Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата публикации: 11 июля 2026 г.

Содержание

Что такое электронный архив (ЭА) в Газпром?
Правовая и нормативная база
Структура и классификация документов
Бизнес‑процессы и жизненный цикл документа
Преимущества перехода на ЭА
Безопасность и защита информации
Интеграция с другими ИТ‑системами Газпром
Как получить доступ к архиву
Лучшие практики и рекомендации
Перспективы развития ЭА в Газпром

Газпром — крупнейшая в России и одной из крупнейших в мире энергетических компаний. Ежегодно она генерирует миллиарды документов: договоры, техническую документацию, отчёты, акты, протоколы и т.д. Традиционное бумажное хранение не только затрудняет быстрый поиск, но и создаёт риски потери, повреждения и несоответствия требованиям законодательства.

Для решения этих задач в 2019 году была запущена Электронная Архивная Система (ЭА), ориентированная на полную цифровизацию документооборота и обеспечение долговременного хранения электронных копий всех корпоративных документов.

Что такое электронный архив (ЭА) в Газпром?

Электронный архив, это централизованная ИТ‑платформа, обеспечивающая:

Сканирование и оцифровку бумажных документов;
Хранение оригинальных электронных файлов (PDF/A, XML, DOCX и др.);
Метаданные и индексацию для мгновенного поиска;
Контроль доступа и аудит действий пользователей;
Автоматизацию жизненного цикла документа (создание → согласование → архивирование → уничтожение).

Правовая и нормативная база

ЭА Газпром построен в соответствии с российским законодательством и отраслевыми стандартами:

Федеральный закон № 63‑2011 «Об электронной подписи»;
Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный документ. Общие требования»;
Требования ISO 15489‑1 «Управление документами» и ISO 27001 «Информационная безопасность»;
Внутренние регламенты Газпром: Положение о документообороте, Политика информационной безопасности.

Все документы, помещённые в ЭА, получают юридическую силу, если сопровождаются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и соответствуют формату PDF/A‑2/3.

Структура и классификация документов

Система делит документы по нескольким уровням:

Тип документа (договор, акт, проектная документация, бухгалтерская отчётность и т.д.).
Подразделение‑владелец (управление, дочерняя компания, сервисный центр).
Код классификатора (по ГОСТ 7.0‑2003 «Классификатор деловой документации»).
Срок хранения (от 1 года до «бессрочно» в зависимости от категории).

Каждому документу присваивается уникальный идентификатор (UID), который используется в ссылках, в системах ERP и в процессах автоматизации.

Бизнес‑процессы и жизненный цикл документа

В ЭА реализованы типовые сценарии:

Регистрация – загрузка скана, автоматическое распознавание (OCR) и привязка метаданных.
Согласование – маршрутизация на подпись руководителей, автоматическое уведомление.
Утверждение – присвоение статуса «Утверждено», запись в журнал аудита.
Хранение – перемещение в «активный» или «архивный» слой в зависимости от срока хранения.
Уничтожение – автоматическое удаление после истечения срока, с подтверждением в журнале.

Преимущества перехода на ЭА

Переход к электронному архиву дал Газпром ряд ощутимых выгод:

Сокращение затрат на бумагу, печать, хранение и транспортировку;
Ускорение доступа – поиск по метаданным занимает секунды, а не часы;
Повышение прозрачности – каждый документ имеет полный журнал действий;
Соответствие требованиям контролирующих органов (ФСБ, Роскомнадзор, налоговая служба);
Улучшение контроля над сроками хранения и утилизации;
Поддержка мобильных и удалённых сотрудников через веб‑интерфейс и мобильные приложения.

Безопасность и защита информации

ЭА Газпром построен на многоуровневой системе защиты:

Аутентификация – двухфакторная (пароль + токен/смс);
Авторизация – ролевой доступ (чтение, запись, согласование, администрирование);
Шифрование – TLS 1.3 для передачи, AES‑256‑GCM для хранения;
Электронные подписи – КЭП с поддержкой ГОСТ 34.10‑2012;
Резервное копирование – ежедневные инкрементные бэкапы, хранение в двух географически разнесённых дата‑центрах;
Мониторинг и аудит – SIEM‑система фиксирует все события, а регламентные отчёты формируются автоматически.

Интеграция с другими ИТ‑системами Газпром

ЭА не работает в изоляции. Ключевые интеграции:

ERP SAP – автоматическое создание и привязка финансовых документов;
SCADA и системы мониторинга – хранение технической документации к объектам;
Система электронного документооборота (ЭДО) «Электронный Договор» – обмен договорами с контрагентами;
BI‑платформа Power BI – аналитика по количеству и типам хранимых документов;
Система управления проектами (MS Project, Jira) – привязка проектных артефактов к архиву.

Как получить доступ к архиву

Для доступа к ЭА необходимо выполнить несколько шагов:

Получить служебный аккаунт в корпоративном каталоге AD (Active Directory).
Пройти обучающий курс «Работа с электронным архивом Газпром» и сдать тест.
Настроить двухфакторную аутентификацию (смс‑код или токен‑генератор).
Войти в веб‑портал archive.gazprom.ru через браузер, используя корпоративный VPN, если вы работаете удалённо.
Выбрать нужный раздел (по типу документа или подразделению) и воспользоваться поиском по ключевым словам, номеру документа, дате или UID;

Лучшие практики и рекомендации

Для эффективного использования ЭА рекомендуется соблюдать следующие правила:

Стандартизировать названия файлов: YYYYMMDD_Тип_Подразделение_Номер.pdf.
Обязательно проверять качество OCR перед публикацией – ошибки в распознавании могут помешать поиску.
Регулярно проводить ревизию метаданных (каждые 6 мес.) и удалять дубли.
Соблюдать политику сроков хранения – автоматическое перемещение в «внеархивный» слой после истечения срока.
При работе с конфиденциальными документами использовать режим «секретный» и ограничивать доступ только к тем ролям, которым это необходимо.
В случае потери доступа немедленно сообщать в службу ИТ‑безопасности (служба 24/7).

Перспективы развития ЭА в Газпром

На ближайшие 3‑5 лет планируется:

Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и аннотации документов;
Подключение блокчейн‑технологий для неизменяемого аудита критически важных договоров;
Расширение мобильных функций – сканирование и загрузка документов через приложение для iOS/Android;
Интеграция с системой управления знаниями (KM) для создания «умных» рекомендаций сотрудникам;
Переход к облачному хранилищу с гибридной моделью (частный + публичный облако) для повышения масштабируемости.

Электронный архив документации Газпром – это стратегический инструмент, который обеспечивает:

Соблюдение нормативных требований;
Сокращение издержек и ускорение бизнес‑процессов;
Повышение уровня информационной безопасности;
Удобный и быстрый доступ к критически важной информации.

Тщательное внедрение, регулярное обучение персонала и постоянное развитие технологической базы позволяют Газпром оставаться лидером в отрасли, где надёжность и прозрачность документооборота имеют первостепенное значение.