Электронный архив – это система, обеспечивающая долговременное хранение электронных документов и связанных с ними данных в соответствии с действующим законодательством и нормативными документами (ГОСТ, ФЗ, приказы Минэкономразвития и др.). Правильная организация электронного архива позволяет заменить бумажные носители, сократить издержки и обеспечить юридическую силу электронных документов.

Нормативно‑правовая база

Для создания и эксплуатации электронного архива предприятия необходимо учитывать следующие ключевые нормативные акты:

• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Вводит понятие оцифровки документов и жизненного цикла документа.
• ГОСТ Р 7.0.95‑2015 «Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики». Описывает требования к структуре и метаданным электронных документов.
• ГОСТ Р 59999‑2025 «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели». Регламентирует процесс цифрового документооборота, включая архивирование.
• ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2019 «Информационно‑документальная деятельность. Управление документами. Часть 1. Общие принципы».
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (срок хранения бухгалтерских документов – 5 лет).
• Трудовой кодекс РФ (срок хранения кадровых документов – до 75 лет).
• Приказы Минэкономразвития и ФНС, регламентирующие использование электронной подписи (УКЭП) и требования к электронным архивам.

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это совокупность программных и аппаратных средств, процедур и регламентов, обеспечивающих:

1. Надёжное хранение электронных образов документов и связанных метаданных.
2. Гарантию их юридической силы (подпись УКЭП, соответствие ГОСТ).
3. Контроль доступа и целостности данных.
4. Возможность восстановления и миграции данных в новые форматы.
5. Соблюдение сроков хранения, установленных законодательством.

Основные требования к электронному архиву

Требования формулируются в вышеуказанных ГОСТах и включают:

• Юридическая сила: каждый документ, сохраняемый в архиве, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и оформлен в соответствии с ГОСТ‑Р 7.0;95‑2015.
• Сроки хранения: соответствие нормативным срокам (5 лет – бухгалтерские, 75 лет – кадровые, иные сроки – по отраслевым требованиям).
• Метаданные: обязательное формирование полного набора метаданных (дата создания, автор, тип документа, классификатор, срок хранения, статус экспертизы и т.д.).
• Контроль доступа: разграничение прав пользователей (чтение, запись, удаление) согласно приказу руководителя.
• Целостность и аутентичность: использование хеш‑функций, контрольных сумм и журналов аудита.
• Резервное копирование: регулярные резервные копии, хранение их в географически разнесённых местах.
• Форматы хранения: предпочтительные открытые форматы (PDF/A, XML, TIFF) и соблюдение требований ГОСТ 2.051 к электронным документам.
• Экспертиза ценности: процедуры оценки ценности документов и их последующего уничтожения (если срок хранения истёк).

Жизненный цикл документа в электронном архиве

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2025, жизненный цикл документа состоит из следующих стадий:

1. Создание – формирование оригинального электронного документа или оцифровка бумажного.
2. Регистрация – присвоение уникального идентификатора, заполнение метаданных.
3. Обработка – согласование, подписание, распределение.
4. Хранение – помещение в электронный архив с учётом сроков и требований к защите.
5. Экспертиза ценности – оценка необходимости дальнейшего хранения.
6. Уничтожение – безопасное удаление после истечения срока (если документ не имеет постоянного срока хранения).

Этапы создания электронного архива в организации

Для успешного перехода к электронному архиву рекомендуется пройти следующие шаги:

Подготовительный этап

• Формирование команды проекта (руководитель проекта, ИТ‑специалисты, архивариусы, юристы).
• Анализ текущего документооборота и выявление типов документов, подлежащих архивированию.
• Разработка внутренних регламентов и политик (политика доступа, политика резервного копирования, политика экспертизы).

Выбор и внедрение СЭД (система электронного документооборота)

• Требования к системе: поддержка УКЭП, возможность формирования и хранения метаданных, интеграция с ERP/HR‑системами.
• Оценка поставщиков, проведение пилотного проекта.
• Настройка прав доступа, ролей и процедур согласования.

Оцифровка бумажных архивов

1. Подготовка документов (удаление скрепок, проверка целостности).
2. Сканирование в формате PDF/A‑2 (или TIFF для изображений) с разрешением не менее 300 dpi.
3. Контроль качества сканов (проверка читаемости, отсутствие артефактов).
4. Подписание электронных образов УКЭП и присвоение уникального идентификатора.
5. Перенос в электронный архив и запись в журнал аудита.

Организация хранения и резервного копирования

• Выбор носителей (NAS, SAN, облачные хранилища) с поддержкой RAID‑6 и гео‑резервирования.
• Настройка автоматических резервных копий (ежедневные инкрементные, еженедельные полные).
• Тестирование восстановления данных минимум раз в квартал.

Обучение персонала и запуск в эксплуатацию

• Проведение тренингов для сотрудников, ответственных за ввод и контроль документов.
• Создание справочных материалов (инструкции, чек‑листы).
• Запуск системы в «production», мониторинг первых 30 дней.

Технические аспекты реализации

Практические рекомендации

• Назначьте ответственного за архив – обычно это главный архивариус или ИТ‑директор.
• Регулярно проводите аудит соответствия требованиям ГОСТ (проверка подписей, сроков хранения, целостности).
• Внедрите политику «золотого образа» – оригинальный электронный документ считается единственным источником правды.
• Обеспечьте доступность архивных документов в течение всего срока хранения (не менее 99,9 % доступности).
• Разработайте план утилизации устаревших носителей (дробление, уничтожение в соответствии с ГОСТ 2.701‑2008).
• Следите за изменениями нормативов – новые ГОСТы (например, ГОСТ Р 59999‑2025) вступают в силу ежегодно.

Создание электронного архива предприятия – это комплексный процесс, требующий согласования юридических, технологических и организационных аспектов. Соблюдение требований ГОСТ Р 7.0.8‑2025, ГОСТ Р 7;0.95‑2015, ГОСТ Р 59999‑2025 и других нормативных актов гарантирует юридическую силу электронных документов, их долговременное сохранение и возможность быстрого доступа. При правильном планировании, внедрении и поддержке система электронного архива становится стратегическим активом, повышающим эффективность бизнес‑процессов и снижая издержки на хранение бумажных носителей.

Дата публикации: