Электронный архив – это система, обеспечивающая долговременное и надёжное хранение электронных документов (ЭД) в соответствии с требованиями законодательства РФ и нормативных актов в сфере архивного дела. Правильная организация условий хранения гарантирует сохранность, целостность и юридическую значимость документов на протяжении установленных сроков.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие хранение электронных архивов в России:

• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) – приказ Росархива от 15 июня 2020 г.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (приказ Министерства культуры РФ).
• Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 236) – определяет сроки хранения.
• ГОСТ 6.10.484 и ГОСТ 28388‑89 – требования к удостоверению подлинности электронных документов.
• Федеральный закон «Об архивном деле» и нормативные акты в сфере информационной безопасности (ФЗ‑152, ФЗ‑59).

Все организации обязаны закрепить порядок управления документами в локальном нормативном акте, учитывая указанные нормативы.

Технические требования к инфраструктуре

Аппаратные средства

1. Носители информации должны храниться минимум в двух экземплярах на разных физических носителях (жёсткие диски, магнитные ленты, оптические диски, облачные хранилища).
2. Для долговременного хранения предпочтительно использовать носители с подтверждённым сроком службы (например, LTO‑магнитные ленты, архивные SSD/HDD с уровнем надёжности Enterprise).
3. Носители размещаются в размагниченных и заземлённых металлических шкафах или стеллажах (п. 151 Правил организации хранения).

Программные решения

• Системы СХЭД должны поддерживать федеральные стандарты (ФСТЭК, ГОСТ) и обеспечивать:
  • Контроль целостности (контрольные суммы, хеш‑функции);
  • Аутентификацию и подпись электронных документов (ЭП, КЭП);
  • Метаданные, позволяющие вести учёт и поиск;
  • Интеграцию с СЭД, бухгалтерией, CRM и другими корпоративными системами.
• Необходимо реализовать функции резервного копирования и восстановления (backup‑restore) с учётом RPO/RTO.

Условия окружающей среды

Для сохранения электронных носителей требуется поддерживать стабильные параметры помещения:

Помещения архива должны быть оснащены системами пожаротушения (газовые, инертные), охранной и пожарной сигнализацией, а также средствами контроля доступа.

Организация хранения и комплектования

Структурирование архивных фондов

• Документы группируются по деловым, управленческим и бухгалтерским фондам в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов.
• Каждому документу присваивается уникальный идентификатор (UID) и метаданные: дата создания, тип, ответственный, срок хранения.

Комплектование

1. Создание первичного электронного оригинала (цифровой файл, подписанный ЭП).
2. Формирование резервной копии на отдельном носителе.
3. Регистрация в реестре архивных документов (журнал комплектования).
4. Периодическая проверка целостности (контрольные суммы, тестовое чтение).

Учёт и доступ

Система должна вести журнал доступа (логирование), фиксировать действия пользователей, а также поддерживать роли и уровни доступа (чтение, запись, удаление).

Защита и безопасность

• Криптографическая защита – шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3).
• Контроль целостности – периодическое пересчёт хеш‑сумм (SHA‑256) и сравнение с эталонными значениями.
• Аутентификация – двухфакторная (2FA) и использование цифровой подписи для всех операций с документами.
• Резервное копирование – 3‑2‑1 правило: три копии, два разных носителя, одна копия вне площадки (облачный сервис или удалённый центр).
• План восстановления после катастроф (DRP) – регламентирует порядок восстановления архивных данных в случае сбоя.

Управление сроками хранения и утилизация

Сроки хранения определяются нормативными актами (приказ № 236, отраслевые регламенты). По истечении срока:

1. Проводится оценка ценности документа (историческая, юридическая, управленческая).
2. Если документ подлежит уничтожению – осуществляется безопасная утилизация носителей (деформирование, физическое уничтожение).
3. При необходимости переноса в постоянный архив – документ переводится в фонд постоянного хранения с соответствующим изменением метаданных.

Практические рекомендации и чек‑лист

Чек‑лист перед запуском СХЭД

• Проверить соответствие выбранного программного продукта типовым требованиям (приказ 2020).
• Убедиться в наличии двух независимых носителей для каждого документа.
• Настроить системы контроля доступа и журналирования.
• Оформить локальный нормативный акт, описывающий порядок хранения, сроки и процедуры утилизации.
• Провести аудит помещения: температура, влажность, электропитание, защита от ПЭБ.
• Разработать план резервного копирования и восстановления.

Периодические действия

1. Ежемесячно проверять контрольные суммы всех архивных файлов.
2. Раз в квартал проводить тестовое восстановление из резервных копий.
3. Раз в полгода обновлять программное обеспечение и проверять сертификаты ЭП.
4. Ежегодно проводить инспекцию помещения (параметры среды, состояние шкафов, заземление).

Условия хранения электронных архивов – это совокупность нормативных, технических и организационных мер, направленных на обеспечение долговременной сохранности, целостности и юридической силы электронных документов. Соблюдение требований ФАА, ГОСТов, а также внедрение современных СХЭД с надёжной инфраструктурой позволяют организациям минимизировать риски потери информации и соответствовать законодательству РФ.

При правильном подходе электронный архив становится стратегическим ресурсом, способствующим эффективному управлению документами, ускорению бизнес‑процессов и повышению уровня информационной безопасности.