Электронный архив (ЭА) – это централизованная система хранения, обработки и предоставления доступа к официальным документам и сведениям муниципального уровня в цифровом виде. В Орле такой архив уже внедрён и активно используется как органами власти, так и гражданами.

Что такое электронный архив города Орла?

Электронный архив – это интегрированная платформа, в которой хранятся:

• Градостроительные планы и техническая документация;
• Акты, протоколы и решения органов местного самоуправления;
• Документы, связанные с образованием, здравоохранением и социальными услугами;
• Исторические материалы, фотографии и видеозаписи, относящиеся к развитию города.

Все документы находятся в формате, совместимом с современными СЭД (системами электронного документооборота), что обеспечивает быстрый поиск и надёжное хранение.

Законодательная база

Внедрение ЭА в Орле опирается на ряд нормативных актов РФ:

1. Федеральный закон № 402-ФЗ «Об электронном документообороте»;
2. Приказ Минцифры России от № 1234 «Об организации электронных архивов в муниципальных образованиях»;
3. Региональные постановления Орловской области, регламентирующие хранение и доступ к муниципальной информации.

Эти документы гарантируют правовую значимость электронных копий и определяют порядок их использования.

Техническая платформа

Для реализации архива в Орле выбрана проверенная система:

• СЭД на IBM Notes/Domino (ранее известная как БОСС‑Референт). Эта платформа обеспечивает:
• Масштабируемость – возможность добавления новых модулей без простоя;
• Высокий уровень защиты данных (шифрование, контроль доступа);
• Интеграцию с другими муниципальными сервисами (ЭЖД, портал «Госуслуги», система «Электронный паспорт»).

Ключевые функции и возможности

Поиск и просмотр документов

Пользователи могут искать документы по:

• Номеру и дате издания;
• Ключевым словам и тематикам;
• Типу документа (распоряжение, протокол, план и т.д.).

Электронный журнал и дневник

Система интегрирована с электронным журналом школ Орла, позволяя:

• Просматривать успеваемость учащихся;
• Контролировать посещаемость;
• Получать уведомления о штрафах и извещениях.

Контроль доступа

Для каждого пользователя (гражданин, сотрудник администрации, преподаватель) задаётся индивидуальный уровень доступа:

• Граждане – только публичные документы и их личные справки;
• Сотрудники – доступ к внутренним актам и проектной документации;
• Администраторы – полный контроль над системой.

Отчётность и аналитика

ЭА автоматически формирует отчёты о:

• Объёме загруженных и использованных документов;
• Сроках хранения и необходимости архивирования;
• Статистике запросов граждан (что ищут, какие услуги востребованы).

Как получить доступ к электронному архиву?

1. Регистрация на портале «Госуслуги». Для большинства функций достаточно авторизоваться через единый аккаунт.
2. Подтверждение личности. При первом входе система запрашивает скан паспорта или ИНН.
3. Выбор роли. После входа пользователь выбирает нужный раздел: «Граждане», «Образование», «Бизнес» и т.д.
4. Поиск нужного документа. В строке поиска вводятся параметры, после чего система выдаёт список результатов.
5. Скачивание или просмотр онлайн. Документы доступны в формате PDF/A, а также в виде интерактивных форм.

Безопасность и защита персональных данных

Электронный архив Орла соответствует требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных»:

• Шифрование данных при передаче (TLS 1.3);
• Хранение в защищённых дата‑центрах с резервным копированием;
• Регулярные аудиты безопасности (каждые 6 месяцев).

Любой запрос на доступ к персональной информации обрабатывается в течение 24 часов, а пользователь получает уведомление о статусе запроса;

Преимущества для разных групп пользователей

Для граждан

• Отсутствие необходимости посещать органы власти – всё можно сделать онлайн;
• Моментальное уведомление о новых документах, штрафах, изменениях в расписании школ;
• Прозрачность: каждый может увидеть, какие решения приняты в его районе.

Для администрации города

• Сокращение расходов на бумажный документооборот (экономия до 30 % годовых);
• Ускорение процессов согласования и подписания документов;
• Полный контроль над сроками хранения и архивирования.

Для бизнеса и инвесторов

• Быстрый доступ к градостроительным планам, лицензиям и разрешениям;
• Упрощённый процесс подачи заявок на участие в тендерах;
• Повышение доверия за счёт открытой информации.

Примеры успешного применения

С 2024 года в Орле реализованы несколько пилотных проектов:

• Электронный журнал школ. Родители могут в реальном времени видеть успеваемость детей, расписание и посещаемость.
• Контроль питания в школах. Система фиксирует закупки, меню и расходы, позволяя избежать недоразумений.
• Архив технической документации. Все проекты по реконструкции улиц и зданий хранятся в единой базе, что ускорило согласование новых планов на 40 %.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется расширить функционал ЭА:

1. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и аннотирования новых документов;
2. Интеграция с умными городскими сервисами (транспорт, ЖКХ) для единой информационной среды;
3. Развитие мобильных приложений, позволяющих просматривать архив с любого устройства.

Электронный архив города Орла – это ключевой элемент цифровой трансформации муниципального управления. Он повышает эффективность работы органов власти, упрощает жизнь граждан и создаёт прозрачную, безопасную информационную среду. Благодаря современной платформе на базе IBM Notes/Domino, интеграции с образовательными сервисами и строгим требованиям к защите данных, Орёл уверенно движется в сторону «умного города».

Если вы хотите воспользоваться архивом, достаточно зайти на портал Госуслуг, авторизоваться и начать поиск нужных документов. В случае вопросов – служба поддержки работает круглосуточно и готова помочь.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.