Дата актуализации: 20:18:45

Электронный архив (ЭА) – это система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая их долгосрочную сохранность, целостность, конфиденциальность и возможность быстрого доступа. С ростом объёма цифровой информации и переходом государственных и коммерческих организаций на электронный документооборот (ЭДО) появляется необходимость в единых нормативных требованиях к таким системам.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие создание и функционирование электронных архивов в России:

1. Приказ Росархива № 69 от г. – утверждение типовых функциональных требований к системам электронного документооборота (ЭДО) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов.
2. ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – обновлённая терминология и стандарты делопроизводства и архивного дела.
3. ГОСТ Р 34.10‑2001 и ГОСТ Р 34.102‑2001 – требования к электронным цифровым подписям (ЭЦП).
4. ГОСТ Р ИСО 13008‑2015 – процессы конверсии и миграции электронных документов.
5. Положение о Федеральном архивном агентстве (Указ Президента РФ от г.) – подпункт 4 пункта 6, на основании которого разработаны типовые требования.
6. Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива» (утверждён постановлением Правительства РФ от г.).

Ключевые термины и определения

Настоящий стандарт фиксирует следующие понятия (в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8‑2025):

• Электронный архивный документ (ЭАД) – любой документ, находящийся в системе электронного архива, подпадающий под требования сохранения и контроля доступа.
• Подлинник электронного документа – экземпляр, в который с момента подписания и регистрации не вносились изменения.
• Система электронного документооборота (ЭДО) – программно‑аппаратный комплекс, обеспечивающий создание, согласование, подписание и передачу электронных документов.
• Система хранения электронных документов (СХЭД) – инфраструктура, предназначенная для долговременного и/или оперативного хранения ЭАД.
• База данных, носитель информации, файл документа – системообразующие элементы, упомянутые в типовых требованиях.

Типовые функциональные требования (Приказ № 69)

Требования делятся на несколько блоков:

Общие требования

• Соответствие законодательству РФ о хранении документов (ФЗ 63, ФЗ 152, ФЗ 7 «О архивном деле»).
• Обеспечение целостности и подлинности ЭАД на всех этапах их жизненного цикла.
• Поддержка электронных цифровых подписей, соответствующих ГОСТ Р 34.10‑2001.
• Возможность автоматической классификации и метаданных (теги, категории, регистры).

Технические требования

1. Хранилище данных – отказоустойчивое, масштабируемое, с резервным копированием не менее 3‑х копий в разных географических зонах.
2. Форматы файлов – поддержка открытых (PDF/A, XML, TXT) и закрытых (DOCX, XLSX) форматов; обязательное преобразование в архивный формат PDF/A‑2/3.
3. Контроль доступа – ролевая модель (RBAC), журналирование всех операций, шифрование при передаче (TLS) и в состоянии покоя (AES‑256).
4. Поиск и индексация – полнотекстовый поиск, индексация метаданных, возможность построения запросов по срокам, типу документа, ответственному лицу.
5. Автоматическое управление сроками хранения – настройка политик «сохранить», «переместить в архив», «удалить» в соответствии с регламентом.

Организационные требования

• Разработка внутренних регламентов и инструкций (политика безопасности, инструкция по технике безопасности, регламент работы с временными документами).
• Назначение ответственного за электронный архив (специалист по формированию электронного архива).
• Проведение периодических аудитов соответствия требованиям стандарта.

Виды электронных архивов

Классификация условна и может осуществляться по двум основным признакам:

По техническому признаку

• Локальные архивы – размещаются на серверах организации.
• Облачные архивы – хранятся в публичных/частных облаках (Microsoft Azure, Amazon S3, отечественные облака).
• Гибридные решения – комбинация локального и облачного хранилищ.

По отраслевому содержанию

• Государственные архивы (архивы государственных органов).
• Судебные архивы (делопроизводство судов).
• Корпоративные архивы (финансы, кадры, маркетинг).
• Образовательные архивы (университеты, школы).

Жизненный цикл электронного документа

Стандарт описывает следующие стадии:

1. Создание – формирование документа в системе ЭДО, присвоение уникального идентификатора.
2. Регистрация и подписание – применение ЭЦП, запись в реестр.
3. Эксплуатация – активное использование, согласования, черновики.
4. Архивирование – перемещение в СХЭД согласно политике сроков.
5. Хранение – долгосрочное хранение с контролем целостности.
6. Уничтожение – автоматическое удаление после истечения срока, документ считается уничтоженным только после подтверждения в журнале.

Реализация стандарта в популярных программных решениях

1С:Документооборот и 1С:Архив

• Поддержка передачи документов в архивную систему через встроенный механизм «Отправка в архив».
• Настройка автоматических политик хранения (например, 5 лет для бухгалтерских документов, 10 лет – для кадровых).
• Интеграция с электронными подписями, соответствие ГОСТ Р 34.10‑2001.

Docsvision

Платформа обеспечивает:

• Централизованное хранение с полной поддержкой метаданных.
• Мгновенный поиск по всему архиву.
• Контролируемое уничтожение документов в соответствии с Приказом № 69.

Система ЭТЛАС

Позволяет работать с юридически значимыми ЭЦП, реализует требования ГОСТ Р 34.10‑2001 и обеспечивает шифрование данных.

Требования к безопасности

Безопасность электронного архива – один из краеугольных камней стандарта:

• Аутентификация и авторизация – двухфакторная аутентификация, ролевой доступ.
• Шифрование – TLS 1.3 при передаче, AES‑256 при хранении.
• Контроль целостности – хеш‑суммы (SHA‑256) и цифровые подписи.
• Аудит и журналирование – запись всех действий пользователей, возможность экспорта журналов для проверок.
• Резервное копирование – ежедневные инкрементные бэкапы, еженедельные полные копии, проверка восстановления.

Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива»

Согласно пункту 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, специалист обязан:

1. Разрабатывать и поддерживать регламенты архивного хранения.
2. Контролировать соответствие систем требованиям Приказа № 69 и ГОСТов.
3. Организовывать миграцию и конверсию документов в архивные форматы.
4. Обеспечивать обучение персонала работе с ЭА.
5. Проводить периодические проверки целостности и доступности архивных данных.

Практические рекомендации по внедрению

• Анализ потребностей – определите объём документов, сроки хранения и требования к доступу.
• Выбор платформы – сравните 1С, Docsvision, ЭТЛАС и облачные решения, учитывая совместимость с уже существующими системами.
• Разработка политики хранения – создайте регламент, включающий классификацию, сроки и процедуры уничтожения.
• Тестирование и пилотный запуск – проведите пробный импорт небольшого объёма документов, проверьте индексацию и поиск.
• Обучение персонала – проведите семинары и подготовьте методические материалы.
• Контроль и аудит – установите периодичность проверок (ежеквартально) и фиксируйте результаты в журнале.

Стандарт на электронный архив, сформированный на базе Приказа Росархива № 69 от г., ГОСТов и профессионального стандарта, предоставляет чёткую рамку для создания, эксплуатации и контроля систем хранения электронных документов. Соблюдение требований к целостности, конфиденциальности, управлению сроками и аудиту гарантирует юридическую силу архивных материалов и их доступность в течение требуемого периода.

Внедрение электронного архива – это не просто техническая задача, а комплексный процесс, включающий нормативно‑правовое обеспечение, организационную структуру и постоянный мониторинг соответствия. При правильном подходе организации получают:

• Сокращение затрат на хранение бумажных документов;
• Ускоренный доступ к информации;
• Повышение уровня защиты конфиденциальных данных;
• Соответствие требованиям законодательства РФ.

Следуя рекомендациям, изложенным в данном материале, вы сможете построить надёжный и законодательно‑соответствующий электронный архив, который будет служить вашей организации долгие годы.

Автор статьи: эксперт в области электронного документооборота и архивного дела.