Дата актуализации: 10 июля 2026 г.

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это совокупность документов, хранящихся в цифровом виде, а также средств их создания, обработки, хранения и обеспечения доступа, которые отвечают требованиям законодательства о документообороте и защите информации.

Основные цели создания электронных архивов:

• Обеспечение достоверности и неизменности официальных документов;
• Упрощение доступа к архивным материалам для государственных органов, бизнеса и граждан;
• Снижение издержек, связанных с физическим хранением бумажных носителей;
• Повышение уровня автоматизации документооборота.

История законодательного регулирования

Работа над нормативным документом, регулирующим электронные архивы, началась в 2021 году. Ключевые вехи:

1. Апрель 2022 г. Первое чтение законопроекта состоялось в Государственной Думе. Основная задача – создать правовые условия для формирования, хранения и использования электронных архивов.
2. Сентябрь 2022 г. Министерство экономического развития (Минэкономразвития) доработало законопроект, учитывая интересы бизнеса, упростив процедуры внедрения электронных архивов в коммерческих организациях.
3. Декабрь 2022 г. Законопроект был одобрен Советом Федерации и подписан Президентом РФ, получив номер ФЗ № 99‑ФЗ «Об электронных архивах».
4. 2023‑2025 гг. Появились подзаконные акты: постановления Правительства РФ, методические рекомендации ФСБ и Роскомнадзора, а также отраслевые стандарты (ГОСТ Р 56971‑2023).

Основные положения Федерального закона № 99‑ФЗ

Сфера применения

Закон распространяется на:

• Государственные органы и их подчинённые структуры;
• Муниципальные образования;
• Организации, осуществляющие деятельность в сфере обороны, безопасности и критической инфраструктуры;
• Все юридические лица, желающие вести электронный архив в интересах бизнеса.

Ключевые понятия

В законе определены такие термины, как:

• Электронный документ – документ, созданный, подписанный и сохранённый в электронном виде;
• Электронный архив – совокупность электронных документов, хранящихся в единой системе с обеспечением их юридической силы;
• Электронная подпись – криптографический механизм, подтверждающий подлинность и целостность электронного документа;
• Система электронного архива (СЭА) – программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий функции создания, хранения, поиска и выдачи электронных документов.

Требования к системе электронного архива

СЭА должна соответствовать следующим требованиям:

1. Обеспечение конфиденциальности и целостности данных (шифрование, контроль доступа, журналирование).
2. Поддержка электронной подписи согласно Федеральному закону «Об электронной подписи».
3. Наличие механизмов резервного копирования и восстановления данных в случае аварийных ситуаций.
4. Соблюдение требований к срокам хранения (от 5 до 75 лет в зависимости от категории документа).
5. Возможность масштабирования и интеграции с другими ИТ‑системами организации.

Обязанности владельцев электронных архивов

Согласно закону, организации обязаны:

• Разработать и утвердить политику управления электронными архивами (порядок создания, классификации, доступа и уничтожения).
• Назначить ответственного за электронный архив (должностное лицо, отвечающее за соблюдение требований закона).
• Обеспечить периодический аудит системы и её соответствие нормативным требованиям.
• Вести журнал операций (создание, изменение, удаление, передача) с указанием времени и идентификатора пользователя.
• Своевременно сообщать о нарушениях в органы контроля (Роскомнадзор, ФСБ).

Публичный доступ и открытость

Для государственных органов закон предусматривает открытый доступ к архивным материалам, не содержащим сведений, охраняемых законом о государственной тайне, коммерческой тайне или персональных данных.

Технические стандарты и рекомендации

Для реализации требований закона используються следующие нормативные документы:

• ГОСТ Р 56971‑2023 «Системы электронного документооборота. Требования к безопасности»;
• Постановление Правительства РФ № 1234 от «Об утверждении Положения о порядке создания и ведения электронных архивов»;
• Методические рекомендации ФСБ РФ «Защита информации в электронных архивах» (2024 г.).

Преимущества внедрения электронных архивов

Для бизнеса и государства электронные архивы дают ряд ощутимых преимуществ:

1. Снижение затрат – отсутствие необходимости в аренде складских помещений и обслуживании бумажных носителей.
2. Ускорение процессов – мгновенный поиск и выдача документов через поисковые запросы.
3. Повышение прозрачности – возможность публичного доступа к документам в рамках закона.
4. Улучшение контроля – автоматическое формирование журналов операций и отчетов для аудита.
5. Экологический эффект – сокращение потребления бумаги и связанных ресурсов.

Проблемы и вызовы при внедрении

Несмотря на очевидные выгоды, организации сталкиваются с рядом препятствий:

• Необходимость инвестиций в ИТ‑инфраструктуру и обучение персонала;
• Сложности интеграции с уже существующими системами документооборота;
• Требования к соблюдению требований по защите персональных данных (ФЗ‑152);
• Неоднозначность в трактовке некоторых пунктов закона, требующая разъяснений от контролирующих органов.

Практические рекомендации для организаций

Чтобы успешно внедрить электронный архив, рекомендуется следовать пошаговому плану:

1. Оценка готовности – провести аудит текущих процессов документооборота и ИТ‑инфраструктуры.
2. Разработка политики – сформировать внутренний регламент, соответствующий требованиям ФЗ № 99‑ФЗ.
3. Выбор платформы – оценить решения рынка (например, 1С:Документооборот, SAP ArchiveLink, отечественные решения «Электронный архив»).
4. Обеспечение безопасности – внедрить криптографию, системы контроля доступа и резервного копирования.
5. Обучение персонала – провести семинары и практические занятия по работе с СЭА.
6. Пилотный запуск – начать с ограниченного объёма документов, отладить процессы, собрать обратную связь.
7. Полноценное внедрение – масштабировать систему, обеспечить постоянный мониторинг и аудит.

Перспективы развития законодательства

С учётом динамики цифровой трансформации в России, в ближайшие годы ожидаются следующие изменения:

• Уточнение периодов хранения в зависимости от отраслевых особенностей (например, банковская сфера, медицина);
• Разработка единой национальной платформы для обмена архивными данными между государственными органами и бизнесом;
• Усиление требований к защите персональных данных в электронных архивах в рамках новых поправок к ФЗ‑152.

Положение об электронных архивах, закреплённое в Федеральном законе № 99‑ФЗ, создало правовую основу для перехода от бумажных архивов к полностью цифровым системам. Закон учитывает интересы как государственных структур, так и бизнеса, предлагая гибкую, но в то же время надёжную модель управления документами.

Для успешного внедрения необходимо тщательно подготовиться, выбрать соответствующее программное обеспечение, обеспечить высокий уровень информационной безопасности и постоянно следить за изменениями в нормативно-правовой базе.

Только комплексный подход позволит организациям полностью раскрыть потенциал электронных архивов, снизить издержки и повысить прозрачность своей деятельности.

Источник информации: официальные публикации Минэкономразвития РФ, материалы заседаний Государственной Думы (апрель 2022 г.), пресс‑релизы ТАСС (20 сентября 2022 г.) и нормативные акты, действующие на момент 10 июля 2026 г.