Электронный архив – это современная информационная система, позволяющая получать доступ к оцифрованным документам, метрикам, ревизским сказкам и другим историческим материалам, хранящимся в Государственном архиве Тамбовской области (ГАТО). В статье рассмотрены основные возможности системы, порядок доступа, техническая платформа и практические рекомендации для исследователей.

Что такое Государственный архив Тамбовской области (ГАТО)

Государственный архив Тамбовской области (ТОГБУ ГАТО) – официальное учреждение, где хранятся:

• документы органов государственной власти и местного самоуправления;
• метрические книги, ревизские сказки, церковные реестры;
• фотографии, карты, рукописные издания и другие исторические материалы.

Служба архива активно участвует в научных исследованиях, генеалогических проектах и культурных выставках, раскрывая «вековые тайны» региона.

Контактные данные

• Адрес: 392000, г. Тамбов, ул. Советская, 107
• Телефон: (4752) -53‑511, (8‑475‑2) -2‑95‑05, 71‑35‑11
• Факс: (4752) -2‑27‑98
• Электронная почта: gatoarh.tambov.gov.ru
• Директор: Бородулин Николай Михайлович

История создания электронного архива

С 2020‑х годов в рамках цифровой трансформации государственных учреждений в Тамбовской области был внедрён проект Единая архивная информационная система (ЕАИС). На её основе построена платформа КАИСА‑архив (доступна по адресу https://kaisa.tambovarchiv.ru/), которая обеспечивает:

• оцифровку и хранение более 2000 изданий региональной научно‑справочной библиотеки;
• доступ к электронным копиям метрических книг и ревизских сказок;
• возможность онлайн‑запросов архивных справок и выдачу электронных документов.

В 2024 году архив открыл Электронную библиотеку Тамбовской области, интегрированную с пользовательским интерфейсом http://elibrary.tambovlib.ru/. Система поддерживает ограниченный и открытый режимы доступа, позволяя исследователям просматривать материалы в соответствии с их правами.

Структура электронного архива

3.1 Основные разделы

1. Электронный каталог – поисковый интерфейс по всем оцифрованным фондам.
2. Электронные копии документов – сканы метрических книг, ревизских сказок, актов органов власти, фотографий.
3. Электронная библиотека – более 2000 оцифрованных изданий, включая научные журналы и справочники.
4. Электронный читальный зал – онлайн‑доступ к материалам в режиме реального времени (до 15 одновременных пользователей).
5. Служба запросов – форма подачи заявок на выдачу справок, копий и консультаций.

3.2 Техническая платформа

Все сервисы работают на базе программного обеспечения КАИСА‑архив, которое входит в состав ЕАИС. Платформа обеспечивает:

• надёжное хранение цифровых файлов (форматы PDF, TIFF, JPEG);
• метаданные по каждому документу (описание, дата, архивный фонд, уровень доступа);
• интеграцию с региональными информационными системами (например, KAISA).

Как получить доступ к электронному архиву

4.1 Регистрация пользователя

Для работы в открытом режиме достаточно выполнить следующие шаги:

1. Перейти на сайт KAISA‑архив и нажать кнопку «Регистрация».
2. Заполнить форму: ФИО, электронный адрес, телефон, указать цель доступа (научные исследования, генеалогия, образование).
3. Подтвердить регистрацию по ссылке, полученной на e‑mail.
4. После подтверждения вы получите логин и пароль для входа в электронный каталог.

4.2 Ограниченный доступ

Если требуется работа с документами, находящимися в закрытом фонде (например, персональные данные, документы советского периода), необходимо подать запрос‑заявку в архив. Требования к заявке:

• Полные ФИО заявителя;
• Почтовый адрес (можно указать e‑mail);
• Тема запроса и хронологический диапазон интересующих материалов;
• Копия удостоверения личности (для подтверждения права доступа).

Запросы рассматриваются в течение 10‑15 рабочих дней. При положительном решении архив высылает электронную справку или предоставляет доступ к нужным файлам.

4.3 Пошаговый пример поиска

1. Войдите в систему под своим логином.
2. В строке поиска введите ключевые слова, например «ревизские сказки 1917 Тамбов».
3. Отфильтруйте результаты по типу документа (метрические книги, акты, фотографии).
4. Нажмите на нужный результат, откроется страница с метаданными и кнопкой «Скачать PDF».
5. Скачайте файл и используйте в своей работе.

Что можно найти в электронном архиве

• Метрические книги – записи о рождениях, браках и смертях (с 18‑го века до 1990‑х годов);
• Ревизские сказки – переписные списки населения, используемые для налоговых и военных целей.
• Документы органов власти – приказы, постановления, письма, решения областного и районного управления.
• Фотографии и карты – визуальные материалы, отражающие развитие региона.
• Книги и журналы – издания, связанные с историей Тамбовской области, включая памятные выпуски к юбилеям.

Пример списка оцифрованных фондов

Практические рекомендации для исследователей

• Планируйте запрос заранее. Сбор всех необходимых данных (ФИО, точные даты, номера фондов) ускорит рассмотрение заявки.
• Используйте расширенный поиск. В ЕАИС доступны фильтры по типу документа, году, региону и ключевым словам.
• Сохраняйте копии. После скачивания файлов рекомендуется сохранять их в собственных каталогах с указанием оригинального номера фонда.
• Обратитесь к специалистам архива. На месте (читалка) работают архивисты, готовые помочь в интерпретации старописных шрифтов и аббревиатур.
• Учитывайте правовые ограничения. Персональные данные, относящиеся к живым лицам, находятся под защитой закона о персональных данных.

Как подать запрос на выдачу архивной справки

Для получения официальной справки (например, о регистрации брака) необходимо:

1. Заполнить форму по электронной почте или воспользоваться онлайн‑заявкой на сайте архива.
2. Указать полные ФИО, адрес, тему запроса и желаемый период.
3. Прикрепить копию паспорта (для подтверждения личности).
4. Оплатить государственную пошлину (если требуется) через банковскую карту или наличными в кассе архива.
5. Ожидать готовности справки (обычно 5‑10 рабочих дней) и получить её в электронном виде или в бумажном виде по почте.

Перспективы развития электронного архива

В ближайшие годы планируется:

• Расширение оцифровки до 100 000 страниц архивных документов;
• Внедрение технологий искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописного текста (OCR) и создания полнотекстового поиска;
• Интеграция с национальными порталами открытых данных России;
• Создание мобильного приложения для доступа к архивным материалам «на ходу».

Эти шаги сделают историческое наследие Тамбовской области ещё более доступным для учёных, педагогов и всех интересующихся.

Электронный архив Тамбовской области – это мощный инструмент, объединяющий традиционное архивное дело и современные цифровые технологии. Благодаря единой архивной информационной системе (ЕАИС) и платформе КАИСА‑архив любой желающий может быстро находить, просматривать и скачивать исторические документы, не выходя из дома. При этом архив сохраняет свою роль как хранитель оригиналов и предоставляет квалифицированную поддержку исследователям.

Если вы планируете изучать историю региона, вести генеалогическое исследование или готовить научную публикацию, электронный архив ГАТО – ваш надёжный помощник.

Полезные ссылки

• Единая архивная информационная система (ЕАИС) – КАИСА‑архив
• Электронная библиотека Тамбовской области
• Электронная почта архива
• Телефон справочной службы (4752) -53‑511