В эпоху цифровизации государственное управление и муниципальные услуги активно переходят в онлайн-формат. Город Тольятти не стал исключением: архивное дело здесь проходит этап активной модернизации. Статья подробно рассматривает структуру, возможности и способы доступа к электронным ресурсам архивных учреждений города, а также историю их формирования.
История и правовая база архивного дела в Тольятти
Архивное дело в городе имеет глубокие корни. Деятельность государственных архивов с переменным составом документов была возобновлена в 1963 году в связи с укрупнением сельских районов и ростом города Ставрополя (так назывался Тольятти до 28 августа 1964 года).
Ключевым этапом институционального развития стало постановление мэра г. Тольятти от 14 мая 2001 года № 1830-1/05-01, на основании которого архивный отдел был преобразован в Управление по делам архивов мэрии города Тольятти. Сегодня правопреемником является Муниципальное казенное учреждение (МКУ) городского округа Тольятти «Тольяттинский архив».
Основные функции учреждения
- Обеспечение реализации единой политики по хранению, комплектованию, учету и использованию документов архивного фонда РФ и Самарской области на территории городского округа.
- Обеспечение реализации единой политики по хранению и использованию научно-технической и электронной документации.
- Организация и оказание муниципальных услуг в сфере архивного дела.
- Ведение автоматизированной учетной БД «Архивный фонд» и тематических баз данных.
Структура электронных ресурсов и баз данных
Направление «Архив Тольятти электронный» реализуется через несколько ключевых компонентов. Ведется систематическая работа по созданию автоматизированных учетных систем и тематических баз данных по документам, хранящимся в управлении.
Основные тематические базы данных
В электронном виде формируются каталоги по наиболее востребованным фондам:
- Обмен и распределение жилой площади — документы, касающиеся жилищного вопроса, очередей на улучшение жилищных условий, приватизации.
- Переименование улиц — акты, постановления, исторические справки по изменению топонимики города (важно для историков, юристов и жителей, оформляющих документы на недвижимость).
- Акты государственной комиссии о вводе в эксплуатацию законченных строительством объектов — техническая документация по домам, социальным и промышленным объектам.
- Иные тематические сборники — в т.ч. материалы по истории крупных предприятий (например, материалы о женской команде гандбольного клуба «Лада-Тольятти» в рамках проекта «Забытые книги»).
Справочные издания в электронном доступе
Уже в 1998 году был издан «Краткий справочник по фондам архива г. Тольятти (середина 18 века – 1996 г.)», который стал основой для формирования электронных описей фондов. В настоящее время работа ведется над интеграцией этих данных в общероссийские информационные системы.
Интеграция в федеральные информационные системы
МКУ «Тольяттинский архив» является частью единого информационного пространства архивной службы России. Ключевыми платформами для доступа к электронным описям и заказу документов являются:
- Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) — единая точка входа для поиска сведений о фондах федеральных, региональных и муниципальных архивов.
- ГИС АЭД (Государственная информационная система «Архив электронный») — система, обеспечивающая электронное взаимодействие архивов, пользователей и органов управления. Через ГИС АЭД реализуется прием заявок на выдачу архивных справок, копий документов и проведение научных исследований дистанционно.
- Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) — информационная ресурс, содержащий сведения о составе и структуре архивных фондов.
Важно: Тольяттинский архив имеет право постоянного хранения документов архивного фонда Самарской области, что делает его ключевым узлом в региональной архивной сети.
Практическое руководство: Как пользоваться электронными услугами
Для получения архивной справки или копии документа не обязательно лично посещать учреждение. Алгоритм действий через электронные каналы выглядит следующим образом:
Шаг 1: Поиск информации в открытых каталогах
Перед обращением рекомендуется проверить наличие нужного фонда/дела через поиск на Портале «Архивы России» или на официальном сайте Администрации городского округа Тольятти (раздел «Архив» / «Электронная информационно-образовательная среда»).
Шаг 2: Подача электронного обращения
Заявку можно направить через:
- Форму обратной связи на официальном сайте МКУ «Тольяттинский архив» или Администрации города.
- Электронную почту: naletova.eltgl.ru (Управление по делам архивов) или archivist06@mail.ru (МКУ «Тольяттинский архив»).
- Систему ГИС АЭД (требуется регистрация/авторизация через Госуслуги/ЕСИА).
Шаг 3: Оплата и получение результата
Платные услуги (поиск документов, изготовление копий, заверение) оплачиваются через реквизиты учреждения (ИНН 6323078862); Готовые документы могут быть направлены:
- В электронном виде (сканы, заверенные ЭЦП) на почту заявителя.
- Почтовым отправлением (ценным бандеролем).
- Выданы лично в читальном зале (только по предварительной записи).
Контактная информация и реквизиты
Для решения организационных вопросов, уточнения сроков готовности или консультации по составу фондов используйте следующие контакты:
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Полное наименование | Муниципальное казенное учреждение городского округа Тольятти Самарской области «Тольяттинский архив» |
| Юридический адрес | 445021, Самарская область, г. Тольятти, ул. Ленинградская, д. 49 |
| Адрес читального зала / Управления по делам архивов | 445020, Самарская область, г. Тольятти, ул. Белорусская, д. 33 |
| Телефоны справки / Запись в читальный зал | 8 (8482) -1-02-47, 31-02-43, 31-01-96 Запись в читальный зал: 8 (8482) -1-02-04, 31-01-96 |
| Телефон Управления по делам архивов | 8 (8482) -4-41-44 |
| Электронная почта | archivist06@mail.ru / naletova.eltgl.ru |
| ИНН / КПП | 6323078862 / 632301001 |
| Режим работы читального зала | Только по предварительной записи! Уточняйте часы при звонке. |
Специфические электронные сервисы: СБИС и корпоративные архивы
Помимо муниципального архива, на территории города активно используется система СБИС (СБИС.Архив). Это коммерческий сервис электронного документооборота и хранения, популярный у тольяттинских предприятий и организаций.
- Позволяет загружать и выгружать необходимые документы в архив в удобное время.
- Обеспечивает статистику по загрузкам, изменениям и связанным с файлами событиям.
- Используется для хранения учетной,чески значимых электронных документов (УЭД) с применением ЭЦП.
Отличие: МКУ «Тольяттинский архив» хранит документы архивного фонда РФ (исторические, управленческие, личные дела граждан), тогда как СБИС.Архив — это инструмент для текущего делопроизводства и хранения отчетности организаций.
Перспективы развития: «Цифровой Тольятти»
Развитие электронного архива входит в стратегию «Умный город» и программу цифровизации Самарской области. Основные векторы развития на ближайшие годы:
- Массовая оцифровка фондов — перевод на электронные носители наиболее изношенных и востребованных фондов (личные дела, бытовые книги, проектная документация АВТОВАЗа и городстроительства).
- Внедрение ИИ для распознавания текстов — использование OCR-технологий для полнотекстового поиска по рукописным и печатным документам XIX–XX веков.
- Расширение функций ГИС АЭД — перевод 100% муниципальных архивных услуг в электронный вид (прием заявок, оплата, выдача результата).
- Создание виртуальных экспозиций — публикация в открытом доступе оцифрованных коллекций (фотографии, плакаты, карты города, документы о переименовании улиц) на портале «Архивы России» и сайте администрации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли найти информацию о переезде/прописке родителей в 1970-х годах через интернет?
Полнотекстовый поиск по личным делам в открытом доступе отсутствует из-за закона о персональных данных (75-летний срок закрытости). Однако можно подать электронный запрос через ГИС АЭД или на почту архива, указав ФИО, дату рождения и предполагаемый адрес. Архивариус проверит фонды «Обмен и распределение жилой площади» или бытовые книги и выдаст справку.
Как получить справку об акте ввода дома в эксплуатацию (для ипотеки/продажи)?
Это одна из самых частых запросов. Документы хранятся в фонде «Акты гос. комиссии»; Рекомендуется сразу написать на archivist06@mail.ru с указанием точного адреса дома и года постройки. Справку готовят за 3–10 рабочих дней. Можно заказать скан с ЭЦП.
Работает ли читальный зал без записи?
Нет. Посещение читального зала МКУ «Тольяттинский архив» (ул. Белорусская, 33) возможно только по предварительной записи по телефонам: 8 (8482) -1-02-04, 31-01-96. Это связано с ограниченным числом рабочих мест и режимом доступа к фондам.
Есть ли разница между «Управлением по делам архивов» и «МКУ Тольяттинский архив»?
Да. Управление по делам архивов мэрии (ул. Белорусская, 33) — это структурное подразделение Администрации, осуществляющее управленческие функции (контроль, лицензирование, методология). МКУ «Тольяттинский архив» (ул. Ленинградская, 49) — это само учреждение-хранилище, где физически лежат документы и где работает читальный зал для пользователей.
Концепция «Архив Тольятти электронный» сегодня, это не просто сайт-визитка, а интегрированная система, включающая в себя доступ к федеральным реестрам (ГИС АЭД, Портал «Архивы России»), собственный массив оцифрованных тематических баз (жилищный фонд, топонимика, строительные акты) и каналы дистанционного общения с пользователями (email, портал Госуслуг, СБИС для бизнеса).
Для жителя города или исследователя наиболее эффективной стратегией является: начало поиска на Портале «Архивы России» для определения кода фонда/описания/дела → составление запроса → отправка на archivist06@mail.ru или через ГИС АЭД → получение готового документа в электронном виде. Это экономит время, исключает лишние визиты и делает историческое наследие Тольятти доступным в любоме мира.
Материал подготовлен на основе открытых данных интернета (по состоянию на ), официальных реестров организаций и информации с сайтов Администрации городского округа Тольятти и Портала «Архивы России». Реквизиты и телефоны могут меняться, рекомендуется уточнять их перед обращением.