В современном информационном обществе понятие электронный архив стало неотъемлемой частью документооборота любого предприятия, государственного органа или частной организации. Переход от бумажного к цифровому формату хранения информации потребовал переосмысления классических архивных принципов и введения новых терминологических определений. В данной статье мы подробно разберем, что такое электронный архив, какие определения существуют в профессиональной среде и нормативных актах, а также какие функции он выполняет.

Основные определения термина

Единого, закрепленного в одном документе определения «электронный архив» не существует — формулировки варьируются в зависимости от источника (научная литература, законодательство, маркетинговые материалы вендоров ПО). Однако все они сходятся в ключевых пунктах: это система (или комплекс), предназначенная для хранения, организации и обеспечения доступа к электронным документам.

Технический и системный подход

Наиболее часто встречается определение, описывающее электронный архив как программно-аппаратный комплекс.

«Электронный архив — это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде». (Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», 2016)

В этом контексте акцент делается на инфраструктуре: серверах, системах хранения данных (СХД), программном обеспечении для управления архивом (СХЭД — система хранения электронных документов) и средствах защиты информации.

Функциональный подход (через задачи)

Часто определение дается через решаемые бизнес-задачи:

«Электронный архив — это система хранения и организации электронных документов, которая позволяет быстро и эффективно находить и использовать необходимую информацию». (Глоссарии терминов, например, ПитерСофт и др.)

Здесь на первый план выходят функции поиска, систематизации и эксплуатации документов.

Архивоведческий подход (долговременное хранение и аутентичность)

С точки зрения архивоведения и нормативных требований (ГОСТ Р 7.0.100-2018, ФЗ-22, ФЗ-149), электронный архив рассматривается как полноценная система хранения электронных документов (СХЭД).

«Электронный архив — это полноценная система хранения электронных документов (СХЭД), которая позволяет подтвердить аутентичность документа даже через несколько десятков лет».

Ключевые аспекты здесь: правовая значимость, аутентичность, целостность и доступность на протяжении всего срока хранения (в т.ч. перманентного).

Организационный подход (как часть ЭДО)

В контексте корпоративного управления электронный архив часто выделяют как самостоятельный модуль или этап жизненного цикла документа внутри системы электронного документооборота (СЭД/ЭДО).

«Электронный архив — часть системы электронного документооборота, которая помогает компаниям ускорить процессы, обеспечить безопасность данных и соответствовать законодательству». (Обзоры рынка, 2025)

Что входит в состав электронного архива? (Объекты хранения)

Согласно данным из открытых источников (КиберЛенинка, профильные журналы), в электронный архив попадают два основных класса документов:

• Электронные оригиналы, документы, изначально созданные в цифровом виде и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой ЭП.
• Скан-копии (цифровые копии) бумажных документов — образы бумажных носителей, полученные в результате оцифровки (сканирования), созданные в соответствии с правилами ведения архивной работы (ГОСТ Р 7.0.99-2018).

Хранятся могут быть документы любой значимости: бухгалтерская, кадровая, техническая, нормативная, договорная документация и др.

Ключевые характеристики и признаки электронного архива

Обобщая приведенные определения, можно выделить обязательные атрибуты, отличающие профессиональный электронный архив от обычной файловой помойки или сетевой папки:

1. Структурированность и систематизация: Документы не просто «лежат» в папках, а организованы по классификационным схемам (нуменклатурам дел), имеют атрибуты (метаданные): автор, дата, тип документа, номер, контрагент, срок хранения.
2. Управление доступом и безопасность: Разграничение прав доступа (RBAC) — просмотр, редактирование, скачивание, удаление (запрещено для архива) для разных ролей сотрудников. Шифрование данных в покое и в транзите.
3. Обеспечение целостности и аутентичности: Использование хэш-сумм, электронных подписей, печатных форм с верификацией, защита от несанкционированного изменения (WORM — Write Once Read Many).
4. Управление сроками хранения и утилизацией: Автоматический контроль сроков хранения на основе нуменклатуры, формирование актов отбора на уничтожение или перманентное хранение.
5. Поиск и извлечение: Полнотекстовый поиск, поиск по атрибутам/метаданным, быстрый доступ к нужной версии документа.
6. Аудит и журналирование: Непрерывный учет всех действий с документами (кто, когда, что делал) для соответствия требованиям регуляторов (ФСТЭК, ФСБ, Росархив).

Этапы формирования электронного архива

Создание электронного архива, это не разовая акция покупки ПО, а процесс, который условно разбивается на несколько этапов (по материалам научных публикаций, например, КиберЛенинка):

1. Определение массива документации: Инвентаризация существующих бумажных и электронных фондов, подлежащих размещению в архиве.
2. Оцифровка (сканирование): Перевод бумажных носителей в электронный вид с соблюдением технических требований (разрешение, формат — PDF/A, TIFF, цветовая гамма);
3. Структурирование и атрибуция: Назначение метаданных, привязка к делам нуменклатуры, распознавание текста (OCR) для полнотекстового поиска.
4. Разработка регламентов работы: Политики безопасности, инструкции по работе с архивом, правила доступа, процедуры аварийного восстановления.
5. Определение уровней доступа: Настройка матрицы прав доступа для сотрудников и подразделений.
6. Обеспечение информационной безопасности: Сертификация СХЭД по требованиям ФСТЭК (если обрабатываются гостаjna/перс. данные), резервное копирование, защита от утечек (DLP).

Виды электронных архивов

В профессиональной литературе (EnDocs, 1С-КПД, «Справочник секретаря») выделяют следующие основные виды:

• Корпоративный (централизованный) архив: Единое хранилище для всей организации, обеспечивающее «единое информационное пространство».
• Архив конкретной системы (модульный): Хранилище внутри СЭД, 1С, CRM, ERP (например, архив счета-фактур в 1С, архив договоров в Contract Management).
• Специализированные архивы: Бухгалтерский, кадровый, технический, юридический, архив электронной почты.
• Облачные архивы (SaaS): Арендованные мощности провайдера с функцией долгосрочного хранения (Cold Storage).
• Государственные/отраслевые архивы: Формируемые в соответствии с отраслевыми стандартами для сдачи в государственные архивы (Росархив).

Электронный архив vs Файловый сервер vs СЭД/ЭДО

Важно различать эти понятия, так как они часто путаются:

Законодательное и нормативное обоснование (РФ)

Деятельность электронных архивов в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных актов:

• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 9, 10 — требования к хранению).
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» (требования к защите ПДн при хранении).
• Федеральный закон от № 73-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Минкультуры России от № 1741 (утв. Правила ведения архивных работ с электронными документами).
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».
• ГОСТ Р 7.0.99-2018 «Архивное дело. Оцифровка архивных документов. Общие требования».
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организация архивов. Требования к условиям хранения архивных документов на традиционных и машинных носителях».
• Положения ФСТЭК и ФСБ по защите информации (при обработке гостайны/перс. данных).

Преимущества внедрения электронного архива

Переход на электронное архивирование дает организации ряд существенных выгод:

• Экономия ресурсов: Освобождение площадей офисов (нет стеллажей с бумагой), снижение расходов на бумагу, тонер, перевозку документов.
• Скорость доступа: Мгновенный поиск и выдача любого документа авторизованному сотруднику из любого места (в т.ч. удаленно).
• Безопасность и сохранность: Защита от пожара, наводнения, порчи, потери, несанкционированного доступа. Резервное копирование в разные ЦОД.
• Правовая защищенность: Возможность доказать аутентичность документа в суде или при проверке налоговой/профсоюза/Роструда за счет ЭП, хэшей и аудит-логов.
• Комплаенс (соответствие): Автоматический контроль сроков хранения исключает риск преждевременного уничтожения или хранения «мусора» дольше положенного.
• Прозрачность процессов: Полная история жизни документа (кто создал, согласовал, подписал, скачивал, распечатывал).

Внедрение электронного архива сегодня — это не просто тренд на «безбумажку», а стратегическая необходимость для управления информационными активами, минимизации рисков и повышения операционной эффективности бизнеса и госсектора.