Электронный архив Контура – это облачное решение, позволяющее хранить, управлять и обмениваться электронными документами в соответствии с требованиями российского законодательства (ФЗ‑63, ФЗ‑7, ФЗ‑152). Сервис интегрирован в экосистему Контур и подходит как для малого бизнеса, так и для крупных корпораций.

Содержание

1. Что такое электронный архив Контура?
2. Ключевые функции и возможности
3. Преимущества использования
4. Безопасность и соответствие требованиям
5. Интеграция с другими сервисами Контура
6. Тарифы и стоимость
7. Как быстро начать работу
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронный архив Контура?

Электронный архив (ЭА) – это облачное хранилище, где документы сохраняются в оригинальном электронном виде, подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и получают статус “электронный документ, подлежащий хранению”. Сервис обеспечивает:

• Долгосрочное хранение (не менее 5 лет, с возможностью продления до 10 лет).
• Автоматическое формирование и проверку метаданных.
• Контроль доступа и аудит действий пользователей.
• Возможность обмена документами с контрагентами через сервис «Контур.ЭДО».

Ключевые функции и возможности

Автоматическое формирование архивных копий

Система автоматически создает архивную копию любого документа, который проходит через сервисы Контур.Экстерн, Контур.Эльба или Контур.Диадок. Пользователь может загрузить файл вручную через веб‑интерфейс или API.

Подписание и верификация КЭП

Все документы подписываются квалифицированной электронной подписью, что гарантирует их юридическую силу. Подпись проверяется в режиме реального времени.

Метаданные и классификация

Для каждого документа сохраняются метаданные: дата создания, тип документа, контрагент, номер договора, статус согласования и т.д. Метаданные позволяют быстро находить нужный файл через поиск.

Поиск и фильтрация

Интуитивный поиск по:

• Наименованию и типу файла;
• Контрагенту;
• Тэгам и пользовательским полям.

Управление доступом

Ролевой доступ (администратор, бухгалтер, юрист, сотрудник отдела закупок и т.д.). Возможность задавать ограничения «только чтение», «редактирование», «удаление». Все действия фиксируются в журнале аудита.

Интеграция с 1С и другими ERP

Через готовый коннектор Контур.Электронный архив ↔ 1С:Предприятие документы автоматически выгружаются в архив после проведения в бухгалтерском учете.

Обмен документами с контрагентами

С помощью Контур.ЭДО можно отправлять архивные копии в электронный документооборот, получая подтверждение получения и подписи от контрагента.

API и веб‑хуки

Для разработчиков доступен REST‑API, позволяющий:

• Загружать/скачивать файлы;
• Получать статус подписи;
• Создавать и управлять метаданными;
• Подписываться на события (новый документ, изменение статуса и т.д.).

Преимущества использования

• Юридическая безопасность – документы соответствуют требованиям ФЗ‑63 и ФЗ‑7.
• Экономия места – нет необходимости хранить бумажные носители.
• Сокращение времени – поиск нужного документа занимает секунды.
• Автоматизация процессов – интеграция с бухгалтерией, CRM и системами закупок.
• Контроль доступа и аудит – полностью прозрачный журнал действий.
• Гибкость масштабирования – платформа работает в облаке, легко увеличивает объём хранилища.

Безопасность и соответствие требованиям

Контур использует современные технологии защиты данных:

• Шифрование «на‑отдыхе» (AES‑256) и «в пути» (TLS 1.3).
• Хранение ключей подписи в сертифицированных HSM‑модулях.
• Регулярные аудиты независимых компаний (ISO 27001, PCI‑DSS).
• Резервное копирование в нескольких дата‑центрах РФ.
• Соблюдение требований ФСТЭК России и Роскомнадзора.

Интеграция с другими сервисами Контура

Электронный архив является ядром экосистемы Контур и легко соединяется с:

• Контур.Экстерн – автоматическое формирование и отправка электронных счетов‑фактур.
• Контур.Эльба – бухгалтерский сервис, который сохраняет все первичные документы в архив.
• Контур.Диадок – обмен документами с государственными органами.
• Контур.ЭДО – электронный документооборот с контрагентами.
• Системы 1С, SAP, Microsoft Dynamics через готовые коннекторы.

Тарифы и стоимость

Контур предлагает несколько тарифных планов, адаптированных под разные размеры бизнеса:

Для новых клиентов доступен 30‑дневный бесплатный пробный период без обязательств;

Как быстро начать работу

Шаг 1. Регистрация в сервисе Контур

Перейдите на страницу Электронного архива и нажмите «Регистрация». Заполните данные компании, укажите ответственного за хранение документов.

Шаг 2. Выбор тарифа и активация

Выберите подходящий тариф, укажите способ оплаты (банковская карта, СБП) и подтвердите заказ.

Шаг 3. Настройка доступа

В разделе «Пользователи» создайте учетные записи для бухгалтеров, юристов и других сотрудников. Присвойте роли и ограничения доступа.

Шаг 4. Интеграция с 1С (при необходимости)

1. Установите модуль «Контур.ЭА для 1С» из каталога 1С.
2. Введите API‑ключ, полученный в личном кабинете Электронного архива.
3. Настройте правила автоматической отправки документов в архив после их проведения в бухгалтерском учете.

Шаг 5. Загрузка первых документов

Через веб‑интерфейс нажмите «Загрузить файл», выберите PDF, DOCX или XML, укажите тип документа (счет‑фактура, договор, акт) и нажмите «Сохранить». Система автоматически подпишет документ и добавит метаданные.

Шаг 6. Проверка и аудит

Перейдите в раздел «Журнал аудита», убедитесь, что все действия записаны, а подписи прошли проверку.

Часто задаваемые вопросы

Как долго хранится документ в архиве?

Минимальный срок – 5 лет, с возможностью продления до 10 лет или более по запросу.

Можно ли восстановить удалённый документ?

Да, система хранит «корзину» в течение 30 дней. После этого восстановление возможно только через службу поддержки и при наличии резервных копий.

Какие форматы файлов поддерживаются?

PDF, DOCX, XLSX, XML, TIFF, а также любые файлы, которые могут быть подписаны КЭП (например, CSV, JPG).

Нужна ли отдельная лицензия на КЭП?

Для подписания в Электронном архиве используется встроенный сервис «Контур.Ключ», лицензия включена в стоимость тарифа;

Можно ли использовать архив для обмена документами с госорганами?

Да, через интеграцию с Контур.Диадок вы можете отправлять архивные копии в ФНС, Росстат и другие ведомства.

Электронный архив Контура – это современное, безопасное и полностью соответствующее законодательству решение для хранения и управления электронными документами. Благодаря глубокой интеграции с другими сервисами экосистемы Контур, автоматизации бизнес‑процессов и гибкой системе тарифов, сервис подходит как для небольших фирм, так и для крупных корпораций.

Если вы хотите избавиться от бумажных архивов, сократить затраты на хранение и обеспечить юридическую защиту своих документов, Электронный архив Контура – оптимальный выбор.

Для начала работы перейдите на официальную страницу продукта и воспользуйтесь бесплатным пробным периодом уже сегодня!