Дата актуализации информации: 23:15:37 ().

Электронный архив – это не просто хранилище сканированных документов, а сложная информационная система, в которой каждое дело формируется согласно установленным нормативным и методическим требованиям. Правильное формирование дел обеспечивает их последующий учет, хранение, поиск и использование в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Нормативная база

Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77

В данном приказе закреплены основные положения:

• Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд.
• Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

ГОСТ Р 7.0.8-2025

Стандарт определяет ключевые термины:

1. Формирование (электронного) дела – группирование документов в (электронное) дело и их систематизация.
2. Оформление дела – подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами.

Типовые функциональные требования к СХЭД

Согласно пункту 4.6 типовых требований:

СХЭД должна обеспечивать формирование проектов годовых разделов описей электронных дел, документов для последующего их согласования и утверждения.

Методические рекомендации ФАА (2011‑2020)

В рекомендациях отмечается необходимость:

• Создания нормативно‑методического комплекса (инструкций, методических рекомендаций, правил и т.п.) для унификации процессов перевода архивных документов в цифровой формат;
• Обеспечения взаимодействия с системами электронного документооборота ФОИВ.

Этапы формирования электронного дела

Подготовка исходных документов

На этом этапе выполняются:

• Сканирование бумажных оригиналов (при необходимости) с соблюдением требований к разрешению и цветовой глубине;
• Контроль качества полученных изображений (отсутствие искажений, полнота страниц);
• Применение электронной подписи или иных средств обеспечения подлинности и целостности.

Классификация и номенклатура

Используется утвержденная номенклатура дел, которая:

• Определяет структуру и содержание каждого дела;
• Служит для составления описей и year‑wise разделов;
• Учитывает сроки хранения (постоянные, временные свыше 10 лет, временные до 10 лет).

Группирование документов в дело

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025, формирование дела включает:

1. Выбор документов, относящихся к одному предмету, делу или периоду;
2. Их логическую последовательность (хронологическую, тематическую или иную, установленную номенклатурой);
3. Создание метаданных (заголовок дела, номер, даты, ответственное лицо, срок хранения и т.д.).

Оформление дела к архивному хранению

На этом этапе выполняются:

• Проверка полноты и корректности метаданных;
• Формирование описи дела (включая описание каждого документа, его формат, объем, наличие электронной подписи);
• Создание проекта годового раздела описи (как требует СХЭД) для последующего согласования и утверждения;
• Архивирование дела в системе хранения электронных документов (СХЭД) с соблюдением требований к резервному копированию и контролю целостности.

Ввод в эксплуатацию и учет

После утверждения описи дело:

• Получает уникальный идентификационный номер в реестре архива;
• Включается в годовой раздел описи электронных дел;
• Ставится на учет с указанием срока хранения и условий доступа.

Требования к системе хранения электронных документов (СХЭД)

Для эффективного формирования дел СХЭД должна обеспечивать:

• Формирование проектов годовых разделов описей электронных дел (п. 4.6 типовых требований);
• Возможность работы с метаданными согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025;
• Интеграцию с системами электронного документооборота ФОИВ;
• Поддержку электронной подписи и средств подтверждения подлинности;
• Ведение отчетных форм и топографии хранения (как указано в материалах о СХЭД).

Преимущества правильного формирования дел

• Обеспечение законности и прозрачности архивного учета;
• Сокращение времени поиска и предоставления документов;
• Минимизация рисков потери информации благодаря контролю целостности;
• Соответствие требованиям законодательства и государственных стандартов;
• Упрощение взаимодействия с другими информационными системами (ЭДО, СЭД).

Формирование дел в электронном архиве – это многопроцессная деятельность, которая должна строго соответствовать нормативным актам (Приказ Росархива № 77 от , ГОСТ Р 7.0.8-2025), методическим рекомендациям ФАА и типовым функциональным требованиям к СХЭД. Соблюдение указанных этапов и требований гарантирует создание качественного, надежного и легко доступного электронного архива, способного эффективно служить нуждам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций на протяжении всего установленного срока хранения документов.