Цель статьи: дать полное представление о нормативно‑правовой базе, типовых требованиях и практических шагах, необходимых для организации и поддержания электронного архива в государственных и коммерческих организациях.

Законодательная и нормативная база

• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» – определяет порядок использования электронной подписи (ЭП) и обеспечивает юридическую защиту оцифрованных документов.
• Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» (далее – Типовые требования).
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении правил организации, комплектования, учёта и использования электронных документов в архивных фондах».
• Положение о Федеральном архивном агентстве (Указ Президента РФ от 22 июня 2016 г.) – подпункт 4 пункта 6 служит правовой основой для разработки Типовых требований.
• Методические указания и инструкции, издаваемые ведомственными органами (например, Справочно‑информационный центр ФАА).

Основные понятия

Типовые функциональные требования к системе электронного архива

Согласно Приказу Росархива от  г., система должна обеспечивать:

1. Приём и регистрацию электронных документов, включая метаданные (дата, тип, автор, подпись).
2. Контроль целостности и подлинности – автоматическая проверка ЭП, хеш‑сумм, журнал аудита.
3. Управление сроками хранения – автоматическое уведомление ответственных лиц о приближении даты окончания срока.
4. Организацию доступа – разграничение прав (чтение, изменение, удаление) в соответствии с ролью пользователя.
5. Поддержку форматов – возможность сохранять документы в оригинальном и «долговременных» (PDF/A, TIFF, XML) форматах.
6. Масштабируемость и резервирование – распределённое хранение, резервные копии, восстановление после сбоев.
7. Отчётность и аналитика – формирование актов, описи дел, статистических отчётов.
8. Интеграцию с КЭДО (корпоративные электронные документы) – импорт/экспорт, синхронизация статусов.

Процедура ведения электронного архива

Приём документов в архив

• Документы поступают из системы электронного документооборота (КЭДО) либо в виде отдельного файла.
• Проверяется наличие действующей ЭП и её срок действия (обновление сертификатов УКЭП – обязательный пункт).
• Документ классифицируется по делу (дело – совокупность связанных документов).
• Формируется опись дел (список всех документов, их реквизитов, даты создания);

Оформление и комплектование дел

1. Создание деловой карточки в системе архива (уникальный номер, наименование, срок хранения).
2. Привязка всех электронных документов к делу, указание их статуса (активный, к уничтожению, передан в архивный фонд).
3. Составление акта приёма‑передачи (подписывается уполномоченными лицами обеих сторон).

Хранение и контроль целостности

• Документы размещаются в хранилище электронных документов (ХЭД) с резервным копированием.
• Регулярно (не реже чем раз в квартал) проводится проверка читаемости и целостности (контроль хеш‑сумм, тестовое открытие).
• В случае обнаружения повреждений – инициируется процесс восстановления из резервных копий.

Управление сроками хранения

Система автоматически:

• Отслеживает даты начала и окончания срока хранения.
• Отправляет уведомления ответственным сотрудникам за 30, 15 и 5 дней до истечения срока.
• Генерирует акты уничтожения или перевода в постоянный архивный фонд в зависимости от решения экспертизы ценности.

Экспертиза ценности и передача в архивный фонд

1. Экспертная комиссия ежегодно проводит оценку ценности документов.
2. Документы, не подлежащие уничтожению, оформляются в постоянный фонд (создаётся отдельный реестр).
3. Подготовка к передаче включает составление описи дел, проверку подписи и метаданных.
4. Документы передаются в архив «по описям», сопровождаемые актом передачи.

Ответственность и роли

Внутренний контроль и аудит

1. Проводить периодический аудит (не реже одного раза в год) – проверка соответствия фактического состояния архива регламенту.
2. Вести журнал аудита с указанием даты, проверяемых пунктов, выявленных отклонений и мер по их устранению.
3. Отчёты по аудиту предоставлять руководству и, при необходимости, контролирующим органам (Росархив, ФАА).

Технические рекомендации при реализации проекта

• Выбор платформы с поддержкой долгосрочного формата хранения (PDF/A‑2, TIFF, XML).
• Обеспечение многоуровневой аутентификации (логин/пароль + токен/смарт‑карта) для доступа к архиву.
• Настройка регулярного резервного копирования (минимум 3 копии, хранение в разных географических зонах).
• Интеграция с системой электронного документооборота (например, 1С:Документооборот, SAP, Microsoft SharePoint) через API.
• Поддержка механизма «неизменяемости» (write‑once‑read‑many) для гарантии неизменности архивных копий.

Примерный регламент (шаблон)

Общие положения
 1.1. Настоящий регламент определяет порядок ведения электронного архива в организации.
 1.2. Основанием для разработки регламента являются ФЗ № 63‑ФЗ, Приказы Росархива от и .

Приём документов
 2.1. Все электронные документы, подпадающие под обязательное хранение, передаются в архив в течение 5 рабочих дней после их подписания.
 2.2. Приём осуществляется через модуль «Приём в архив» системы КЭДО.

Оформление дел
 3.1. Для каждого набора документов создаётся дело с уникальным номером;
 3.2. В дело вносятся метаданные: наименование, дата создания, срок хранения, ответственный.

Хранение
 4.1. Документы сохраняются в ХЭД с резервным копированием (ежедневные инкрементные, еженедельные полные копии).
 4.2. Проводится проверка целостности каждые 90 дней.

Управление сроками
 5.1. Система автоматически генерирует уведомления за 30/15/5 дней до окончания срока.
 5.2. По истечении срока формируется акт уничтожения или акт передачи в постоянный фонд.

Экспертиза ценности
 6.1. Экспертная комиссия ежегодно оценивает документы, не подлежащие уничтожению.
 6.2. Результаты экспертизы фиксируются в протоколе и в системе архива.

Ответственность
 7.1. Ответственный за архив несёт личную ответственность за соблюдение регламента.
 7.2. ИТ‑поддержка обеспечивает работоспособность ХЭД и резервное копирование.
Аудит и отчётность
 8.1. Внутренний аудит проводится не реже одного раза в год.
 8.2. По результатам аудита готовится акт с рекомендациями по устранению нарушений.

Заключительные положения
 9.1. Регламент вступает в силу с момента его утверждения руководителем организации.
 9.2. Все изменения регламента оформляются приказом и доводятся до сведения сотрудников.

Ведение электронного архива – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения законодательных требований, технических стандартов и организационных процедур. При правильной реализации система обеспечивает:

• Юридическую защиту и подлинность электронных документов;
• Автоматизированный контроль сроков хранения и своевременное уничтожение или перевод в постоянный фонд;
• Прозрачность и возможность аудита всех действий с документами;
• Снижение рисков потери данных и обеспечение их долгосрочной доступности.

Следуя изложенному регламенту и используя типовые функциональные требования, организации смогут построить надёжный электронный архив, соответствующий современным требованиям бизнеса и государства.

Дата публикации: