В современных организациях электронный архив (ЭА) становится неотъемлемой частью системы управления информацией. Правильный комплект документов обеспечивает юридическую силу, долговременное хранение и быстрый доступ к сведениям. В статье рассмотрим, какие источники формируют электронный архив, какие требования предъявляются к их комплектованию и как это реализуется в практике.

Правовая база и нормативные документы

Ключевыми нормативными актами, регулирующими хранение и комплектование электронных архивных документов (ЭАД), являются:

• Приказ Росархива № 77 от – «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях». Он заменил Приказ Минкультуры № 526 от и ввёл понятие электронный архивный документ (ЭАД).
• Статья 13.20 КоАП РФ – санкции за нарушение правил хранения (в реальности штрафы небольшие, но несоответствие требованиям приводит к отказу в приёме документов в государственные архивы);
• Требования к системам хранения электронных документов (СХЭД), изложенные в новых Правилах, включая функции приёма, учёта, резервного копирования и миграции.

Эти документы определяют, какие сведения должны быть включены в архив, как они должны быть структурированы и какие технические средства могут использоваться.

Что такое электронный архивный документ (ЭАД)?

ЭАД – это документ, признанный юридически значимым, который хранится в электронном виде в соответствии с требованиями Приказа 77. Ключевые характеристики ЭАД:

1. Наличие полного набора файлов (основной документ, приложения, подписи, метаданные).
2. Фиксация даты поступления, источника, основания поступления, категории и срока хранения;
3. Хранение в единственном экземпляре на физически обособленном носителе при использовании СХЭД; в двух экземплярах – при отсутствии СХЭД;

Основные функции системы хранения электронных документов (СХЭД)

Согласно статье 137 новых Правил, СХЭД обязана выполнять следующие функции (выделены жирным для удобства):

• Приём документов и автоматическая проверка наличия всех необходимых файлов.
• Фиксация метаданных (дата поступления, организация‑источник, документ‑основание, категории, сроки хранения).
• Учёт и систематизация по фондам, описям, номенклатуре дел, форме (электронная/бумажная).
• Формирование обязательных учетных документов: книга учёта поступления и выбытия, лист фонда, опись дел, опись электронных документов, дело фонда.
• Резервное копирование и восстановление архивных документов и их метаданных.
• Проверка наличия и состояния электронных архивных документов.
• Конвертация и миграция документов вместе с метаданными при изменении форматов или технологий.
• Уведомления об истечении сроков хранения и формирование проектов актов о выделении к уничтожению.

Источники комплектования электронного архива

Комплектование архива – процесс пополнения его документами из разных источников. Ниже перечислены основные категории источников, их особенности и примеры.

Внутренние источники организации

• Оперативные бизнес‑процессы (договоры, счета‑фактуры, акты выполненных работ). Эти документы генерируются в рамках ежедневной деятельности и сразу попадают в СХЭД через интеграцию с ERP/CRM‑системами.
• Внутренние регистры и справочники (приказы, положения, методические указания). Часто хранятся в корпоративных порталах (SharePoint, 1С:Документооборот) и требуют согласования перед архивированием.
• Корреспонденция (внутренняя электронная почта, мессенджеры). При необходимости юридической силы такие сообщения конвертируются в PDF/A‑2/3 и сопровождаются метаданными о получателе, дате и теме.
• Результаты аудитов и проверок. Включают отчёты, выводы, рекомендации. Требуют обязательного подписания электронными подписями.

Внешние источники (контрагенты, государственные органы)

• Электронные документы от поставщиков и клиентов (электронные счета, акты, сертификаты). Приём осуществляется через электронные площадки (ЭТП, B2B‑порталы) и автоматически импортируется в СХЭД.
• Документы государственных органов (лицензии, разрешения, судебные решения). По Приказу 77 такие документы обязаны быть оформлены в формате, поддерживаемом архивом (PDF/A, XML‑архивы).
• Документы муниципальных и государственных архивов (копии архивных фондов, справки). При их поступлении в электронном виде необходимо обеспечить двойную проверку соответствия метаданным.
• Электронные подписи и сертификаты от удостоверяющих центров. Хранятся как отдельные файлы, привязанные к соответствующим документам.

Специальные источники

• Резервные копии и миграционные наборы – получаемые при переходе на новые ИТ‑платформы. Требуют валидации целостности (контрольные суммы, хеш‑суммы).
• Файлы из физических носителей (CD/DVD, USB‑накопители). При их оцифровке необходимо создать цифровой образ (ISO) и добавить метаданные о физическом носителе.
• Данные из систем управления проектами (Jira, Confluence). Важные решения, протоколы совещаний и результаты тестирования могут быть экспортированы в архивный формат.

Как оформить документ для архивного комплектования

Для того чтобы документ был принят в электронный архив, необходимо выполнить ряд шагов:

1. Конвертация в нормативный формат – PDF/A‑2/3, XML, TIFF (для сканов). Формат гарантирует неизменность содержания.
2. Подписание электронно (ЭЦП) с использованием сертификата, признанного в РФ.
3. Создание и заполнение метаданных:
   • Идентификатор документа (уникальный номер).
   • Дата и время создания.
   • Организация‑источник.
   • Документ‑основание (приказ, договор, закон).
   • Категория (дело, фонд, тип документа).
   • Срок хранения (с учётом нормативных требований).
4. Проверка полноты – наличие всех приложений, подписей, индексации.
5. Загрузка в СХЭД через интегрированный шлюз (API, Web‑интерфейс).
6. Регистрация в учётных регистрах (книга учёта, лист фонда, опись).

Примерный workflow комплектования

Особенности комплектования для государственных и муниципальных архивов

Для государственных и муниципальных архивов обязательны следующие требования:

• Документы должны быть в единственном экземпляре на физически обособленном носителе (если используется СХЭД).
• Необходимо предоставить полный набор метаданных, соответствующий классификатору Фонда (ФКР, ФКМ).
• Все документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Сроки хранения определяются нормативными актами (например, 5, 10, 50 лет) и фиксируются в системе.
• Приём в архив сопровождается формированием актa о приёме и уведомления о сроках уничтожения.

Технологические решения и практики

На рынке России представлены несколько решений, поддерживающих комплектование электронных архивов:

• «Цитрос Архив» (SL Soft) – система, реализующая все функции, перечисленные в Приказе 77, включая автоматическую проверку форматов и генерацию учетных документов.
• 1С:Документооборот – популярное решение для интеграции с бухгалтерскими и ERP‑системами, поддерживает экспорт в PDF/A и хранение метаданных.
• Электронные площадки (ЭТП) – позволяют получать документы от контрагентов в стандартизированном виде и сразу передавать их в СХЭД.
• Облачные хранилища с сертификатами (Microsoft Azure, Яндекс.Облако) – предоставляют инфраструктуру для резервного копирования и долгосрочного хранения.

Комплектование электронного архива – это комплексный процесс, в котором ключевую роль играют:

1. Точное определение источников (внутренние, внешние, специальные).
2. Соблюдение правовых требований (Приказ 77, КоАП РФ) и технических стандартов (PDF/A, ЭЦП).
3. Использование современных СХЭД, способных автоматизировать приём, проверку, учёт и резервное копирование.
4. Наличие чёткой методологии оформления и регистрации документов, что гарантирует их юридическую силу и долговременное хранение.

Только при системном подходе к источникам комплектования и строгом соблюдении требований можно обеспечить надёжность электронного архива и избежать проблем с его принятием в государственные и муниципальные архивные фонды.

Источник информации: 1cbit.ru, SL Soft. Дата обращения: .