Электронный архив (ЭА) кадровых документов – это специализированная система, обеспечивающая
долговременное, юридически значимое и безопасное хранение всех кадровых бумаг в электронном виде.
С 2021 года компании могут переходить на кадровый электронный документооборот (КЭДО), однако
для успешного внедрения необходимо строго соблюдать нормативные, технические и организационные
требования.

Нормативно‑правовая база

Ключевые акты, регламентирующие электронный архив кадровых документов в России:

• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 5) – срок хранения бухгалтерских и налоговых документов не менее 5 лет.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84) – кадровые документы хранятся от 5 до 75 лет, в зависимости от их вида.
• Приказ Минтруда № 578н от – устанавливает порядок перехода на КЭДО, требования к форматам и подписи.
• Приказ Росархива № 77 от – регламентирует создание, ведение и передачу электронных архивов, в т.ч. кадровых.
• ГОСТ Р 54989‑2012 – требования к формату электронных архивных документов (XML‑структура, метаданные).
• Технические регламенты УЦ РФ о CAdES и PAdES – стандарты квалифицированной электронной подписи (КЭП), обязательные для архивных документов.

Все документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и оформленные в соответствии с ГОСТ, имеют равную юридическую силу с бумажными аналогами, а значит их сроки хранения в ЭА совпадают с нормативными сроками.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки определяются типом документа и могут достигать 75 лет. Ниже – типичный перечень:

1. Трудовые договоры, соглашения о перемещении – 75 лет (постоянный срок).
2. Приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет.
3. Трудовые книжки (в электронном виде) – 75 лет.
4. Документы по охране труда, аттестации – 50 лет.
5. Документы по профессиональному обучению и повышению квалификации – 10 лет.
6. Отчёты о прохождении аттестаций, медицинские справки – 5–10 лет.
7. Внутренние регламенты, положения – постоянно (до отмены).

Для документов, срок хранения которых превышает 10 лет, обязательна передача в архивную часть
ЭА (отдельный «архивный слой»), где они хранятся в режиме «долговременного хранения».

Технические требования к электронному архиву

Технические требования делятся на три группы: инфраструктурные, программные и криптографические.

3.1 Инфраструктурные требования

• Надёжные серверы с резервным копированием (минимум 3 копии: локальная, удалённая, облачная).
• Система контроля доступа (RBAC) – разграничение прав «читатель», «оператор», «архивист», «администратор».
• Поддержка репликации и масштабирования (кластеризация) для обеспечения 99,9 % доступности.
• Соблюдение требований к долговременному хранению (минимум 12‑летний срок действия сертификатов УКЭП, продление через КриптоАРМ Server).

3.2 Программные требования

• Поддержка форматов CAdES (для XML‑документов) и PAdES (для PDF‑документов).
• Встроенный модуль метаданных согласно ГОСТ Р 54989‑2012 (дата создания, тип, владелец, срок хранения, подпись).
• Автоматическое формирование и проверка контрольных сумм (SHA‑256) при загрузке и при каждом чтении.
• Интеграция с системами КЭДО (Docsvision, Directum, СБИС) и с бухгалтерскими/HR‑системами (1С:ЗУП, SAP HR).
• Поддержка «жизненного цикла» документа: приём → обработка → архивирование → уничтожение с автоматическим запуском задач по расписанию.

3.3 Криптографические требования

• Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (УКЭП) с использованием сертификатов, выданных аккредитованными УЦ РФ.
• Срок действия сертификата – не более 12 лет; для долговременного хранения рекомендуется использовать КриптоАРМ Server, который обеспечивает «временную метку» и продление подписи.
• Хранение закрытого ключа – в HSM (аппаратный модуль защиты) или в защищённом программном хранилище с двойной аутентификацией.

Организационные требования

Только технические меры не гарантируют соответствие нормативам. Необходимо выстроить чёткие бизнес‑процессы.

4.1 Политика документооборота

• Определить ответственных за приём, классификацию, подпись и передачу в архив (HR‑менеджер, архивист, ИТ‑специалист).
• Разработать регламент периодической проверки сроков хранения (ежегодный аудит).
• Утвердить план миграции от бумажных к электронным документам (поэтапно, с тестированием).

4.2 Процедуры контроля доступа

• Запретить доступ к архивным документам сотрудникам, не имеющим соответствующего уровня допуска.
• Вести журнал доступа (логирование всех операций чтения, изменения, удаления).
• Проводить регулярные ревизии прав доступа (не реже 1 раза в полугодие).

4.3 Обучение персонала

Сотрудники, работающие с ЭА, должны пройти обучение по:

• Требованиям законодательства и внутренним политикам.
• Работе с электронными подписями (CAdES/PAdES).
• Безопасному использованию системы (фишинг, защита паролей).

Интеграция с КЭДО и СХЭД

Для большинства компаний электронный архив является частью более широкой системы электронного документооборота (КЭДО) и системы хранения электронных документов (СХЭД).

• КЭДО обеспечивает создание, согласование и подписание кадровых документов в реальном времени.
• СХЭД – хранилище, где документы сохраняются после завершения их жизненного цикла.
• Взаимодействие реализуется через API (REST/SOAP) и стандартные протоколы (EDM, CMIS).
• Важно, чтобы в СХЭД использовались те же форматы подписи (CAdES/PAdES) и метаданные, что и в КЭДО – это упрощает передачу в архив.

Безопасность и долговременное хранение

Ключевые аспекты обеспечения надёжности архива:

• Шифрование данных при хранении (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3).
• Регулярное тестирование восстановления из резервных копий (минимум раз в квартал).
• Использование временных меток (timestamp) для подтверждения неизменности подписи в момент архивирования.
• Контроль сроков действия сертификатов УКЭП и автоматическое продление через КриптоАРМ Server.
• Периодическое модернизационное обновление форматов (миграция с PDF‑1.4 на PDF‑2.0, обновление XML‑схем).

Типичные ошибки и рекомендации по их предотвращению

Практический чек‑лист внедрения электронного архива кадровых документов

1. Сформировать проектную группу (HR, ИТ, юридический отдел, архивист).
2. Определить перечень документов, подлежащих архивированию, и их сроки хранения.
3. Выбрать платформу ЭА (Docsvision, Directum, СБИС, собственная разработка) с поддержкой CAdES/PAdES.
4. Настроить инфраструктуру: серверы, резервные копии, HSM.
5. Разработать и утвердить регламент документооборота и доступа.
6. Обучить персонал работе с УКЭП и системой ЭА.
7. Провести пилотный запуск на небольшом наборе документов.
8. Выполнить аудит соответствия требованиям Приказа 77 и Приказа 578н.
9. Запустить автоматический импорт из КЭДО и настроить периодическое архивирование.
10. Организовать мониторинг сертификатов и плановое обновление подписи.

Электронный архив кадровых документов – это не просто хранилище файлов, а комплексное решение,
объединяющее юридическую, техническую и организационную составляющие. При соблюдении
следующих принципов:

• Точное соответствие нормативным срокам хранения;
• Использование квалифицированных электронных подписей (CAdES/PAdES) и форматов ГОСТ;
• Надёжная инфраструктура с резервным копированием и шифрованием;
• Чётко прописанные бизнес‑процессы и распределение ролей;
• Интеграция с КЭДО/СХЭД и автоматизация рутинных задач,

компания получает законную уверенность в сохранности кадровой информации, снижает затраты на
бумажный документооборот и минимизирует риски штрафных санкций. При правильном подходе
электронный архив становится стратегическим активом, способствующим эффективному управлению
человеческими ресурсами в любой организации.