Дата актуализации: 13:05:21

Общие положения

Электронный архив (ЭА) – это совокупность технических, программных и организационных средств, обеспечивающих долговременное хранение, достоверность и юридическую силу электронных документов (ЭД). Основные задачи ЭА:

• Гарантировать неизменность и целостность архивных сведений;
• Обеспечить возможность их идентификации и поиска в течение установленного срока хранения;
• Соблюдать требования законодательства РФ (Федеральный закон «Об архивном деле», Приказ Росархива № 77‑2023 и др.).

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регламентирующие хранение электронных документов в архиве:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
2. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об организации хранения, комплектования, учёта и обеспечения целостности цифровых документов»;
3. ГОСТ Р 54989‑2012/ISO TR — требования к электронному архиву;
4. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (п. 60, п. 160 и др.).

Состав электронного архивного документа (ЭАД)

Согласно статье 141 новых Правил, в ЭАД включаются следующие элементы:

• Файл основной части – документ в формате PDF/A (долговременный формат, сохраняющий визуальное и семантическое содержание);
• Файлы приложений (если они есть) – также в формате PDF/A или другом архивном формате, совместимом с ГОСТ;
• Файлы электронных подписей – при наличии подписи (например, .p7s, .sig);
• Метаданные – XML‑файл, содержащий регистрационно‑учётные сведения (дата создания, автор, номер, срок хранения, архивный шифр и др.).

Требования к формату и структуре файлов

Принцип двойного копирования

Для обеспечения надёжности каждый электронный документ должен храниться в двух экземплярах на разных физических носителях (например, на магнитных лентах и на оптических дисках) или в разных облачных хранилищах. При этом необходимо:

• Регулярно проверять контрольные суммы (MD5, SHA‑256) обеих копий;
• Обеспечивать возможность чтения, копирования и перезаписи файлов без потери целостности;
• Вести журнал контроля состояния носителей (время последней проверки, обнаруженные дефекты).

Присвоение архивного шифра

После включения документа в годовой раздел описи (дел, документов, электронных документов) ему присваивается архивный шифр в следующем виде:

[Номер фонда]‑[Номер описи]‑[Номер единицы хранения]

Пример: 01‑2026‑015. Шифр фиксируется в метаданных XML и в бумажной описи (при необходимости).

Сроки хранения

Сроки определяются нормативными актами, отраслевыми регламентами и внутренними регламентами организации. Общие рекомендации:

• Документы, связанные с бухгалтерским учётом – 10 лет;
• Документы, имеющие юридическую силу (контракты, лицензии) – 5–15 лет в зависимости от предмета;
• Исторически значимые документы – бессрочно (переводятся в постоянный фонд).

Если срок не установлен, документ хранится до момента, когда он утратит актуальность и будет исключён в порядке, установленном архивным регламентом.

Организация учёта и систематизации

Электронный архив должен быть интегрирован с системой электронного документооборота (ЭДО) предприятия. Основные функции СХЭД (система хранения электронных документов) согласно приказу № 77:

1. Приём и размещение архивных документов с метаданными;
2. Систематизация и учёт (создание описи, присвоение шифров, формирование отчётов);
3. Контроль целостности (контрольные суммы, журнал событий);
4. Обеспечение доступа только уполномоченным лицам (ролевой доступ, журнал доступа).

Технические требования к инфраструктуре

Для долговременного хранения необходимо обеспечить:

• Надёжные носители: магнитные ленты, оптические диски (M‑Disc), SSD‑массива с резервным копированием;
• Контроль климатических условий (температура + 15 °C ± 5 °C, влажность 30‑50 %);
• Регулярные миграции данных на новые носители (не реже чем раз в 5‑7 лет) с проверкой целостности;
• Защиту от несанкционированного доступа (шифрование, двухфакторная аутентификация).

Примерный порядок работы с документом

1. Создание документа в системе ЭДО, экспорт в PDF/A.
2. Подписание электронной подписью (PKCS#7).
3. Формирование метаданных (XML) – включение шифра, даты, ответственного лица, срока хранения.
4. Комплектация ЭАД (основной файл + подписи + метаданные + приложения).
5. Регистрация в описи – присвоение архивного шифра, запись в электронную опись.
6. Копирование на два разных носителя, запись контрольных сумм.
7. Внесение в СХЭД – загрузка, индексация, назначение прав доступа.
8. Контрольный аудит – проверка целостности каждые 12 месяцев.
9. Миграция – при необходимости перенос на новые носители.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие форматы документов допускаются в архиве?

Основным считается PDF/A. Приложения могут быть в PDF/A, TIFF, JPEG2000, а подписи – в стандартах PKCS#7 или XMLDSig.

Можно ли хранить документы только в облаке?

Да, при условии, что облачный провайдер гарантирует:

• Наличие двух независимых географически распределённых реплик;
• Поддержку неизменяемых хранилищ (WORM‑режим);
• Регулярный экспорт контрольных сумм и журналов аудита.

Как часто необходимо проверять контрольные суммы?

Минимум раз в 12 месяцев, а при любой операции с носителем – сразу после копирования.

Хранение электронной документации в архиве – это комплексный процесс, сочетающий правовые, технологические и организационные меры. Соблюдение указанных правил (форматы PDF/A, двойное копирование, присвоение архивного шифра, ведение метаданных в XML, интеграция с СХЭД) гарантирует:

• Юридическую силу и достоверность документов;
• Защиту от потери и искажения информации;
• Возможность эффективного поиска и использования архивных материалов в течение всего срока хранения.

Тщательное планирование, регулярный контроль и своевременная миграция данных позволяют организациям соответствовать требованиям Приказа Росархива № 77‑2023 и международных стандартов ISO/IEC 27001, обеспечивая надёжную цифровую память о своей деятельности.

Статья подготовлена на основе открытых источников (SL Soft, Федеральное архивное агентство, Приказ Росархива № 77, ГОСТ Р 54989‑2012 и др.) от .