В современных организациях всё большую роль играет электронный архив (ЭА) технической документации – от проектных чертежей и технических условий до исходных разрешительных документов; Правильно сформулированное техническое задание (ТЗ) позволяет выбрать оптимальное решение, обеспечить соответствие нормативным требованиям и гарантировать надёжную работу системы в течение всего срока её эксплуатации.

Что такое электронный архив технической документации?

Электронный архив – это специализированная информационная система, предназначенная для хранения, управления и обеспечения доступа к электронным документам и их метаданным. В контексте технической документации система должна:

• Поддерживать любые форматы файлов (PDF, DWG, DXF, DOCX, изображения и др.) без изменения их оригинального содержания.
• Обеспечивать конвертирование и миграцию документов вместе с метаданными (см. требования ФАА, 4.14 СХЭД).
• Гарантировать юридическую значимость и длительное хранение в соответствии с нормативными сроками.
• Обеспечивать быстрый поиск и доступ к документам для разных уровней пользователей.

Нормативно‑правовая база

Разработка и внедрение ЭА регулируются рядом государственных актов и методических рекомендаций:

1. Федеральное архивное агентство (ФАА). Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.
2. Методические рекомендации ФАА по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов – определяют технические требования к аппаратуре, программному обеспечению и архитектуре системы.
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный архив. Общие требования».
4. Требования к защите информации (ФЗ‑152) и к обеспечению информационной безопасности.

Цели и задачи технического задания

ТЗ должно решить следующие задачи:

• Определить границы проекта – какие типы технической документации будут храниться.
• Зафиксировать функциональные и технические требования к системе.
• Обеспечить соответствие нормативным требованиям и требованиям к длительному хранению.
• Сформировать план внедрения (этапы, сроки, ресурсы).
• Определить критерии приемки и порядок тестирования.

Структура технического задания

Ниже представлена типовая структура ТЗ, адаптированная под требования ФАА и практику внедрения современных СЭД (например, Docsvision, ELAR Context, Digital Design).

4;1 Общие сведения

• Наименование проекта.
• Заказчик, исполнитель, контактные лица.
• Краткое описание предметной области (техническая документация, чертежи, ТЗ, ТУ и т.п.).
• Обоснование необходимости создания ЭА;

4.2 Функциональные требования

Согласно Типовым функциональным требованиям ФАА система должна обеспечивать:

1. Регистрация и классификация документов (по типу, проекту, дате, статусу).
2. Управление версиями и историей изменений.
3. Поиск по метаданным и полному тексту.
4. Контроль доступа (роли, уровни доступа, аудит действий).
5. Конвертирование и миграцию документов с сохранением метаданных (Требование 4.14 СХЭД).
6. Интеграция с другими системами (CAD, PDM, ERP, системы электронного документооборота).
7. Автоматическое формирование актов проверки наличия и технического состояния электронных дел (ФАА).

4.3 Технические требования

• Аппаратная платформа: серверы с отказоустойчивой архитектурой, RAID‑массивы, резервные копии, возможность масштабирования.
• Программное обеспечение: ECM‑платформа (Docsvision, ELAR Context, OpenText и др.), поддержка стандартов ISO 15489, OAIS.
• Форматы документов: поддержка PDF/A‑1/2/3, TIFF, DWG/DXF, DOCX, XLSX, изображения (JPEG, PNG) и др.
• Хранилище: минимум 5 лет хранения для большинства ТЗ, до 30 лет – в зависимости от нормативных сроков.
• Производительность: время отклика поиска < 2 сек., загрузка больших чертежей (A0) ≤ 5 сек.

4.4 Требования к безопасности

1. Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3).
2. Аудит действий пользователей (логирование, хранение журналов 1 год).
3. Контроль целостности документов (хеш‑контроль, цифровая подпись).
4. Соответствие ФЗ‑152 «О персональных данных», если в архиве присутствуют персональные сведения.

4.5 Требования к миграции и конвертированию

Система должна обеспечивать:

• Импорт существующих электронных архивов и оцифрованных бумажных документов.
• Конвертацию в форматы PDF/A и сохранение оригинальных файлов.
• Перенос метаданных из внешних систем (CAD, PDM, старых СЭД).
• Возможность массовой миграции без потери целостности данных.

4;6 Требования к интеграции

ЭА должна взаимодействовать с:

• Системами автоматизированного проектирования (AutoCAD, SolidWorks).
• Системами управления жизненным циклом продукта (PDM).
• Корпоративными системами (ERP, CRM).
• Электронным документооборотом (СЭД) – обмен документами через API, EDI.

4.7 Требования к эксплуатации и поддержке

• Гарантийный срок – не менее 24 мес.
• Техническая поддержка 24/7, SLA ≤ 4 ч. для критических инцидентов.
• Обновления программного обеспечения – не реже 1 раз в квартал.
• План резервного копирования: ежедневные инкрементные + еженедельные полные копии.

4.8 Требования к документации и обучению

1. Пользовательская документация (руководства, онлайн‑help).
2. Техническая документация (архитектура, схемы, API).
3. Программа обучения персонала (вводный курс, продвинутый курс для администраторов).
4. Методика проведения аудита и контроля качества данных.

Этапы разработки и внедрения электронного архива

1. Подготовительный этап
   • Анализ текущих процессов и объёма документов.
   • Определение требований к хранению (сроки, форматы, уровни доступа).
   • Разработка ТЗ (данный документ).
2. Проектирование
   • Разработка архитектуры системы (серверы, СХЭД, сетевые решения).
   • Определение схемы метаданных и классификаторов.
3. Выбор и закупка ПО/Оборудования
   • Тендер, оценка предложений поставщиков (Docsvision, ELAR Context, Digital Design и др.).
4. Разработка и настройка
   • Установка и конфигурация серверов, СХЭД.
   • Настройка ролей, прав доступа, шаблонов карточек.
   • Разработка интеграционных модулей (API, коннекторы).
5. Миграция данных
   • Оцифровка бумажных архивов (сканирование в PDF/A).
   • Импорт электронных файлов и метаданных.
   • Тестирование целостности и соответствия требованиям.
6. Тестирование и приёмка
   • Функциональное, нагрузочное, безопасность.
   • Согласование актов приёмки с заказчиком.
7. Обучение персонала и запуск в эксплуатацию
8. Эксплуатация и поддержка
   • Текущий мониторинг, обслуживание, обновления.
   • Периодический аудит соответствия нормативам.

Пример шаблона технического задания (сокращённый)

Техническое задание – фундамент любого проекта по созданию электронного архива технической документации. Оно фиксирует требования, обеспечивает соответствие нормативным актам и служит базой для выбора поставщика, планирования внедрения и последующей эксплуатации. При составлении ТЗ необходимо учитывать:

• Требования ФАА к конвертированию и миграции документов.
• Методические рекомендации по технологическому оснащению хранилищ.
• Особенности технической документации (размеры чертежей, форматы CAD).
• Требования к безопасности и длительному хранению.

Тщательно проработанное ТЗ позволит создать надёжную, масштабируемую и удобную систему, которая сократит издержки, ускорит доступ к информации и обеспечит юридическую защищённость технической документации организации.

Автор: Ваш помощник. Дата: