Дата подготовки материала: 23:02:32 ().

В современных условиях государственных и муниципальных организаций всё более актуальной становится задача перевода традиционного архивного дела в электронный вид. Электронный архив дело (ЭАД) позволяет обеспечить надёжное хранение, быстрый поиск и удобное использование документов, а также соблюсти требования законодательства и нормативных актов.

Ключевые понятия и термины

• Электронный архив – система хранения электронных документов и их копий, обеспечивающая учёт, поиск и предоставление доступа к информации.
• Электронный документ (ЭД) – документ, созданный, хранящийся и передаваемый в электронной форме.
• Электронное дело – совокупность электронных документов, объединённых по одному предмету или делу в соответствии с номенклатурой дел.
• Опись дел – перечень дел (в т.ч. электронных) с указанием их реквизитов, сроков хранения и места расположения.
• Электронные дела и документы (ЭД и ЭД) – объекты, подлежащие включению в электронный архив.

Нормативная база

Организация хранения электронных документов регламентируется следующими документами:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно‑технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от № 72).
2. Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. …).
3. ГОСТ Р … (новый стандарт) – устанавливает требования к цифровому архиву: хранение, учёт и использование электронных документов и их копий.
4. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (статья 17) – обязывает все организации сохранять архив документов.

Что потребуется для перевода архива в электронный вид?

• Разработка и утверждение новых внутренних регламентов и нормативных документов, учитывающих текущие требования к хранению документации в электронном виде.
• Внедрение процедур обработки архивных документов в бумажном и электронном виде, включая экспертизу ценности и уничтожение документов (в т.ч. электронных образов и связанных с ними данных).
• Обеспечение защищённых каналов связи для передачи электронных дел и документов в государственный архив в соответствии с главой VI Правил, утверждённых приказом № 526.
• Применение решений типа «Долговременный архив компании Directum» или аналогичных систем, обеспечивающих долгосрочное хранение и доступность электронных данных.

Этапы организации электронного архива

1. Анализ текущего состояния делопроизводства – выявление объёма бумажных и электронных документов, определение критериев значимости.
2. Формирование номенклатуры дел – включение в неё электронных дел (дела, содержащие ЭД). На этом этапе необходимо проработать вопросы состава реквизитов, правил их оформления и требований к электронным подписям.
3. Выбор и настройка системы хранения электронных документов (СХЭД) – система должна поддерживать передачу электронных дел в государственный архив по защищённым каналам, обеспечивать учёт, поиск и предоставление доступа.
4. Создание описи электронных дел – описание каждого дела с указанием уровня систематизации: Фонд → Опись → Раздел и подраздел описи → Электронное дело → Электронный документ.
5. Ввод данных и миграция – сканирование бумажных документов (при необходимости), загрузка уже существующих электронных файлов, присвоение уникальных идентификаторов и метаданных.
6. Тестирование и ввод в эксплуатацию – проверка корректности поиска, целостности данных, соблюдения требований к электронным подписям и форматам служебных документов.
7. Обучение персонала – подготовка инструкций по работе с СХЭД, правилам оформления электронных дел и работе с описью.
8. Мониторинг и аудит – регулярная проверка соответствия архива нормативным требованиям, обновление регламентов и планов резервного копирования.

Требования к структуре и формату электронных документов

Согласно пункту 160 Правил № 77, все электронные архивные дела (ЭАД) должны быть систематизированы по схеме:

Фонд → Опись → Раздел и подраздел описи → Электронное дело → Электронный документ

Важно помнить, что формат файла и формат электронного документа не являются идентичными. Требования к формату электронного документа могут охватывать несколько форматов файлов (например, PDF/A, TIFF, JPEG 2000, DOCX и др.), обеспечивая долгосрочную доступность и сохранность информации.

Преимущества электронного архива

• Сокращение времени на поиск и предоставление документов.
• Снижение затрат на хранение бумажных носителей.
• Повышение уровня безопасности и целостности данных (возможность создания резервных копий, контроль доступа).
• Удобство интеграции с другими информационными системами организации (ERP, CRM, СЭД).
• Соответствие законодательным требованиям и возможность быстрой подготовки отчётов для контролирующих органов.

Создание электронного архива дело – это не просто техническая задача, а комплексный процесс, требующий учёта нормативных требований, организационных изменений и выбораого программного обеспечения. Следуя предложенным этапам и используя актуальные стандарты (Правила Росархива, новые ГОСТы, Федеральный закон № 125‑ФЗ), организации смогут обеспечить надёжное хранение, эффективное использование и законную сохранность своих электронных документов на долгие годы.

Если вы планируете внедрение или обновление системы электронного документооборота и электронного архива, рекомендуется уже на этапе формирования номенклатуры дел определить требования к системе хранения, описи дел и форматам электронных документов, опираясь на актуальные нормативные акты и лучшие практики отрасли.