Создание электронного архива города Новосибирска стало ключевым этапом перехода муниципального управления на принципы «безбумажного» документооборота и открытости государственных данных. Проект интегрирован в более масштабную систему, Электронный архив Новосибирской области, о котором сообщал ТАСС еще 10 марта (ссылка на информацию из интернета), отмечая, что архив включает порядка 40 тысяч единиц хранения (по данным на момент публикации), и этот фонд неуклонно растет.

Исторический контекст и нормативная база

Переход к электронному архивному фонду в Новосибирске осуществлялся в строгом соответствии с федеральным законодательством:

• ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы хранения и доступа к информации.
• ФЗ-125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает требования к формированию, учету и хранению архивных документов, в т.ч. в электронной форме.
• Региональные законы Новосибирской области и постановления Администрации города Новосибирска о порядке ведения электронного документооборота.

Ключевым драйвером внедрения стал указ Президента РФ о переводе госорганов на электронное взаимодействие, что потребовало создания единого репозитория для хранения подлинников электронных документов, имеющих юридическую силу.

Технологическая платформа: Опыт внедрения EOS for SharePoint

Важным вехой в истории проекта стало внедрение решения EOS for SharePoint. Как отмечала Олеся Филатова в комментарии от :

«Уже на начальных этапах внедрения EOS for SharePoint горы бумажных копий стали резко уменьшаться».

Выбор платформы на базе Microsoft SharePoint обусловлен следующими факторами:

1. Интеграция с офисным пакетом: Бесшовная работа с Word, Excel, Outlook для сотрудников администрации.
2. Управление версиями и правами: Гибкая настройка доступа (РБАК) для разных категорий пользователей (архивисты, чиновники, граждане).
3. Соответствие 149-ФЗ: Наличие сертифицированных средств защиты информации (СЗИ) и возможность организации доверенного хранения.
4. Масштабируемость: Возможность расширения хранилища по мере роста фондов (от десятков тысяч до миллионов дел).

Структура и состав фондов электронного архива

На электронный архив города Новосибирска представляет собой иерархическую систему, включающую:

Административный архив (Делоуправление)

• Постановления и распоряжения Мэра и Администрации города.
• Протоколы заседаний Совета депутатов и комитетов.
• Внутренние нормативные акты и регламенты.
• Документы по градостроительству, землепользованию, благоустройству.

Архив муниципальных услуг и функций

• Реестры предоставляемых муниципальных услуг (МГУ/РГУ).
• Электронные обращения граждан (через портал Госуслуг, региональный портал, официальный сайт администрации).
• Результаты независимых оценок качества условий оказания услуг.

Градостроительный и кадастровый архив

• Генеральный план города, проекты планировки территории (ППТ).
• Разрешения на строительство, уведомления о строительстве.
• Акты приемки введенных в эксплуатацию объектов.

Социально-исторический блок (ЦГА г. Новосибирска)

Центральный государственный архив города активно занимается оцифровкой исторических фондов:

• Метрические книги (до 1917 г. и советского периода).
• Фонды предприятий, организаций, партийных и советских органов.
• Фото-, кино- и фонодокументы, отражающие историю города с 1893 года (Новониколаевск).

Функциональные возможности для пользователей

Портал электронного архива (как правило, интегрирован в официальный сайт adm.novosibirsk.ru или региональный портал архивных органов) предоставляет:

Обеспечение доверенного хранения и информационной безопасности

Согласно требованиям ФСТЭК и ФСБ, а также ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Электронные архивы. Общие требования», в Новосибирске реализованы:

• Программно-аппаратные комплексы доверенного хранения (ПАК ДХ): Сертифицированные контуры для хранения подлинников электронных документов с усиленной КЭП.
• Журналирование всех событий: Неподдежный аудит всех действий с документами (создание, чтение, изменение, удаление, экспорт).
• Резервное копирование и ДРЦ (ЦОД): Географически распределенные центры обработки данных (городской и региональный уровни) для обеспечения бесперебойности.
• Миграция форматов: Планируемый перевод устаревающих форматов (старые версии Word, специфические CAD-форматы) в открытые стандарты долгосрочного хранения (PDF/A-1b/2b, XML, TIFF).

Проблемы и вызовы развития (Актуально на 2026 год)

Несмотря на успехи (о которых свидетельствовало сокращение «гор бумажных копий» еще в 2016 году), система сталкивается с вызовами:

1. Объемы «рожденных цифровых» данных: Экспоненциальный рост видеозаписей с камер «Безопасный город», данных IoT-датчиков (Умный город), больших массивов данных (Big Data) требует пересмотра политики хранения и закупки емкостей.
2. Единый реестр архивных фондов: Необходимость полной синхронизации данных городского архива с Единой государственной автоматизированной информационной системе архивного дела (ЕГАИСА) и Федеральным архивным агентством (Росархив).
3. Цифровая доступность для НМА (лиц с ограниченными возможностями): Адаптация интерфейса портала под стандарты WCAG 2.1 (версия для слабовидящих, скринридеры).
4. Киберустойчивость: Защита от программ-шифровальщиков (ransomware) и атак на цепочку поставок ПО. Внедрение импортозамещающего ПО (Астра Линукс, РЕД ОС, отечественные СУБД, средства ЭЦП) по указам Президента.

Перспективы: От архива к «Цифровому двойнику» города

Стратегия развития электронного архива Новосибирска на ближайшие годы (до 2030 г.) предполагает трансформацию из пассивного хранилища в активный аналитический инструмент:

• ИИ-поиск и кластеризация: Внедрение модулей машинного обучения для автоматической классификации входящих документов, извлечения сущностей (ФИО, адреса, суммы) и тематического моделирования исторических фондов.
• Блокчейн/ДЛТ для верификации: Использование распределенного реестра для подтверждения подлинности и неизменности ключевых градостроительных и правовых документов при межведомственном обмене.
• Интеграция с Платформой «Умный город»: Архив становится источником верифицированных исторических данных для цифровых двойников городской инфраструктуры (планировка, сети, соцобъекты).
• Открытые данные (Open Data): Массовая публикация обезличенных массивов архивных данных на портале data.novosibirsk.ru для бизнеса, науки и гражданского общества (хакатоны, урбанистические исследования).

Электронный архив города Новосибирска прошел путь от пилотного проекта на базе SharePoint (2016 г.) до полноценной компоненты цифровой инфраструктуры мегаполиса. Ключевым достижением стало не просто сканирование бумаг, а изменение организационной культуры: переход на «цифровой подлинник» как на основной носитель юридической значимости. На ноябрь 2026 года главными приоритетами остаются: обеспечение киберустойчивости на отечественном ПО, масштабирование под нагрузки «Умного города» и максимальная открытость исторического наследия для жителей и исследователей.

Материал подготовлен на основе открытых данных ТАСС, отчетов Администрации Новосибирска, нормативных актов РФ в сфере архивного дела и информационных технологий. Статус систем актуален на .