В современных реалиях ведения бизнеса системы электронного документооборота (СЭД) стали неотъемлемой частью работы большинства организаций. Они не только экономят время и средства, но и позволяют организовать надежное хранение огромного массива корпоративной документации в цифровом виде, избавляя компании от необходимости выделять специальные помещения под бумажные архивы;
В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой электронный архив, какие документы в нем можно хранить, где лучше размещать такие хранилища и в чем заключается разница между полноценным электронным документом и обычной скан-копией.
Что такое электронный архив документов?
Электронный архив документов (е-архив) — это цифровая система, предназначенная для централизованного хранения, упорядочивания и управления корпоративной документацией. Главная задача такого архива, обеспечить быстрый доступ к файлам, их сохранность и соответствие установленным законодательным нормам.
Ключевые функции электронного архива
Согласно правилам организации хранения (п. 137 правил, утвержденных Приказом Росархива от № 77), правильно выстроенный электронный архив должен обеспечивать следующий цикл работы с документами:
- Прием на хранение: автоматическая проверка наличия всех необходимых файлов и метаданных при приеме электронных документов (ЭАД).
- Фиксация метаданных: при включении документа в систему обязательно фиксируются дата поступления, организация-источник, документ-основание, категория и срок хранения.
- Управление доступом и поиск: обеспечение комфортного поиска по информационному полю и настройка прав доступа для сотрудников.
- Выдача и уничтожение: предоставление копий файлов по запросу, заверение документов электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя, а также процедура уничтожения по истечении сроков хранения (аналогично бумажному архиву).
Какие документы можно хранить в электронном архиве?
Действие актуальных рекомендаций и правил распространяется на электронные управленческие документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организаций. После исполнения они подлежат хранению в архиве в течение сроков, установленных для аналогичных бумажных документов.
В зависимости от типа системы, в архиве могут храниться:
- Юридически значимые электронные документы. Для их хранения используются специализированные системы — СХЭД (системы хранения электронных документов); Это ПО позволяет хранить данные в строгом соответствии с законодательством РФ, обеспечивая криптографическую защиту и сохранение юридической силы (например, документы, подписанные УКЭП).
- Электронные образы бумажных документов (скан-копии). Загрузка отсканированных копий и их хранение в информационной системе не представляет серьезных трудностей. Добавление и удаление таких файлов происходит быстро, а их поиск осуществляется по присвоенным метаданным. Однако, если компании не требуется поддерживать строгую юридическую силу скан-копий, архив может быть организован на обычных физических носителях или простых файловых серверах.
Где размещать электронный архив?
Организация должна создать набор условий, при которых сотрудники смогут комфортно и безопасно работать с архивом. Существует несколько подходов к физическому и программному размещению данных:
Локальные хранилища и базы данных
Для хранения можно задействовать внутренние архивные базы данных компании, а также использовать специальные сервисы для подключения внешних хранилищ: внешние СУБД, файловые сервера или локальные сетевые хранилища.
Облачные хранилища
Современные решения (например, объектные хранилища стандарта S3) позволяют масштабировать архив практически до бесконечности. Облако для хранения электронных документов может предоставляться оператором ЭДО, к системе которого подключена организация.
Резервирование (Дублирование)
Электронный архив документов безопаснее всего организовать параллельно в двух вариантах (например, локальный сервер + облачное хранилище). Это гарантирует сохранность данных в случае аппаратных сбоев или кибератак.
Интеграция СХЭД с другими системами
Система хранения электронных документов не должна существовать изолированно. СХЭД должна быть совместима как с внутренней системой ЭДО организации, так и с информационными системами государственных и муниципальных архивов. Эта интеграция критически важна для того, чтобы обеспечить:
- Беспрепятственную передачу цифровых документов в государственный архив (если этого требует закон).
- Возможность корректного прочтения файлов сторонними системами.
- Конвертацию форматов документов без потери их структуры и метаданных.
Пример: Экосистема Directum RX
Для понимания того, как это работает на практике, можно рассмотреть экосистему Directum RX; Данное решение предлагает инструменты для хранения документов различного назначения и содержания. Цифровой архив в этой системе поддерживает полный цикл электронного документооборота: от момента создания или оцифровки документа до его постоянного хранения или планового уничтожения. Это отличный пример того, как можно организовать хранение с умом — от малого бизнеса до крупных корпоративных проектов.
Переход на электронный архив — это не просто сканирование бумаг и сохранение их на жесткий диск. Это выстраивание комплексной системы управления данными с учетом сроков хранения, категорий документов и требований информационной безопасности. Используя современные СХЭД, облачные технологии и интеграцию с системами ЭДО, организации могут создать надежный, удобный и полностью соответствующий закону цифровой архив.