Электронный архив – это специализированная система, предназначенная для
долгосрочного хранения, учёта, поиска и использования электронных образов
документов и связанных с ними метаданных. Правильная организация его
деятельности позволяет обеспечить юридическую силу электронных документов,
сократить издержки на бумажный документооборот и повысить эффективность
работы с информацией.

Нормативно‑правовая база

Деятельность электронного архива в России регулируется совокупностью
федеральных законов, подзаконных актов и локальных нормативных документов.
Ключевые источники:

1. Федеральный закон № 127‑ФЗ «Об архивном деле» (2011 г.) – определяет
   принципы создания, хранения и использования архивных фондов, в т.ч.
   электронных.
2. Гражданский кодекс РФ – гарантирует юридическую силу электронных
   документов при соблюдении требований к их подлинности и целостности.
3. ГОСТ 7.0.97‑2016 «Электронные архивные документы. Общие требования» –
   устанавливает требования к формату, метаданным, шифрованию и длительному
   хранению.
4. Правила ведения архивных дел (приказ Росархива № 77) – в частности
   пункт 160, где описываются требования к структуре цифровых копий.
5. Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков
   хранения – регламентирует сроки хранения различных видов документов.
6. Локальные нормативные акты организации (приказы, положения, инструкции),
   которые учитывают особенности бизнес‑процессов и ИТ‑инфраструктуры.

Все эти документы образуют основу для разработки внутренних регламентов
электронного архива и определяют обязательные требования к его работе.

Основные требования к системе электронного архива

• Индексация и поиск – возможность быстрого поиска по метаданным,
  содержимому (full‑text), датам, типам документов, подразделениям.
• Контроль доступа – разграничение прав пользователей (просмотр,
  редактирование, удаление, экспорт) в соответствии с их должностными
  обязанностями.
• Поддержка жизненного цикла документа – от поступления (приём) до
  уничтожения (по истечении срока хранения).
• Интеграция с СЭД и другими ИТ‑системами – автоматическая передача
  документов в архив и их извлечение из архива.
• Сохранность и целостность – использование цифровой подписи,
  хеш‑функций, резервного копирования и контроля целостности файлов.
• Соответствие носителей требованиям ГОСТ – долговременное хранение
  на носителях, отвечающих требованиям по надёжности и миграции.
• Лицензированное программное обеспечение – исключает риски,
  связанные с использованием нелицензионных решений.
• Возможность печати и отправки – экспорт в PDF/Word, отправка по
  электронной почте или внутри корпоративной сети.

Структура электронного архива

Система должна отражать традиционную иерархию архивного дела, но в цифровом
виде. Пример структуры:

1. Фонд – верхний уровень, объединяющий документы по юридическому лицу
   или подразделению.
2. Опись – перечень всех дел, входящих в фонд.
3. Раздел и подраздел описи – тематическое деление (например,
   «Договорная работа», «Финансовая отчётность»).
4. Электронное дело – набор документов, относящихся к одному деловому
   процессу (например, «Договор поставки №123»).
5. Электронный документ – отдельный файл с присвоенным уникальным
   идентификатором и полным набором метаданных.

Каждый уровень сопровождается метаданными (дата создания, автор,
ответственный, классификатор, срок хранения и т.д.), что обеспечивает
автоматизированный контроль и поиск.

Процедуры работы с электронным архивом

4.1 Приём и комплектование документов

• Документы поступают в организацию через ЭДО, почту, сканирование
  бумажных носителей.
• Сканирование производится в соответствии с пунктом 160 Правил № 77:
  • Разрешённые форматы – PDF/A‑2, TIFF, DOCX (при необходимости).
  • Разрешение сканирования – не менее 300 dpi, цветность – по необходимости.
• После сканирования документ получает уникальный идентификатор и
  присваивается к соответствующему электронному делу.

4.2 Индексация и классификация

Метаданные заполняются автоматически (по шаблону) и/или вручную
оператором. Важно включить:

• Код классификатора (по ГОСТ 7.0‑97).
• Срок хранения (согласно Перечню типовых документов).
• Ответственный за документ.

4.3 Хранение и резервное копирование

• Основное хранилище – сервер с RAID‑6 и поддержкой WORM
  (Write‑Once‑Read‑Many) для предотвращения изменения записей.
• Резервные копии хранятся в отдельном дата‑центре, используют
  технологию зеркального копирования и архивного лентования.
• Периодическая проверка целостности (checksum, SHA‑256) – минимум раз в
  квартал.

4.4 Доступ и работа пользователей

Роли и права определяются в приказе о назначении ответственного за
архив и в регламенте доступа к электронному архиву:

4.5 Уничтожение документов

По истечении установленного срока хранения документ переводится в статус
«Подлежит уничтожению». Уничтожение проводится в два этапа:

1. Физическое удаление цифрового образа (secure erase, запись случайных
   данных).
2. Составление акта об уничтожении, подписанного ответственным за архив и
   контролёром ИТ‑безопасности.

Как оформить внутренние нормативные документы

5.1 Приказ о назначении ответственного за архив

В приказе указываются:

• ФИО и должность лица, отвечающего за организацию электронного архива;
• Перечень его полномочий (приём, классификация, контроль доступа,
  уничтожение);
• Требования к квалификации (знание ФЗ‑127, ГОСТ, опыт работы с СЭД).

5.2 Положение об электронном архиве

Документ должен включать разделы:

1. Общие положения и цели создания электронного архива;
2. Терминологический словарь (фонд, опись, электронное дело и т.д.);
3. Требования к оборудованию и программному обеспечению;
4. Процедуры приёма, индексации, хранения, доступа, резервного копирования;
5. Порядок контроля и аудита (журналы операций, периодические проверки);
6. Порядок уничтожения и документирования факта уничтожения;
7. Ответственность за нарушение регламента.

5.3 Инструкция для пользователей

Краткое руководство, содержащее:

• Пошаговую схему загрузки документа в архив;
• Как заполнять метаданные;
• Как искать и просматривать документы;
• Как оформить запрос на печать или отправку по электронной почте;
• Контактные данные службы поддержки.

Технические рекомендации

6.1 Выбор программного обеспечения

Критерии выбора:

• Соответствие ГОСТ 7.0‑97 и ФЗ‑127;
• Поддержка формата PDF/A‑2 (обязательный для архивных копий);
• Наличие модуля индексации full‑text и метаданных;
• Интеграция с существующей СЭД (например, 1С:Документооборот,
  Microsoft SharePoint, Alfresco);
• Встроенные средства шифрования (AES‑256) и цифровой подписи;
• Возможность построения ролей доступа.

6.2 Аппаратные средства

6.3 Безопасность

• Шифрование «на лету» и «в покое» (AES‑256);
• Двухфакторная аутентификация для всех пользователей с правом
  редактирования;
• Регулярный аудит (лог‑файлы, журнал доступа, проверка целостности);
• Политика резервного копирования: полное копирование раз в неделю,
  инкрементальное – ежедневно.

Пошаговый план внедрения электронного архива

1. Подготовительный этап
   • Формирование проектной группы (архивариус, ИТ‑специалист,
     юрист, руководитель подразделения).
   • Анализ текущего документооборота и определение объёмов
     оцифровки.
   • Разработка и утверждение внутренних нормативных актов
     (приказ, положение, инструкция).
2. Техническое обеспечение
   • Выбор и закупка программного обеспечения и аппаратных средств.
   • Настройка серверов, резервного копирования, сетевой защиты.
   • Интеграция с существующей СЭД.
3. Оцифровка существующего бумажного архива
   • Подготовка документов (удаление скрепок, сортировка).
   • Сканирование согласно требованиям ГОСТ 7.0‑97.
   • Импорт сканов в систему, присвоение метаданных, формирование
     электронных дел.
4. Обучение персонала
   • Тренинги для ответственного за архив и сотрудников,
     работающих с документами.
   • Создание справочного портала и FAQ.
5. Запуск и контроль
   • Пилотный запуск в одном подразделении.
   • Сбор обратной связи, корректировка регламентов.
   • Полномасштабный ввод в эксплуатацию.
6. Поддержка и развитие
   • Регулярные проверки целостности и соответствия нормативам.
   • Обновление программного обеспечения и миграция на новые носители
     по мере их устаревания.
   • Анализ эффективности (сокращение времени поиска, экономия
     бумажных расходов).

Лучшие практики и типичные ошибки

8.1 Лучшие практики

• Соблюдать единый классификационный справочник для всех подразделений.
• Автоматизировать процесс присвоения сроков хранения через
  «правила жизненного цикла».
• Проводить ежегодный аудит доступа и проверку соответствия
  требованиям ФЗ‑127.
• Регулярно тестировать процесс восстановления из резервных копий.
• Документировать все изменения в системе (журнал изменений).

8.2 Типичные ошибки

• Отсутствие чёткого распределения ролей – приводит к конфликтам доступа.
• Неправильный выбор формата сканов (не PDF/A) – в дальнейшем невозможно
  обеспечить юридическую силу.
• Игнорирование требований к шифрованию – повышает риск утечки данных.
• Отсутствие планов миграции носителей – приводит к потере информации
  при устаревании оборудования.
• Недостаточная подготовка персонала – снижается эффективность
  использования архива.

Организация деятельности электронного архива – это комплексный процесс,
требующий согласования юридических, технологических и организационных
аспектов. При правильном подходе электронный архив обеспечивает:

• Юридическую защиту и подлинность документов;
• Сокращение расходов на бумажный документооборот;
• Быстрый и точный поиск информации;
• Контроль над сроками хранения и уничтожения;
• Высокий уровень информационной безопасности.

Следуя изложенным рекомендациям, учитывая нормативную базу РФ и
внедряя современные ИТ‑решения, любая организация сможет построить надёжный
электронный архив, отвечающий требованиям законодательства и бизнес‑потребностям.

Контактные данные экспертов

Если вам требуется помощь в разработке регламентов, сканировании
документов или внедрении системы электронного архива, обратитесь к
специалистам ОСГ – они обладают опытом работы с государственными и
частными структурами.