В современных реалиях цифровизация документооборота перестает быть просто трендом, а становится необходимостью для эффективного управления организацией. Фраза «посредством электронного архива» сегодня охватывает весь спектр процессов: от хранения и поиска документов до обеспечения их юридической значимости и соблюдения строгих архивных стандартов. В данной статье мы подробно разберем, что такое электронный архив документов (ЭАД), как его правильно создать, какие нормативные акты регулируют эту сферу и на какие критические моменты обратить внимание при внедрении.

Что такое электронный архив документов (ЭАД)?

Электронный архив документов (ЭАД) — это организованная совокупность электронных архивных документов, сформированная в процессе деятельности организации, и система, обеспечивающая их долгосрочное хранение, учет, поиск и использование.

Согласно предоставленным сведениям, Единый электронный архив сочетает в себе функционал:

• Облачного электронного архива (хранение, доступность, масштабируемость);
• Системы электронного документооборота (СЭД/ЭДО) — работа с документами, согласование, подписание.

Это дает уникальную возможность работать в одном окне как с оцифрованными скан-копиями оригиналов бумажных документов, так и с юридически значимыми электронными документами, включая возможность подписания их усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) без выхода из интерфейса архива.

Нормативная база: на чем стоит правовое поле

Организация хранения электронных документов в РФ строго регламентирована. Ключевым документом на текущий момент (по состоянию на 2026 год) является:

Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

В частности, пункт 137 Правил № 77 определяет, что электронный архив должен обеспечивать:

• Надежное хранение документов на установленные сроки;
• Защиту от несанкционированного доступа, искажения, уничтожения;
• Поиск и выдачу документов в установленные сроки;
• Подтверждение подлинности и целостности документов;
• Ведение учета документов и операций с ними.

Также важно учитывать пункт 160 Правил № 77, устанавливающий требования к структуре цифровых копий.

Государственные стандарты (ГОСТ/ГОСТ Р)

Помимо правил Росархива, существуют требования к физическим накопителям и программному обеспечению, зафиксированные в государственных стандартах. Ключевой момент: перед началом работы с цифровой информацией необходимо приобрести лицензионное ПО. Использование нелицензионного программного обеспечения для ведения архива недопустимо с точки зрения законодательства и безопасности данных.

Архитектура и структура хранения

Схемы систематизации (Фонд — Опись — Дело, Документ)

Все электронные архивные документы (ЭАД) в архиве обязаны быть систематизированы по строгой иерархической схеме в соответствии с номенклатурой дел:

1. Фонд, высший уровень (организация или структурное подразделение).
2. Опись — совокупность дел, объединенных общим признаком (год, вид деятельности).
3. Раздел и подраздел описи — детализация внутри описи.
4. Электронное дело — единица хранения, формируемая по номенклатуре дел.
5. Электронный документ — конечный элемент (файл с метаданными).

Инфраструктура хранения: гибкость и масштабируемость

Современные ЭАД не привязаны к железу в серверной организации; Для хранения можно задействовать:

• Архивные базы данных (встроенные в СЭД);
• Специальные сервисы для подключения внешних хранилищ:

• Внешние СУБД;
• Файловые серверы (NAS/SAN);
• Облачные хранилища (например, S3-совместимые — Yandex Object Storage, S3 Selectel, AWS S3, MinIO).

Преимущество: с расширением предприятия и ростом объема документов для увеличения архива достаточно просто подключить новый носитель или увеличить квоту в облаке, не перестраивая всю ИТ-инфраструктуру.

Безопасность и разграничение доступа: Ролевая модель

Один из столпов надежного ЭАД — ролевая модель разграничения прав доступа. Она позволяет гибко настроить политику безопасности в зависимости от двух факторов:

1. Роль пользователя (архивариус, руководитель, бухгалтер, юрист, сотрудник отдела кадров, аудитор).
2. Статус документа в архиве (на рассмотрении, утвержден, в работе, на хранении, подлежащий уничтожению, секретный/конфиденциальный).

Пример: Бухгалтер видит только финансовые документы со статусом «Утвержден», архивариус имеет полный доступ ко всем метаданным и структурам, а генеральный директор — доступ к стратегическим документам с грифом «Совершенно секретно».

Работа с гибридным документооборотом (Бумага + Цифра)

Реальность большинства организаций, это параллельное существование бумажных и электронных потоков. Типичный кейс: акты выполненных работ от подрядчиков поступают в двух форматах — через ЭДО (электронно) и по Почте России (бумажно).

Электронный архив должен обеспечивать единую точку входа для обоих потоков:

• Электронные документы из ЭДО попадают в архив автоматически с сохранением истории подписаний и метаданных.
• Бумажные документы сканируются (оцифровываются) с соблюдением требований п. 160 Приказа № 77 (разрешение, цветовая глубина, формат PDF/A, наличие ЭП ответственного за оцифровку) и кладутся в то же электронное дело, что и их электронные «братья-близнецы».

Пошаговый план внедрения электронного архива

Внедрение — это не просто установка программы, а организационно-техническое мероприятие. Основные этапы:

Этап 1: Регламентация (Документальное оформление)

• Утвердить проект локального нормативного акта, регламентирующего переход на электронный документооборот (обычно это — Инструкция по делопроизводству в новой редакции или отдельный Регламент об ЭДО).
• В регламенте должны быть: определения терминов, правила работы с СЭД, порядок регистрации, исполнения, хранения, передачи в архив и уничтожения документов;

Этап 2: Подготовка кадров

• Обучить сотрудников работе в новой системе. В первую очередь — тех, кто постоянно взаимодействует с архивными документами (архивариусы, секретари, делопроизводители, ответственные за СЭД в подразделениях).

Этап 3: Техническое развертывание и миграция

• Выбрать ПО (коробочное или SaaS), соответствующее требованиям Росархива и ФСТЭК (если есть ГИС/Критические объекты/Персональные данные).
• Настроить структуру фондов, описей, номенклатуру дел, ролевую модель доступа.
• Настроить интеграцию с внешними хранилищами (S3, файловые серверы) и системами ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С и др.).

Этап 4: Наполнение и промышленная эксплуатация

• Начать использовать систему и наполнять ее документами (как текущими, так и ретроспективными, бэк-сканирование).
• Организовать регулярный аудит целостности данных и актуальности прав доступа.

Ключевые задачи, которые решает ЭАД

Внедрение электронного архива «посредством» специализированного ПО закрывает ряд болевых точек бизнеса:

Типичные ошибки и риски при внедрении

Статья будет неполной без разбора «граблей», на которые часто наступают организации:

• Игнорирование номенклатуры дел: Загрузка документов «в кучу» без привязки к делам и срокам хранения делает архив неконтролируемой свалкой данных, что грозит штрафами при проверке Росархива.
• Отсутствие регламента об ЭДО: Работа без утвержденного локального акта признается нарушением законодательства об архивном деле.
• Некачественное оцифровывание: Сканирование в низком разрешении, без ЭП ответственного, в формате JPG вместо PDF/A — делает цифровую копию юридически ничтожной для замены оригинала.
• Забывание про «УНЭП в КЭДО»: Если вы используете Унифицированную систему электронного документооборота (УНЭП) в рамках Корпоративной ЭДО (КЭДО), необходимо правильно настроить обмен пакетами документов для архивации.
• Отсутствие стратегии выхода (Vendor Lock-in): Данные должны быть экспортируемы в открытые форматы (XML + файлы + PDF/A) для переноса в другую систему при смене вендора.

Организация работы посредством электронного архива — это переход от хаотичного хранения файлов к управляемому информационному активу. Это не просто «сканер + папка на сервере», а сложная система, включающая:

• Законодательное соответствие (Приказ Росархива № 77, ГОСТы, ФЗ-149, ФЗ-63);
• Технологическую зрелость (S3-хранилища, ролевая модель, ЭП, полнотекстовый поиск);
• Организационную дисциплину (Инструкция по делопроизводству, обучение, регламенты).

Правильно внедренный ЭАД становится фундаментом для беспрепятственного документооборота, прозрачности бизнес-процессов и защиты интересов организации в суде и при проверках регуляторов. Начните с аудита текущего состояния дел и утверждения Инструкции по делопроизводству — это фундамент, на котором будет стоять ваш цифровой архив годами.

Данная статья подготовлена на основе актуальной на информации, включая требования Приказа Росархива от № 77 и лучшие практики рынка СЭД/ЭДО.