В последние годы нотариальная деятельность в России активно переходит в цифровой формат. Создание и функционирование единой информационной системы нотариата (ЕИС) позволило сформировать электронный архив нотариальных документов, который обеспечивает надёжное хранение, быстрый поиск и юридическую силу оцифрованных материалов. В статье рассмотрены правовые основы, порядок формирования, технические требования, обязанности нотариусов и преимущества электронного архива.
Правовая база
- Приказ Минюста РФ от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов» (на момент написания приказ ещё не вступил в силу, но уже используется в качестве нормативного ориентира).
- Статья 34.3 Федерального закона «О нотариате» – внесение сведений и передача нотариальных документов в электронной форме в ЕИС;
- Статья 39.1 того же закона – место хранения электронных образов нотариальных документов определяется как единая информационная система нотариата.
- Региональные акты (например, приказы нотариальных палат Севастополя, Свердловской области, Удмуртской республики) уточняют порядок работы с архивом на местах.
Что такое электронный архив нотариальных документов?
Электронный архив – это централизованное хранилище, где находятся электронные образы (сканы) нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, а также документы, изначально подготовленные в электронном виде. Образы хранятся в ЕИС и доступны через специализированные сервисы (например, портал проверки электронных нотариальных действий ФНП).
2.1 Основные функции архива
- Сохранение юридической силы оригинальных документов.
- Обеспечение длительного и надёжного хранения (с учётом требований к срокам хранения).
- Упрощение доступа к документам для нотариусов, судов, органов государственной власти и граждан.
- Автоматизация учёта и контроля за соблюдением сроков хранения.
- Снижение затрат на физическое пространство и обслуживание бумажных архивов.
Порядок формирования электронного архива
3.1 Сканирование и создание электронных образов
Согласно приказу Минюста, нотариусы, прекращающие полномочия, а также упразднённые нотариальные конторы обязаны:
- Сделать копии всех бумажных нотариальных документов в виде электронных образов (сканов) высокого качества;
- Оформить индивидуальную карточку в ЕИС для каждого образа (указывается номер дела, дата, тип документа, метаданные).
Сканирование выполняет работник нотариального архива в соответствии с графиком, утверждённым президентом нотариальной палаты.
3.2 Передача в ЕИС
После создания образов они передаются в единую информационную систему нотариата:
- Загрузка файлов через защищённый канал (VPN/HTTPS) в модуль «Хранение» ЕИС;
- Заполнение электронных карточек (метаданные) в системе;
- Получение подтверждения о приёме и регистрации образа (уникальный идентификатор).
3.3 Хранение и контроль
ЕИС обеспечивает:
- Резервное копирование в нескольких дата‑центрах;
- Контроль целостности файлов (контрольные суммы, подписи SHA‑256);
- Регулярные аудиты доступа и журналирование действий.
Обязанности нотариусов и архивных работников
| Субъект | Обязанность |
|---|---|
| Нотариус |
|
| Работник нотариального архива |
|
| Нотариальная палата (региональная) |
|
Технические требования к электронному архиву
5.1 Форматы файлов
- PDF/A‑2b – основной формат для юридически значимых сканов;
- TIFF (без сжатия) – допускается для архивных копий, требующих максимального качества;
- XML‑метаданные – для описания содержания, даты, сторон, номера дела.
5.2 Защита и подпись
Каждый электронный образ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) нотариуса или уполномоченного сотрудника архива. Подпись гарантирует:
- Аутентичность документа;
- Целостность (нельзя изменить файл без потери подписи);
- Неподделываемость.
5.3 Инфраструктура
Для обеспечения надёжности используется:
- Кластерные серверы с отказоустойчивостью;
- Системы резервного копирования (ежедневные инкрементные, еженедельные полные копии);
- Шифрование данных в покое (AES‑256) и в транзите (TLS 1.3);
- Система мониторинга доступа и автоматических оповещений о попытках несанкционированного доступа.
Доступ к архиву и выдача справок
6.1 Кто может запрашивать документы?
- Нотариусы – для выполнения своих профессиональных обязанностей;
- Судебные органы – в рамках судебного разбирательства;
- Граждане – при наличии законных оснований (согласие сторон, решение суда, интересы наследования и т.п.).
6.2 Порядок получения
Запрос оформляется в электронном виде через портал нотариальной палаты (например, archivenpso66.ru для Свердловской области). При личном обращении требуется паспорт и документы, подтверждающие право на получение информации.
Оплата за услуги архива (по состоянию на 2023 г.) составляет:
- 100 руб. за справку;
- 50 руб. за страницу ксерокопии;
- 100 руб. за электронный образ (при выдаче в электронном виде).
Статистика и результаты внедрения
По данным Федеральной нотариальной палаты, за первые шесть месяцев 2026 года:
- В электронный архив было загружено 702 000 бумажных нотариальных документов;
- Это на 10 % больше, чем за аналогичный период 2025 года;
- Среднее время поиска документа сократилось с 3‑х дней до нескольких минут;
- Сокращены расходы на аренду помещений для бумажных архивов (экономия до 30 % в среднем по региону).
Преимущества электронного архива
| Показатель | Традиционный бумажный архив | Электронный архив |
|---|---|---|
| Скорость доступа | От нескольких дней до недель | Секунды‑минуты |
| Стоимость содержания | Аренда помещений, охрана, климат‑контроль | Только ИТ‑инфраструктура и обслуживание |
| Риск потери | Пожар, затопление, кража | Множественное резервное копирование, защита от физического воздействия |
| Юридическая сила | Только оригиналы | Электронный образ с КЭП имеет ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал |
Перспективы развития
- Полная автоматизация ввода данных – внедрение систем распознавания текста (OCR) с последующей верификацией.
- Интеграция с другими госуслугами – обмен данными с Росреестром, ФНС, судом.
- Блокчейн‑технологии для обеспечения неизменяемости записей и дополнительного уровня доверия.
- Мобильные решения – возможность получения электронных образов через мобильные приложения нотариальных палат.
Электронный архив нотариальных документов – ключевой элемент современной нотариальной системы России. Он сочетает в себе юридическую надёжность, технологическую защищённость и экономическую эффективность. При правильном соблюдении нормативных требований и технических стандартов электронный архив обеспечивает:
- Сохранность и доступность исторических и текущих нотариальных актов;
- Упрощение работы нотариусов и ускорение обслуживания граждан;
- Снижение финансовой нагрузки на нотариальные палаты и отдельные конторы.
Дальнейшее развитие инфраструктуры, внедрение новых ИТ‑решений и расширение прав доступа сделают архив ещё более удобным и надёжным инструментом в системе правосудия и гражданского оборота.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.