В современном мире большинство государственных учреждений, в т.ч. архивы, перешли на электронный обмен документами. Электронная почта стала основным каналом коммуникации с архивными учреждениями: запросы, согласования, передача сканов документов и получение справок. В статье мы собрали актуальную информацию о том, какие адреса электронной почты используют крупнейшие архивы РФ, какие требования предъявляются к электронным обращениям и как правильно оформить запрос.

Правовая база

Обязанность вести электронный архив документов (ЭАД) и принимать электронные обращения закреплена в Федеральном законе № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», статья 17. Согласно закону:

1. Документы, поступившие в цифровом виде, должны храниться в том же виде.
2. Организации обязаны обеспечить возможность электронного доступа к архивным материалам.
3. Для государственных и муниципальных архивов установлен порядок использования электронных средств связи, в т.ч. электронной почты.

Эти нормы регулируют как внутреннюю работу архивов, так и взаимодействие с гражданами и юридическими лицами.

Основные государственные архивы РФ и их электронные контакты

Ниже приведён список крупнейших архивов России с указанием официальных адресов электронной почты, телефонных линий и физических адресов. Информация актуальна на .

Для уточнения конкретного отдела (например, отдел запросов, отдел оцифровки) рекомендуется в теме письма указывать код подразделения, если он известен, либо уточнять в телефонном разговоре.

Как правильно оформить электронное обращение в архив

Технические требования

• Тема письма должна быть лаконичной и содержать ключевые слова: «Запрос», «Копия документа», «Оцифровка», а также номер дела (если известен).
• Текст письма – чётко структурированный (краткое введение, цель обращения, перечень запрашиваемых материалов, контактные данные).
• При отправке сканов документов используйте форматы PDF/A или TIFF – они гарантируют долгосрочное хранение.
• Размер вложения не должен превышать 25 МБ (при необходимости – отправляйте несколько писем или используйте облачное хранилище с ссылкой).
• Все электронные документы, требующие подписи, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Образец письма‑запроса

Тема: Запрос копии документа № 123/2022 от (ГАРФ)

Уважаемые коллеги!

Обращаюсь к вам с запросом копии документа № 123/2022 от 15 марта 2022 г., находящегося в фонде № 5 Государственного архива Российской Федерации.

Прошу предоставить скан-копию в формате PDF/A, подписанную электронной подписью. При необходимости готов оплатить услуги по оцифровке в соответствии с тарифами архива.

Контактные данные:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Организация: ООО «Пример»
Телефон: +7 (999) -23‑45‑67
Э‑почта: ivanov@example.com

С уважением,
Иванов И.И.

Что делать, если не получили ответ

1. Проверьте папку «Спам» – иногда автоматические ответы попадают туда.
2. Через 5‑7 рабочих дней отправьте повторный запрос, указав номер предыдущего письма.
3. При отсутствии ответа в течение 14 дней позвоните по указанному телефону архива и уточните статус обращения.

Электронный архив в организации: связь с государственными архивами

Многие компании уже создали собственный Электронный архив документов (ЭАД). При взаимодействии с государственными архивами важно соблюдать следующие правила:

• Хранить оригиналы в том виде, в котором они поступили (электронные документы – в электронном виде, бумажные – в бумажном).
• При передаче документов в государственный архив использовать те же форматы, что и в собственном ЭАД (PDF/A, XML‑метаданные).
• Обеспечить конфиденциальность и целостность передаваемых данных – использовать защищённые каналы (TLS) и подписи.
• Сохранять копию отправленного письма и подтверждение о получении (квитанцию о доставке, если архив её высылает).

Пример процесса передачи документов в архив

1. Подготовка электронных копий (PDF/A) и метаданных (XML).
2. Подписание файлов квалифицированной электронной подписью.
3. Отправка письма на указанный адрес архива с чётким описанием передаваемых материалов.
4. Получение подтверждения о приёме и, при необходимости, согласование сроков оцифровки.
5. Хранение оригиналов в соответствии с требованиями 125‑ФЗ (обычно 5‑10 лет, в зависимости от типа документа).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Какой адрес электронной почты использовать для запроса в ГАРФ?

Для общих запросов – info@garfstatearchive.ru. Если запрос относится к Бережковскому зданию, используйте berezhki-garfstatearchive.ru@garfstatearchive.ru.

Вопрос 2: Нужно ли подписывать электронные запросы в архив?

Подпись не обязательна для простых запросов, но рекомендуется, если вы отправляете конфиденциальные документы или запросы, требующие юридической силы (например, запросы о передаче оригиналов).

Вопрос 3: Как узнать, какие документы подлежат обязательному хранению?

Список документов, подлежащих обязательному хранению, утверждён приказом Росархива. Обычно это договоры, акты, бухгалтерская и налоговая отчётность, а также документы, связанные с государственной тайной.

Вопрос 4: Что делать, если архив требует оплату за оцифровку?

Оплата производится согласно тарифам, опубликованным на официальных сайтах архивов. При получении счета проверьте реквизиты и используйте банковский перевод с указанием номера заявки.

Перспективы развития электронной почты в архивной сфере

В ближайшие годы ожидается дальнейшее расширение возможностей электронного взаимодействия:

• Внедрение единой национальной платформы для запросов в архивы (единый портал «Архивы России»).
• Расширение электронных описей и открытого доступа к оцифрованным материалам.
• Автоматизация обработки входящих писем с помощью искусственного интеллекта (распознавание тем, классификация запросов).
• Увеличение объёма электронных подписей и переход к полностью безбумажному документообороту.

Эти изменения упростят процесс получения архивных материалов и сократят сроки обработки запросов.

Электронная почта стала незаменимым инструментом для взаимодействия с архивными учреждениями России. Знание официальных адресов, соблюдение правовых требований и правильное оформление запросов позволяют быстро получать нужные документы и эффективно вести электронный архив в своей организации. Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете избежать типичных ошибок и наладить продуктивный диалог с любым архивом РФ.

Помните: всегда проверяйте актуальность контактных данных на официальных сайтах архивов и сохраняйте подтверждения отправки и получения писем.