Дата актуализации: 17:39:42

Электронный архив (система хранения электронных документов – СХЭД) является не просто файловым хранилищем, а полноценным элементом управленческого и архивного обеспечения любой организации․ Для того чтобы гарантировать долговременную сохранность, аутентичность и доступность электронных документов, их создание, комплектование, учёт и использование регулируются рядом нормативных актов Российской Федерации․

Основные федеральные нормативные акты

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле» (далее – Закон об архивном деле)․
   • Определяет правовые основы архивного дела, в т․ч․ требования к электронным архивам․
   • Статья 17 устанавливает обязанность всех организаций вести электронный архив в соответствии с утверждёнными нормативными документами․
2. Федеральный закон № 63‑ФЗ от «Об электронной подписи» (НПА по электронной подписи)․
   • Регулирует использование квалифицированных электронных подписей, необходимых для подтверждения подлинности электронных документов․
   • Определяет порядок применения подписи в архивных системах․
3. Федеральный закон № 44‑ФЗ от «О порядке организации государственных и муниципальных услуг»․
   • Включает положения о цифровом документообороте, что напрямую влияет на формирование электронных архивов в государственных органах․

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ

Данные правила (далее – Правила) являются ключевым нормативным документом, в котором изложены требования к хранению электронных документов․ Они утверждены приказом Росархива и охватывают:

• Требования к формату и структуре электронных документов;
• Порядок их комплектования в архивный фонд;
• Методы учёта и контроля доступа;
• Сроки и условия хранения․

Хотя в Правилах не раскрыты все детали, они служат базой для разработки локальных нормативных актов и технических регламентов․

Положение о Федеральном архивном агентстве (ФАА) № 293

Положение № 293 (Федеральное архивное агентство) определяет структуру и функции ФАА, а также формирует типовые требования к системам электронного документооборота (ЭДО) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов․

Типовые функциональные требования (ТФТ)

ТФТ предназначены для:

• Создания новых систем ЭДО и СХЭД;
• Оценки функциональных возможностей уже внедрённых систем;
• Планирования их дальнейшего развития․

Ключевые группы требований:

1. Требования к безопасности – контроль доступа, шифрование, журналирование действий․
2. Требования к целостности и аутентичности – электронная подпись, хеш‑контроль, механизмы восстановления․
3. Требования к управлению метаданными – единый справочник, классификаторы, автоматическое заполнение полей․
4. Требования к сохранности – резервное копирование, миграция форматов, контроль сроков хранения․
5. Требования к совместимости – поддержка открытых форматов (PDF/A, XML, CSV) и интеграция с другими ИТ‑системами․

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения

Этот перечень, утверждённый Росархивом, фиксирует:

• Классификацию управленческих документов (приказные, финансовые, кадровые и др․);
• Сроки их обязательного хранения (от 1 года до 75 лет и более);
• Условия перевода в электронный вид и требования к их оцифровке․

Пример сроков (по состоянию на 2026 год):

Локальные нормативные акты и внутренние регламенты

Каждая организация обязана разработать собственные нормативные документы, которые уточняют применение федеральных актов к её специфике․ К таким документам относятся:

• Положение о системе электронного документооборота (СЭД) организации;
• Инструкция по работе с электронными архивами;
• Регламент резервного копирования и восстановления данных;
• Методика контроля качества оцифровки бумажных архивов․

Эти документы должны быть утверждены руководством и включены в штатное расписание (в т․ч․ в раздел «Структурные подразделения, их задачи и функции»)․

Практические рекомендации по внедрению электронного архива

Этапы внедрения

1. Анализ текущего состояния – инвентаризация бумажных и электронных документов, оценка объёмов․
2. Разработка проектной документации – формулирование требований, выбор программного обеспечения, составление плана миграции․
3. Создание и утверждение локальных нормативных актов (см․ пункт 6)․
4. Оцифровка и импорт – сканирование, проверка качества, присвоение метаданных․
5. Внедрение СЭД/СХЭД – настройка прав доступа, интеграция с ERP, CRM и другими системами․
6. Обучение персонала – проведение семинаров, онлайн‑курсов (например, «Электронный архив․ Информационные архивные технологии»)․
7. Контроль и аудит – регулярные проверки соответствия требованиям Правил и ФАА․

Ключевые технические решения

• Использование формата PDF/A для долговременного хранения текстовых документов․
• Применение XML‑метаданных в соответствии с ГОСТ 7․0‑2003․
• Резервное копирование в два независимых географических места․
• Регулярная миграция данных на новые носители и форматы (не реже чем раз в 5–7 лет)․

Сводный список нормативных документов (с указанием даты последней редакции)

Нормативно‑правовая база по электронному архиву в России представляет собой совокупность федеральных законов, приказов Росархива, положения Федерального архивного агентства и локальных регламентов организаций․ Соблюдение этих документов обеспечивает:

• Долговременную сохранность и юридическую силу электронных документов;
• Контроль доступа и защиту информации от несанкционированных изменений;
• Упрощение процессов аудита и проверок со стороны контролирующих органов;
• Оптимизацию расходов на архивную деятельность за счёт автоматизации и сокращения бумажных носителей․

Для успешного перехода к электронному архиву рекомендуется:

1. Тщательно изучить и внедрить перечисленные выше федеральные акты;
2. Разработать внутренние нормативные документы, согласованные с руководством;
3. Выбрать технологию, отвечающую типовым функциональным требованиям ФАА;
4. Обеспечить постоянный мониторинг соответствия системы актуальным нормативам․

Только при комплексном подходе к правовой, технической и организационной составляющим можно достичь полной уверенности в том, что электронный архив будет надёжным, юридически значимым и готовым к использованию в течение десятков лет․

Статья подготовлена в соответствии с информацией, доступной на момент ․ Для получения актуальных редакций нормативных актов рекомендуется обращаться к официальным ресурсам: Росархив, КонсультантПлюс, Официальный интернет‑портал правовой информации․