый доступ к решениям судов первой и второй инстанций (за исключением закрытых дел).
• Персональный кабинет гражданина – возможность загрузить свои документы (например, копии дипломов) и хранить их в защищённом облаке.

Как пользоваться электронными архивами Тамбова?

Шаг 1. Регистрация

Для доступа к большинству сервисов необходимо создать аккаунт на портале archive.tambov.gov.ru. Регистрация проходит через единую систему идентификации «Госуслуги».

Шаг 2. Выбор раздела

После входа в личный кабинет пользователь видит список доступных разделов: «Гос. документы», «Муниципальные акты», «Культура», «Судебные решения», «Личный кабинет». Выберите нужный.

Шаг 3. Поиск

Поиск осуществляется по нескольким параметрам:

• Ключевые слова.
• Номер документа.
• Код классификатора (по ОКУД).

Результаты отображаются в виде списка с краткой аннотацией и кнопкой «Скачать».

Шаг 4. Скачивание и просмотр

Документы доступны в формате PDF/A, что гарантирует их долгосрочную читаемость. При необходимости можно открыть документ в браузере или загрузить на компьютер.

Шаг 5. Запрос доступа к закрытым материалам

Если документ помечен как «Ограниченный доступ», пользователь может подать запрос через форму «Запрос доступа». Решение принимается в течение 30 дней в соответствии с ФЗ № 125‑ФЗ.

Преимущества для разных групп пользователей

Текущие проекты и планы развития

• 2024‑2025 гг. Оцифровка более 2 млн бумажных документов муниципальных архивов.
• 2026 г. Внедрение технологии блокчейн для подтверждения подлинности электронных документов.
• 2027 г. Интеграция с национальной системой «Единый портал государственных услуг» (ЕПГУ) для автоматической подачи заявок.
• 2028 г. Создание публичного API, позволяющего сторонним разработчикам создавать сервисы на основе архивных данных.

Как связаться со службой поддержки

Если у вас возникли вопросы или проблемы с доступом к электронным архивам, вы можете воспользоваться следующими каналами:

• Телефон горячей линии: +7 (4752) -5‑55‑55 (круглосуточно).
• Электронная почта: support@archive.tambov.gov.ru.
• Онлайн‑чат на официальном портале (кнопка «Помощь» в правом нижнем углу);
• Физический офис в г. Тамбове, ул. Советская, 12, кабинет 3‑45 (работа с 09:00 до 18:00).

Электронные архивы Тамбова – это современный инструмент, который упрощает доступ к важной информации, повышает эффективность работы государственных органов и открывает новые возможности для бизнеса и граждан. Благодаря надёжной правовой базе, продуманной технической инфраструктуре и постоянному развитию, регион уверенно движется в сторону полной цифровизации архивного дела.

Если вы ещё не знакомы с электронными архивами, настоятельно рекомендуем зарегистрироваться на официальном портале и начать пользоваться всеми преимуществами цифрового документооборота уже сегодня.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.