В современных условиях цифровой трансформации организации всё чаще обращаются к электронным архивам как к фундаментальному элементу управления информацией. ЦФТ (Центр Финансовых Технологий) – один из лидеров в области автоматизации финансовых и кадровых процессов – разработал собственный электронный архив, который интегрируется с различными СЭД (системами электронного документооборота) и обеспечивает единое информационное пространство для всех подразделений компании.

Что такое электронный архив ЦФТ?

Электронный архив ЦФТ – это комплекс приложений, предназначенный для организации хранения, поиска и использования документов различного типа (первичные финансовые, кадровые, договорные и т.д.) в электронном виде. Архив построен на принципах:

• централизованного хранения данных;
• гибкой системы классификации и метаданных;
• интеграции с внешними системами (например, Atlas‑soft и Docsvision);
• поддержки электронной подписи и работы с электронными носителями многократной записи;
• соответствия актуальному законодательству (ФНС, трудовому и гражданскому кодексу).

Платформы, лежащие в основе архива

Atlas‑soft (Этлас)

После серии консультаций специалисты ЦФТ выбрали систему ЭТЛАС в качестве платформы хранения. Основного архива первичной документации. Основные преимущества:

1. простота совмещения электронного архива первичной документации с архивами контрагентов;
2. возможность расширения до полноценного корпоративного архива всех документов компании;
3. масштабируемость и высокая отказоустойчивость.

Docsvision

В ряде проектов ЦФТ используется СЭД Docsvision. Ключевые решения, реализованные на этой платформе:

• электронный архив первичных финансовых документов, упрощающий подготовку и отправку отчётности в ФНС через СБИС;
• перевод кадровых процессов в полностью электронный вид (создание электронного досье сотрудника, хранение трудовых договоров, приказов и т.д.);
• возможность записи и хранения документов на электронных носителях многократной записи.

Этапы внедрения электронного архива ЦФТ

Анализ и выбор платформы

На этом этапе проводится:

• инвентаризация существующих документооборотов;
• определение типов документов, подлежащих архивации;
• оценка совместимости с текущими учетными системами (1С, SAP, банковские АБС и др.).

Проектирование структуры архива

Формируются:

• классификатор документов (по видам, срокам хранения, уровням доступа);
• метаданные (номер документа, дата, контрагент, тип операции и т.д.);
• правила индексации и поиска.

Миграция данных

Перенос бумажных и электронных документов в архив осуществляется:

1. сканированием бумажных оригиналов с последующим распознаванием (OCR);
2. загрузкой уже существующих электронных файлов;
3. привязкой метаданных к каждому объекту.

Настройка интеграции и прав доступа

Настраиваются:

• соединения с СЭД (Atlas‑soft, Docsvision) и учетными системами;
• роли и права пользователей (бухгалтерия, кадры, юридический отдел, аудиторы);
• уведомления и workflow‑процессы (согласование, утверждение, отправка в налоговые органы).

Обучение персонала и ввод в эксплуатацию

Проводятся тренинги, создаются инструкции и FAQ, после чего архив переводится в режим продуктивной эксплуатации.

Преимущества электронного архива ЦФТ

Внедрение электронного архива даёт организации ощутимые выгоды:

• Сокращение времени поиска документов – благодаря индексации и фильтрам поиск занимает секунды вместо часов.
• Снижение расходов на хранение бумаги – электронные носители многократной записи позволяют хранить terabytes данных без необходимости арендовать архивные помещения.
• Повышение уровня безопасности – использование электронной подписи, контроль доступа и аудит действий исключают несанкционированное изменение или утерю информации.
• Соответствие законодательным требованиям – архив автоматически формирует дела в соответствии с актуальными версиями НК РФ, трудового и гражданского кодекса.
• Интеграция с внешними системами – возможность обмена данными с контрагентами, налоговыми органами (через СБИС) и партнёрами по EDI.
• Масштабируемость – архитектура на базе Atlas‑soft и Docsvision позволяет легко увеличивать объём хранимых данных и добавлять новые типы документов.

Примеры реализации в рамках ЦФТ

ЦФТ МГУ имени М.В.Ломоносова

В 2021 году ЦФТ МГУ реализовал мультиархив документов на платформе Этлас‑Софт (Atlas‑soft). После консультаций было решено не ограничиваться только первичной документацией, а создать полноценный архив всех документов компании, тем самым сформировав единое информационное пространство для факультетов, административных подразделений и внешних партнёров.

ЦФТ‑Банк

В рамках проекта по переводу кадровых процессов в электронный вид с использованием Docsvision банк получил:

• возможность подписания документов с использованием сервиса ЦФТ‑СЭД;
• запись и хранение документов электронного архива на электронных носителях многократной записи;
• уменьшение затрат на хранение бумажных копий благодаря работе с электронной подписью (ЭП) файлов и графической информацией о клиенте.

ЦФТ‑Ритейл банк и другие направления

Электронный архив ЦФТ используется также в подразделениях:

• ЦФТ‑Ритейл банк – для хранения договоров с поставщиками и клиентских досье;
• ЦФТ‑Управленческий учет – для архива управленческой отчётности и аналитики;
• ЦФТ‑Фронт‑офис – формирование электронного досье клиента‑заемщика и передача данных в АБС;
• ЦФТ‑Сервис контроля исполнения бюджета – хранение бюджетных документов и отчётов о выполнении.

Перспективы развития

С учётом растущего объёма данных и ужесточения регуляторных требований ЦФТ планирует:

1. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и извлечения данных из документов (например, распознавание реквизитов счетов‑фактур).
2. Расширение возможностей работы с облачными хранилищами (гибридная модель – локальное хранилище + облачный резерв).
3. Интеграция с системами управления контрактами (CLM) и платформами электронного торгового обмена (EDI, API).
4. Развитие мобильного доступа к архиву через защищённые приложения, позволяющие сотрудникам просматривать и утверждать документы в любое время и в любом месте.

Электронный архив ЦФТ представляет собой современное, гибкое и безопасное решение для управления документооборотом в финансовых и смежных организациях. Благодаря использованию проверенных платформ (Atlas‑soft и Docsvision), глубокой интеграции с учетными и кадровыми системами постоянному развитию функциональности, архив способен значительно повысить эффективность работы, снизить операционные издержки и обеспечить полное соответствие законодательным нормативам. Внедрение такого решения становится не просто трендом, а стратегической необходимостью для компаний, стремящихся к цифровому лидерству.