Электронный архив Пензы – это современный сервис, позволяющий жителям города и региона получать архивные документы в цифровом виде, подавать заявки онлайн и отслеживать их исполнение. Проект реализуется Государственным бюджетным учреждением «Государственный архив Пензенской области» (ГБУ Госархив Пензенской области) и интегрирован в автоматизированную информационную систему АИС ЭЛАР‑Архив.

Общее описание

Электронный архив (далее – ЭлАр) представляет собой онлайн‑портал, где собраны:

• Электронные копии дел, включающих метрические книги, ревизские сказки, акты, приказы и другие документы.
• Справочно‑информационный фонд: каталоги, указатели, справочники.
• Онлайн‑выставки и публикации, посвящённые истории Пензенской области.

Все сервисы доступны круглосуточно, а заявки обрабатываются в соответствии с установленными сроками.

История и развитие

Инициатива создания электронного архива началась в 2020‑х годах в рамках цифровой трансформации государственных архивов России. Ключевые этапы:

1. 2022 г. – запуск пилотного проекта «ЭларСкан», направленного на оцифровку исторических фондов.
2. 2023 г. – внедрение модуля «Платные услуги» и переход к единой системе оплаты в АИС ЭЛАР‑Архив.
3. 2024 г. – открытие публичного доступа к более чем 10 000 электронным документам.
4. 2025 г. – завершение оцифровки IV‑X ревизий (591 единица хранения) и метрических книг церквей Пензенской губернии до 1917 года (6 850 единиц хранения).

Техническая платформа – АИС ЭЛАР‑Архив

Автоматизированная информационная система ЭЛАР‑Архив обеспечивает:

• Хранение и поиск сканов в формате PDF/A и TIFF.
• Контроль доступа и защиту персональных данных.
• Интеграцию с банковскими шлюзами для оплаты услуг.
• Отслеживание статуса заявок в реальном времени.

Все операции (подача заявки, оплата, получение копий) выполняются через веб‑интерфейс archivsura.ru или мобильное приложение.

Платные услуги и оплата

С 2023 года в системе введён модуль «Платные услуги». Оплата производится исключительно в АИС ЭЛАР‑Архив. Перед оплатой пользователь обязан убедиться, что нужное дело имеет электронную копию.

Как оплатить:

1. Зарегистрируйтесь в системе и создайте заявку.
2. В разделе «Платные услуги» выберите нужный тип услуги (копия документа, экспресс‑выдача и т.д.).
3. Перейдите к оплате – система перенаправит вас к банковскому шлюзу (карты, онлайн‑банкинг).
4. После подтверждения оплаты статус заявки изменится на «Оплачено», и документ будет доступен для скачивания.

Все тарифы и правила оплаты публикуются в разделе «Платные услуги» сайта.

Оцифровка исторических фондов

В рамках проекта ЭларСкан планируется оцифровка:

• IV‑X ревизий (591 единица хранения);
• Метрических книг церквей Пензенской губернии до 1917 года (6 850 единиц хранения).
• Других ценных исторических документов, указанных в каталоге фондов.

Оцифровка ведётся по международным стандартам (ISO 19005‑1 – PDF/A) и обеспечивает долгосрочное хранение и быстрый доступ к материалам.

Как получить доступ к электронным документам

Для получения копий документов необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Регистрация. Перейдите на официальный сайт и создайте личный кабинет.
2. Поиск документа. Введите номер дела, дату или ключевые слова в поисковой строке.
3. Создание заявки. Выберите нужный документ, укажите цель использования и срок получения.
4. Оплата (если требуется). Перейдите к оплате через модуль «Платные услуги».
5. Получение копии. После обработки заявки документ будет доступен для скачивания в личном кабинете.

Для пользователей, которым требуется только просмотр, доступ к большинству материалов предоставляется бесплатно.

Контактная информация

Часы работы приёмных: понедельник‑пятница — 09:00–18:00, суббота — 10:00–15:00. В выходные и праздничные дни приёмные закрыты.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить копию документа бесплатно? Да, если электронная копия уже доступна в системе. Платные услуги требуются только для оригинальных бумажных копий или ускоренного выполнения заявки.
• Сколько времени занимает обработка заявки? Стандартный срок – 5 рабочих дней. При экспресс‑услуге (доплата) срок сокращается до 1‑2 дней;
• Какие форматы файлов предоставляются? PDF/A (для официальных копий) и TIFF (для высококачественного сканирования).
• Можно ли получить документ в оригинальном виде? Да, при наличии оригинала в архиве и оплате услуги «Выдача оригинала».
• Как проверить статус заявки? Войдите в личный кабинет, откройте раздел «Мои заявки» – статус будет отображён в реальном времени.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется расширить электронный архив за счёт:

• Оцифровки дополнительных фондов (военно‑исторические, сельскохозяйственные, судовые документы).
• Внедрения искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста (OCR) и улучшенного поиска.
• Создания мобильного приложения с функцией сканирования QR‑кодов на оригинальных документах.
• Интеграции с другими региональными архивами России для создания единой национальной цифровой архивной сети.

Для получения более подробной информации посетите официальный сайт archivsura.ru или свяжитесь с архивом по указанным выше контактам.