Электронные архивы – это совокупность электронных документов, которые хранятся в специально организованных системах с целью их долговременного сохранения, учёта и последующего использования. С 2010‑х годов в России сформировался комплекс нормативных актов, регулирующих создание, комплектование, хранение и использование электронных архивов. В статье рассмотрены основные законы, подзаконные акты, требования к системам электронного документооборота и практические рекомендации для организаций.

Основные федеральные законы

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г. «Об архивном деле в Российской Федерации»

   Закон определяет правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов, в т.ч. электронных. В статье 24 указано, что архивные документы могут храниться в электронной форме при соблюдении требований к их достоверности и сохранности.

2. Федеральный закон № 63‑ФЗ от  г. «Об электронной подписи»

   Регулирует использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), без которой электронный документ не может иметь юридическую силу. Для архивных документов, подписанных ЭП, закон устанавливает обязательные требования к хранению подписанных файлов.

3. Федеральный закон № 152‑ФЗ от  г. «О персональных данных»

   Определяет порядок обработки и защиты персональных данных, которые часто входят в состав электронных архивов (трудовые, кадровые, финансовые документы). Хранение таких данных в архиве должно соответствовать требованиям по безопасности и конфиденциальности.

Подзаконные акты, регулирующие электронные архивы

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 56 от  г. (ред. от ) – Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования электронных документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции. Устанавливает требования к СЭД и СХЭД, а также к передаче архивных документов подрядчикам.

• Приказ Министерства культуры РФ № 526 от  г. – Утверждает порядок ведения архивного дела, включая электронный документооборот, в государственных и муниципальных учреждениях культуры.

• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (ЭДО) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов – документ Федерального архивного агентства, в котором описаны требования к приёму, учёту, управлению и долговременному хранению электронных архивных документов (раздел 1.5, пункт «СХЭД в архиве государственного органа»).
• Положение об электронном архиве (2024‑2026 годы) – совокупность нормативных актов, опубликованных на федеральном портале проектов нормативных правовых актов, содержащих новые положения о обязательном переходе к электронному архивированию для большинства государственных и коммерческих организаций;

Ключевые требования к хранению электронных архивных документов

3.1 Технические требования

• Соответствие требованиям к информационным системам, установленным в законодательстве о государственных информационных системах (ГОИС).
• Обеспечение доступности, целостности и конфиденциальности данных в течение всего срока хранения (не менее 5‑10 лет, в зависимости от категории документа).
• Наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных в случае аварийных ситуаций.
• Поддержка форматов, признанных юридически значимыми (PDF/A, XML, форматы с ЭП).

3.2 Организационные требования

1. Разработка политики электронного архивирования, включающей классификацию документов, сроки хранения и порядок их уничтожения.
2. Назначение ответственного лица (архивариуса) за контроль над соблюдением нормативных требований.
3. Внедрение системы учёта (реестра) электронных архивных документов с возможностью поиска и отслеживания истории изменений.
4. Обеспечение соответствия требованиям по защите персональных данных (шифрование, ограничение доступа).

3.3 Юридические требования

• Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, подлежат хранению в оригинальном виде (без преобразования, которое могло бы нарушить подпись).
• Сроки хранения определяются видом документа (трудовые, бухгалтерские, налоговые и др.) согласно ФЗ‑125 и ФЗ‑152.
• При передаче архивных документов третьим лицам‑подрядчикам необходимо заключать договор, в котором фиксируются обязательства по соблюдению всех требований законодательства.

Последние изменения и перспективы

В 2024‑2026 годах в России наблюдается активное развитие нормативной базы, направленное на ускорение цифровизации архивного дела:

• На федеральном портале размещён текст нового закона об электронных архивах, который предусматривает обязательность электронного архивирования для большинства государственных органов и крупных коммерческих компаний.
• Минэкономразвития подготовило поправки к законопроекту, ориентированные на упрощение процедуры передачи архивных функций подрядчикам‑специалистам.
• Введены строгие требования к долгосрочному хранению (не менее 15 лет) для документов, связанных с финансовой и налоговой отчётностью.
• Разработаны стандарты совместимости между системами электронного документооборота (СЭД) и системами хранения архивных документов (СХЭД), что упрощает миграцию данных.

Практические рекомендации для организаций

1. Проведите аудит текущих процессов документооборота и определите, какие документы уже могут быть переведены в электронный архив.
2. Выберите сертифицированную систему СЭД/СХЭД, соответствующую требованиям ФЗ‑125, ФЗ‑63 и ФЗ‑152.
3. Разработайте политику доступа к архивным документам: разграничьте права на просмотр, изменение и удаление.
4. Обеспечьте подписание всех архивных документов УКЭП и храните оригиналы подписи в неизменном виде.
5. Заключите договор с подрядчиком (если планируется аутсорсинг), в котором будут прописаны обязательства по соблюдению всех нормативных требований.
6. Регулярно проводите проверку соответствия (аудит) систем хранения, включая тесты восстановления данных и проверку целостности подписи.
7. Обучайте персонал правилам работы с электронными архивами и требованиям по защите персональных данных.

Сводная таблица нормативных актов

Законодательство по электронным архивам в России стремительно развивается, объединяя требования к архивному делу, электронной подписи, защите персональных данных и информационной безопасности. Для организаций ключевыми задачами являются:

• Соблюдение требований ФЗ‑125, ФЗ‑63 и ФЗ‑152;
• Внедрение сертифицированных систем СЭД/СХЭД, отвечающих типовым требованиям ФАА;
• Разработка внутренней политики архивирования и обучение персонала;
• Контроль за соблюдением сроков хранения и условий передачи архивных функций подрядчикам.

Только при комплексном подходе к технической, организационной и юридической стороне вопроса электронный архив сможет обеспечить долговременное, надёжное и юридически значимое хранение документов, отвечая современным требованиям бизнеса и государства.