Дата актуализации: 02:12:17

Что такое электронный архив (ЭАД)

Электронный архив документов (ЭАД) – это систематизированный набор электронных дел‚ документов и их метаданных‚
которые хранятся в соответствии с требованиями законодательства и нормативных актов‚ обеспечивая их
долговременную сохранность‚ достоверность и возможность быстрого доступа.

Зачем нужен электронный архив?

• Сокращение расходов на хранение бумажных носителей и их обслуживание.
• Ускорение бизнес‑процессов за счёт мгновенного поиска и передачи документов.
• Соответствие законодательству (ФЗ‑115‚ ГОСТ Р 7.0.97‑2016‚ Положения о хранении ЭАД).
• Защита от потери данных благодаря резервному копированию и контролю доступа.

Нормативно‑правовая база

При создании и эксплуатации ЭАД необходимо учитывать следующие документы:

1. Федеральный закон № 115‑ФЗ «О архивном деле».
2. Пункт 160 Правил работы с электронными документами (п. 77) – требования к структуре цифровых копий.
3. Пункты 152‑153 Положения о хранении электронных архивных документов – проверка наличия и состояния ЭАД.
4. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Общие требования».
5. Требования к физическим носителям (ISO/IEC 27040‚ ГОСТ 27751‑88).

Виды электронных архивов

В зависимости от характера и жизненного цикла документов выделяют несколько типов:

• Бухгалтерский архив – хранение бухгалтерской и налоговой документации.
• Договорный архив – контракты‚ соглашения‚ акты выполненных работ.
• Технический (конструкторский) архив – чертежи‚ спецификации‚ проектную документацию.
• Корпоративный архив знаний – политики‚ процедуры‚ методические указания.
• Архив электронных писем и сообщений – переписка‚ подтверждающая деловые операции.

Планирование и подготовка проекта

Перед тем как приступить к реализации‚ необходимо выполнить несколько подготовительных шагов:

1. Определить цели и задачи проекта. Что именно будет архивироваться и какие бизнес‑процессы улучшатся?
2. Сформировать рабочую группу. Включить ИТ‑специалистов‚ архивистов‚ представителей бухгалтерии и юридического отдела.
3. Провести аудит текущего документооборота. Выявить источники документов (ЭДО‚ почта‚ сканеры‚ локальные СЭД).
4. Составить перечень документов‚ подлежащих оцифровке; Приоритет – текущие и документы за последний год.
5. Разработать план приоритетности блоков. Указать порядок внедрения (например: 1‑й блок – финансовые документы‚ 2‑й – договоры‚ 3‑й – техническая документация).

Оцифровка бумажных носителей

Перевод бумажных документов в электронный вид – один из ключевых этапов.

• Подготовка к сканированию: очистка‚ удаление скрепок‚ проверка качества оригиналов.
• Выбор формата сканирования: PDF/A‑2 или PDF/A‑3 (долговременный архивный формат)‚ TIFF для изображений.
• Настройка параметров сканера: разрешение 300 dpi (для текста) – 600 dpi (для чертежей)‚ черно‑белый режим.
• Индексация при загрузке: автоматическое присвоение метаданных (дата‚ тип‚ контрагент) с помощью OCR‑движков (ABBYY FlexiCapture‚ Tesseract).

Формирование структуры и описей

Систематизация ЭАД должна соответствовать схеме уровней:

1. Фонд – высший уровень (например‚ «Финансовый фонд»).
2. Опись – перечень всех дел в фонде.
3. Раздел и подраздел – классификация по тематикам («Бухгалтерия»‚ «Налоги»‚ «Контракты»).
4. Электронное дело – набор связанных документов (акты‚ счета‑фактуры‚ письма).
5. Электронный документ – отдельный файл с метаданными;

Для каждого уровня необходимо вести опись в виде таблицы (XML‚ CSV или в базе СУБД) с полями:

• Уникальный идентификатор (UID)
• Наименование
• Срок хранения (по законодательству)
• Ответственный
• Контрольный статус (активен/архивирован)

Выбор программного обеспечения

Ключевой критерий – соответствие требованиям ФЗ‑115 и ГОСТ‚ наличие функций:

• Управление метаданными и описями.
• Контроль доступа (RBAC).
• Электронная подпись и проверка целостности (Хэш‑подпись).
• Резервное копирование и восстановление.
• Интеграция с существующими СЭД (1С‚ Docsvision‚ ОСК‚ SharePoint).

Популярные решения (по состоянию на 2026 г.):

Организация хранения и резервного копирования

Для обеспечения долговременной сохранности необходимо:

1. Выбрать тип носителя: NAS‚ SAN‚ облачные хранилища (Amazon S3‚ Microsoft Azure Blob) с поддержкой WORM‑режима.
2. Реализовать 3‑кратную схему резервирования:
   • Локальная копия (RAID‑6).
   • Внешняя копия (отдельный сервер/лентопротокол).
   • Облачная копия (географически удалённый центр).
3. Планировать периодичность: ежедневные инкрементные бэкапы + еженедельные полные.
4. Тестировать восстановление: минимум раз в квартал проводить пробный рестор.

Управление доступом и безопасность

Для защиты ЭАД от несанкционированного доступа следует реализовать:

• Аутентификацию через LDAP/Active Directory.
• Ролевую модель доступа (RBAC) – разные уровни прав для бухгалтерии‚ юридического отдела‚ руководства.
• Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3).
• Электронную подпись всех загружаемых документов (КЭП).
• Логирование действий (who‑what‑when) и регулярный аудит.

Внедрение: 8 этапов

1. Инициирование проекта – формирование ТЗ и бюджета.
2. Анализ требований – согласование с юридическим отделом и регуляторами.
3. Выбор и закупка ПО/аппаратуры – лицензии‚ серверы‚ сканеры.
4. Разработка структуры архива – схемы фондов‚ описей‚ метаданных.
5. Оцифровка и миграция – сканирование‚ импорт из существующих СЭД.
6. Настройка контроля доступа и резервного копирования.
7. Тестирование и обучение персонала – пилотный запуск‚ инструктаж.
8. Эксплуатация и поддержка – мониторинг‚ регулярные проверки соответствия.

Чек‑лист создания электронного архива

• ✅ Сформирован проектный план и назначен руководитель проекта.
• ✅ Проведён аудит текущих документов и определён перечень приоритетных блоков.
• ✅ Выбрано программное обеспечение‚ приобретены лицензии.
• ✅ Осуществлена оцифровка всех документов‚ попавших в первую очередь.
• ✅ Созданы фонды‚ описи‚ разделы и подразделы согласно схеме.
• ✅ Настроены метаданные и автоматическое индексирование.
• ✅ Реализовано резервное копирование (3‑кратная схема).
• ✅ Внедрена система контроля доступа и электронных подписей.
• ✅ Проведено обучение пользователей и тестовое восстановление данных.
• ✅ Оформлены документы о соответствии требованиям ФЗ‑115 и ГОСТ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения электронных документов обязателен?

Сроки зависят от типа документа (бухгалтерские – 5 лет‚ налоговые – 4 года‚ договоры – 10 лет и т.д.) и фиксируются в нормативных актах.

Можно ли хранить документы только в облаке?

Да‚ при условии‚ что облачный провайдер гарантирует WORM‑режим‚ шифрование и соответствие требованиям ФЗ‑115.

Нужна ли электронная подпись для всех загружаемых файлов?

Требуется подпись для документов‚ которые в оригинале подпитывались (контракты‚ акты‚ счета‑фактуры). Для служебных записок подпись необязательна.

Сколько стоит внедрение ЭАД?

Стоимость зависит от объёма документов‚ выбранного ПО и инфраструктуры. Для средних компаний (до 200 тыс. документов) диапазон 1–3 млн руб.

Создание электронного архива документации – это комплексный процесс‚ включающий правовую подготовку‚ техническую
инфраструктуру‚ организацию бизнес‑процессов и обучение персонала. При правильном подходе организация получает
не только соответствие законодательству‚ но и значительные преимущества в виде ускорения работы‚ снижения
издержек и повышения уровня информационной безопасности.

Следуя изложенному пошаговому руководству и используя предоставленный чек‑лист‚ вы сможете построить надёжный
электронный архив‚ который будет служить цифровым активом вашей компании на протяжении многих лет.