Современные технологии кардинально изменили подход к взаимодействию с государственными учреждениями. Электронный архив МФЦ (Многофункционального центра) — это ключевой инструмент, позволяющий гражданам и организациям получать архивные справки, выписки и копии документов, не выходя из дома. На года система охватывает огромный спектр услуг: от запросов в муниципальные архивы до доступа к историческим данным ЕГРН/ЕГРП.
Что такое электронный архив МФЦ?
Это программно-аппаратный комплекс, интегрированный с порталами госуслуг (ЕПГУ, региональные порталы, например, портал госуслуг Санкт-Петербурга или системы типа telemfc.mfc21.ru), обеспечивающий:
- Прием заявлений в электронном виде.
- Автоматическую проверку прав доступа заявителя (сравнение запроса с полномочиями в учетной записи).
- Формирование результата в виде электронного документа (PDF) с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Направление готовых документов в личный кабинет заявителя или на электронную почту.
Ключевой факт: Любой документ, когда-либо хранившийся в ЕГРП / ЕГРН, по-прежнему доступен через архив ЕГРН, а получить официальную копию можно удаленно — через МФЦ онлайн.
Какие документы можно получить через электронный архив?
Согласно действующему законодательству и регламентам МФЦ (например, МАУ МФЦ города Самары, МФЦ Санкт-Петербурга), через электронный архив выдаются:
- Архивная справка — подтверждает факт наличия/отсутствия сведений в архивных фондах.
- Архивная выписка — содержит текстовое воспроизведение сведений из архивного документа.
- Архивная копия — полное воспроизведение документа (фото/скан) с заверением.
- Информационное письмо — об отсутствии запрашиваемых документов или по вопросам принадлежности дел к фондам.
- Направление запроса по принадлежности — с одновременным уведомлением заявителя.
- Если вы зарегистрированы: введите e-mail и пароль.
- Если нет: пройдите регистрацию (подтверждение учетной записи через ЕСИА/Госуслуги обязательно для идентификации личности).
- Функция «Забыли пароль?» позволяет восстановить доступ.
- ФИО заявителя / Наименование организации.
- Контактный телефон и электронный адрес.
- Дата и электронная подпись заявителя (или законного представителя).
- Сведения, необходимые для исполнения запроса (реквизиты дела, тема, временной период).
- Файл документа в формате PDF (например,
form.pdf). - Файл электронной подписи .sig (например,
form;pdf.sig). - Документы подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) архива/МФЦ.
- Заявление не соответствует установленной форме.
- Отсутствуют необходимые для исполнения запроса сведения.
- Заявитель не прошел идентификацию (не подтвержденная учетная запись на Госуслугах).
- Запрос касается документов, не подлежащих выдаче по закону (секретность, ограниченный доступ).
- Контакт-центр МФЦ: 8 (846) -19-91-91
- Информация кандидатам / общие вопросы: 8 (846) -05-78-26
- Портал госуслуг Санкт-Петербурга: Более 300 услуг онлайн, включая архивные.
- Сервис «Мои Документы онлайн»: Агрегатор по всем МФЦ РФ, оплата госуслуг, налогов ФНС, доступ к 50+ базам данных.
Особое внимание уделяется документам, относящимся к собственности субъектов РФ (например, архивные документы, хранящиеся в государственных архивах, музеях и библиотеках Санкт-Петербурга).
Порядок получения услуги: Пошаговая инструкция
Шаг 1. Авторизация на портале
Перейдите на региональный портал госуслуг или сайт вашего МФЦ (например, telemfc.mfc21.ru).
Шаг 2. Выбор услуги и заполнение заявления
Найдите раздел «Архивные услуги» или «Муниципальные архивы». Заполните электронную форму заявления. Обязательные реквизиты:
Шаг 3. Подача запроса и проверка прав
После отправки система автоматически проверяет права доступа, сравнивая запрос с привязанными к учетной записи полномочиями. Это исключает несанкционированный доступ к конфиденциальным архивным данным.
Шаг 4. Обработка в МФЦ и передача в архив
Специалисты МФЦ принимают запрос. Срок передачи документов из органа управления делами (ОГВ) в МФЦ составляет 3 рабочих дня. Услуга предоставляется бесплатно (госпошлина за предоставление архивных справок/выписок/копий физическим лицам, как правило, не взимается, но уточняйте на портале региона).
Шаг 5. Получение результата
Готовый документ формируется в режиме онлайн:
Вы можете скачать готовый файл или открыть его в онлайн-просмотрщике прямо в личном кабинете.
Альтернативные способы обращения
Несмотря на удобство электронного архива, сохраняются традиционные каналы:
| Способ | Описание |
|---|---|
| Лично в МФЦ | Подача заявления установленной формы и необходимых документов через окно приема (терминал электронной очереди). Записаться можно по телефону 573-90-00 (Центр телефонного обслуживания) или онлайн. |
| Через представителя | Доверенность, заверенная нотариально или иным законным способом. |
| Почта / Курьерская служба | Направление письменного запроса в адрес муниципального архива или МФЦ. |
Основания для отказа в приеме документов
Специалисты МФЦ могут отказать в приеме заявления, если:
Контакты и поддержка (на примере МФЦ г. Самара)
Для консультаций по работе электронного архива и статусу заявки:
Важные нюансы работы с электронными копиями
Юридическая сила
Архивная справка/выписка/копия в формате PDF, подписанная УКЭП, имеет равную юридическую силу с бумажным оригиналом, заверенным печатью и подписью архивиста (ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Проверка подлинности
Полученный файл .pdf и подпись .sig можно проверить через любые сервисы проверки ЭП (например, КриптоАРМ, портал Госуслуг, сайт ФНС), чтобы убедиться в целостности документа и валидности сертификата подписанта на момент подписания.
Сроки хранения в личном кабинете
Обычно готовые документы хранятся в личном кабинете портала в течение 6–12 месяцев. Рекомендуется сразу скачивать и сохранять их на надежном носителе (облако, флешка, локальный диск).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли заказать архивную справку на недвижимость (ЕГРН) через МФЦ онлайн?
Да. Это одна из самых востребованных услуг. Любой документ, когда-либо находившийся в ЕГРП/ЕГРН, доступен через архив ЕГРН. Заказывайте выписку об объекте недвижимости (историческую или текущую) через раздел «Недвижимость» на портале Госуслуг или региональном МФЦ.
Что делать, если система пишет «Права доступа не подтверждены»?
Проверьте уровень вашей учетной записи на Госуслугах, он должен быть подтвержденным. Убедитесь, что вы являетесь субъектом права на запрашиваемый документ (собственник, наследник, нотариус с доверенностью и т;д.) и ваши данные в профиле актуальны.
Нужно ли платить за электронную архивную выписку?
Сама услуга по предоставлению архивной справки/выписки/копии для физических лиц, как правило, бесплатна (за исключением случаев, установленных законом, например, сложные технические копии больших форматов). Оплата госпошлины может потребоваться за нотариальное заверение копии, если это делается отдельно.
Как открыть файл .sig?
Файл .sig не открывается как документ для чтения. Это открепленная электронная подпись. Для проверки вам нужно использовать программу проверки ЭП, указав на исходный файл .pdf и файл подписи .sig.
Электронный архив МФЦ — это мощный инструмент цифровизации госуправления. Он экономит время (нет необходимости стоять в очередях и ждать почтовой доставки), обеспечивает безопасность данных (УКЭП, проверка прав доступа) и дает юридически значимый результат за считанные дни. На 2026 год система работает стабильно, интегрирована с ЕСИА и реестрами (ЕГРН, ЗАГС, архивные фонды), что делает получение архивных справок и выписок максимально удобным для граждан и бизнеса.
Используйте порталы госуслуг вашего региона (Мои Документы, telemfc, СПб Госуслуги) для доступа к услуге «Предоставление архивных документов» уже сегодня.