В последние годы в Москве активно развивается система электронных архивов органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС). Благодаря цифровизации граждане могут получать выписки, дубликаты и справки онлайн, а архивные фонды становятся более доступными для исследователей. В статье рассмотрим структуру архивов, порядок доступа, ограничения и перспективы их развития.

Что такое электронные архивы ЗАГСов Москвы?

Электронный архив ЗАГС – это цифровая копия вторых экземпляров записей о рождении, смерти, браке, разводе, установлении отцовства, усыновлении и перемене имени, которые изначально хранятся в бумажном виде в отделах ЗАГСа. После 100‑летнего срока такие документы передаются в Государственный бюджетный учреждение города Москвы «Центральный государственный архив Москвы» (ГБУ ЦГА Москвы) и оцифровываются.

Основные цели электронных архивов:

• Упрощение доступа к документам для граждан и специалистов.
• Сокращение времени и расходов на поиск бумажных актов.
• Сохранение оригиналов от износа и случайных потерь.
• Создание единой информационной площадки для всех округов Москвы.

Ключевые организации, участвующие в работе архивов

• Архивно‑информационный отдел (объединённый архив ЗАГС) – крупнейшее хранилище вторых экземпляров актов ЗАГС Москвы.
• ГБУ ЦГА Москвы – центральный архив, где хранятся оцифрованные документы. Адрес: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, д. 80. Сайт: cga.mos.ru.
• Управление ЗАГС города Москвы – орган исполнительной власти, отвечающий за регистрацию актов и взаимодействие с архивами.
• Национальное архивное агентство (НАА) – совместно с Министерством юстиции и Агентством электронного управления (АЭУ) разработало Информационную систему онлайновой записи.

Как пользоваться электронными архивами?

Для получения нужного документа необходимо выполнить несколько простых шагов.

1. Перейти на портал государственных услуг gosuslugi.ru или на специализированный сайт архива cga.mos.ru.
2. Войти в личный кабинет (для этого понадобится подтверждённый аккаунт «Госуслуги»).
3. Выбрать раздел «Электронные архивы ЗАГС» и задать параметры поиска:
   • Фонд (например, «Записи актов о рождении»);
   • Опись/дело (номер книги, листа);
   • Дата события (год, месяц, день);
   • ФИО лица, указанного в акте.
4. Просмотреть найденные результаты. При совпадении будет доступна цифровая копия или возможность заказать выписку.
5. Оплатить госпошлину (если требуется). На сайте указаны актуальные тарифы; большинство запросов к актам старше 100 лет бесплатны.
6. Получить документ:
   • Электронный вариант в формате PDF (можно скачать сразу);
   • Заказ печатной копии с доставкой в отдел ЗАГС или в ваш адрес.

Для ускорения процесса рекомендуется заранее подготовить:

• Точные ФИО, даты и место регистрации;
• Сканы документов, подтверждающих родство (если акт моложе 100 лет).

Ограничения доступа к документам

Не все записи доступны каждому пользователю. Основные ограничения:

• Акты, которым меньше 100 лет, могут просматривать только прямые родственники (родители, дети, супруги) и лица, имеющие законный интерес.
• Для получения доступа к таким актам необходимо предоставить документы, подтверждающие родство (паспорт, свидетельство о рождении, браке и т.п.).
• Документы, содержащие персональные данные, могут быть отредактированы (например, скрыты фамилия и имя) в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».
• Запросы, связанные с судебными делами, могут обрабатываться только после получения соответствующего судебного решения.

Как получить дубликат или выписку из электронного архива?

Если оригинал акта утерян или требуется официальная копия, следует:

1. Оформить запрос через портал Госуслуг (раздел «Запросы в архивы»).
2. Указать тип документа (выписка, дубликат) и цель получения.
3. Прикрепить скан паспорта и, при необходимости, документ, подтверждающий право на получение (например, решение суда).
4. Оплатить госпошлину (если применимо) и выбрать способ получения:
   • Электронная подпись и скачивание PDF;
   • Получение в отделе ЗАГС по месту жительства;
   • Доставка по почте (срочная/обычная).
5. Ожидать обработки запроса (обычно 3‑10 рабочих дней).

Техническая реализация и цифровизация

Проект цифровизации ЗАГСов Москвы реализуется совместно с:

• Национальным архивным агентством (НАА) – разработка единой информационной системы архивов;
• Министерством юстиции РФ – обеспечение юридической силы электронных копий;
• Агентством электронного управления (АЭУ) – интеграция с системой МосГосУслуги и Электронная Москва.

Ключевые технологические решения:

• Сканирование оригиналов в формате TIFF/PDF/A с высоким разрешением;
• Метаданные, привязанные к каждому документу (фонд, дело, лист, дата);
• Электронная подпись и хеш‑контроль для подтверждения подлинности;
• Облачное хранение с резервным копированием в дата‑центрах Москвы.

Перспективы развития электронных архивов ЗАГС

В ближайшие годы планируется:

1. Расширить полный охват всех округов Москвы – каждый район получит собственный онлайн‑каталог актов.
2. Внедрить искусственный интеллект для автоматического распознавания рукописных записей и ускорения поиска.
3. Создать мобильное приложение «ЗАГС‑Москва», позволяющее запрашивать документы прямо со смартфона.
4. Объединить архивные данные с государственным реестром уникальных документов (более 2,4 млн записей).
5. Разработать сервис «Самообслуживание гражданина», где пользователь сможет оформить запрос без посредников и получить документ в течение 24 часов.

Контактные данные основных архивов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить выписку из электронного архива без посещения ЗАГСа?

Да. Через портал Госуслуги можно оформить запрос, оплатить госпошлину и получить документ в электронном виде с подтверждённой подписью.

Сколько стоит выписка из архива?

Для актов старше 100 лет выписка бесплатна. Для более «молодых» актов (меньше 100 лет) стоимость зависит от типа документа и способа доставки (от 200 до 800 рублей).

Какие документы нужны для подтверждения родства?

Обычно требуется копия паспорта заявителя и один из следующих документов: свидетельство о рождении, браке, разводе, решение суда о признании отцовства и т.п.

Можно ли получить архивные данные в виде оригинального скана (не PDF‑а)?

Да. При оформлении заказа в разделе «Формат выдачи» выбирается «скан оригинала». Стоимость такой услуги выше, так как требуется дополнительная обработка.

Как узнать, находится ли нужный акт в электронном архиве?

На сайте cga.mos.ru в разделе «Поиск по архиву» вводятся ФИО и дата. Если запись найдена, система покажет статус – «в электронном виде» или «в бумажном виде, требуется запрос в архив».

Для получения более подробной информации рекомендуется посетить официальный сайт cga.mos.ru или обратиться в ближайший отдел ЗАГС вашего района.